E-Mail-Etikette für Outlook-Meetings

Als Unternehmer wissen Sie, wie wichtig es ist, Besprechungen mit Kollegen, Kunden und Mitarbeitern zu führen. In Meetings können Sie einen Verkauf tätigen oder Mitarbeiter über Unternehmensrichtlinien auf dem Laufenden halten. Microsoft Outlook verfügt über eine Funktion für Besprechungsanfragen, mit der Sie Besprechungen einrichten, Einladungen senden und Ihre Teilnehmerliste verwalten können. Wenn Sie Outlook zum Planen von Besprechungen verwenden, können Sie den Teilnehmern die Höflichkeit zeigen, indem Sie sie über Änderungen, Stornierungen und andere Details auf dem Laufenden halten.

1

Akzeptieren oder lehnen Sie alle Outlook-Besprechungsanfragen zeitnah ab. Diese Höflichkeit hilft dem Organisator der Besprechung, eine genaue Teilnehmerliste zu erstellen. Akzeptieren oder lehnen Sie Besprechungen in Ihrem Posteingang ab, nicht in Ihrem Kalender.

2

Deaktivieren Sie die automatische Annahme von Besprechungsanfragen, um Workflowprobleme zu vermeiden. Klicken Sie dazu auf "Extras", "Optionen" und "Kalenderoptionen". Klicken Sie auf "Ressourcenplanung" und deaktivieren Sie "Besprechungsanfragen automatisch annehmen und Stornierungen bearbeiten".

3.

Überprüfen Sie die Namen der eingeladenen Personen, bevor Sie eine Besprechungsanfrage an alle Verteiler (DL) senden. Entfernen Sie die Namen der Personen, die Sie vom Meeting ausschließen möchten. Wenn Sie dies nicht tun, erhält jeder in der Liste eine Besprechungsanfrage.

4

Halten Sie den Besprechungsorganisator mit den Änderungen auf dem neuesten Stand, z. B. zusätzliche Teilnehmer, die Sie einladen möchten, nachdem der Organisator die Besprechung geplant hat.

5

Aktualisieren Sie die Teilnehmer mit wichtigen Informationen, wenn Sie der Organisator der Besprechung sind. Wenn sich beispielsweise die Besprechungszeit ändert, geben Sie die neue Uhrzeit in den Hauptteil der Besprechungsanfrage ein und klicken Sie auf "Update senden".

6

Benachrichtigen Sie Teilnehmer, wenn Sie eine Besprechung absagen möchten. Um ein Meeting abzubrechen, löschen Sie es aus Ihrem Kalender und wählen Sie "Absage absagen und Meeting löschen".

7.

Halten Sie Besprechungsanfragen und andere Korrespondenz so professionell wie möglich. Senden Sie keine Nachrichten, die in schwer lesbaren Schriftarten oder Großbuchstaben eingegeben werden, und verwenden Sie keinen Sarkasmus. Die Empfänger sarkastischer Kommentare finden sie möglicherweise nicht lustig.

Spitze

• Akzeptieren Sie eine Besprechungsanfrage, oder lehnen Sie sie ab, bevor Sie sie aus Ihrem Posteingang in einen anderen Ordner verschieben. Wenn Sie die Anforderung verschieben, bevor Sie sie annehmen oder ablehnen, wird die Besprechung nicht in Ihrem Kalender angezeigt. Dies kann dazu führen, dass Sie das Meeting verpassen.