Sind die Erstattungen der Arbeitnehmer steuerfrei?

Unter Umständen muss ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers Werkzeuge oder Verbrauchsmaterialien, Genehmigungen oder andere erforderliche Gegenstände kaufen. Möglicherweise muss er sein eigenes Fahrzeug von einem Ort zum anderen fahren, um die Arbeit zu erledigen, die ihm sein Arbeitgeber zugewiesen hat. Wenn der Arbeitnehmer sein eigenes Geld für den Einkauf von Gegenständen für seinen Arbeitgeber verwendet, hat er möglicherweise Anspruch auf Erstattung dieser Kosten. Wie das Unternehmen diese Kostenerstattungen behandelt, bestimmt, ob die Kostenerstattungen steuerbefreit sind oder am Jahresende als Einkommen ausgewiesen werden.

IRS Accountable Plan

Mitarbeiter, die für ein Unternehmen arbeiten, das im Rahmen des verantwortlichen Plans Erstattungen für Mitarbeiter gewährt, müssen drei Kriterien erfüllen. Alle Ausgaben müssen eine Geschäftsverbindung haben und von der IRS als abzugsfähige Kosten betrachtet werden, die während der Ausführung Ihrer Arbeit anfallen. Sie müssen diese Kosten innerhalb eines bestimmten Zeitraums Ihrem Arbeitgeber überweisen. Überhöhte Rückerstattungen oder Vergütungen müssen an Ihren Arbeitgeber zurückgegeben werden - innerhalb einer bestimmten Frist. Der IRS erfordert Ausgaben, die innerhalb von 60 Tagen nach Eintritt abgerechnet werden. Für allfällige Rückerstattungen ist eine Rückzahlung innerhalb von 120 Tagen nach Eintritt in die IRS-Richtlinien erforderlich, um im Rahmen des rechenschaftspflichtigen Plans in Betracht zu kommen. Wenn dies so ist, wie Ihr Unternehmen arbeitet, sind diese Ausgaben nicht als Einnahmen in Ihrem W-2 zu erfassen, das am Ende des Jahres von Ihrem Arbeitgeber eingereicht wurde.

IRS-nicht rechenschaftspflichtiger Plan

Der IRS definiert einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan als einen Plan, bei dem die Aufwandsentschädigungsvereinbarung oder die Rückerstattung von Arbeitnehmern durch Mitarbeiter nicht einer oder mehreren der drei unter "Verantwortliche Pläne" aufgeführten Regeln entspricht. Artikel, die in diese Kategorie fallen würden, umfassen die Erstattung nicht abzugsfähiger betrieblicher Ausgaben des Arbeitgebers, z. B. eine Erstattung von Mahlzeiten bei verspäteter Arbeit im Büro. Wenn das Unternehmen Ihnen während einer verspäteten Arbeit im Büro eine Mahlzeit erstattet, müssen Sie diese Erstattung auf Ihrem W-2 am Jahresende an der entsprechenden Stelle auf dem Formular als zu versteuerndes Einkommen angeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie die Erstattung behandelt wird oder ob Ihr Unternehmen nach dem rechenschaftspflichtigen oder nicht rechenschaftspflichtigen Plan arbeitet, fragen Sie Ihren Arbeitgeber.

Reisekosten

Der IRS berücksichtigt die Reisekosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie im Auftrag des Arbeitgebers im Rahmen des verantwortlichen Plans arbeiten, und ist nicht steuerpflichtig, solange das Unternehmen die drei qualifizierenden Anforderungen innerhalb der von dem IRS festgelegten Fristen erfüllt. Wenn das Unternehmen einen Vorschuss für die während der Reise entstandenen Kosten leistet, müssen Sie das nicht verwendete Geld innerhalb von 120 Tagen ab dem Ausstellungsdatum zurückzahlen, oder das Unternehmen muss dieses am Jahresende als steuerpflichtiges Einkommen für Ihr W-2 angeben.

Kein Erstattungsplan

Wenn Ihr Arbeitgeber keine Erstattung der geschäftlichen Ausgaben gewährt, die Sie erheben, können Sie diese Ausgaben in Ihrer Steuererklärung für das Jahr angeben. Bei dieser Methode müssen Sie alle Belege und Informationen mindestens sieben Jahre für die Überprüfung aufbewahren. Um geschäftliche Einzelposten einzureichen, verlangt das IRS, dass Sie das Formular 2106 oder 2106-EZ ausfüllen und Ihre Abzüge zum Abzug Ihrer Geschäftsausgaben angeben und dies zusammen mit Ihrer jährlichen Steuererklärung angeben.