Schreiben Sie eine Einladung zu einer geschäftlichen Besprechung

Das schnelle und korrekte Beantworten von Anfragen ist ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Die Planung von Besprechungen kann eine Herausforderung sein, daher zeigt eine schnelle Antwort Respekt sowohl für den Veranstalter als auch für die anderen Teilnehmer. Wenn Sie zustimmen, geben Sie Ihrer Antwort klar, dass die anderen Empfänger verstehen, dass Sie akzeptieren, und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie zur Vorbereitung des Meetings benötigen.

Überprüfen Sie, bevor Sie antworten

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Einladung zum Meeting sorgfältig zu lesen und Ihren eigenen Kalender zu überprüfen. Wenn Sie eine Bestätigung senden, die Sie später widerrufen müssen, kann dies dazu führen, dass Sie unprofessionell wirken. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Besprechung abhalten können, antworten Sie umgehend mit einer Erklärung und einem Datum, an dem Sie wissen, ob Sie teilnehmen können oder nicht. Dadurch kann der Absender wissen, dass Sie die Nachricht erhalten haben, und er hilft dem Absender, die erforderliche Logistik zu koordinieren.

Beispiel:

Vielen Dank, dass Sie mich in dieses Meeting aufgenommen haben. Ich muss ein paar Dinge prüfen, bevor ich Sie informieren kann, ob ich teilnehmen kann oder nicht. Ich werde sicher sein, meine Antwort spätestens morgen vor EOD zu senden.

Bestätigungsdetails bestätigen

Wenn Sie vorhaben, an der Konferenz teilzunehmen, sagen Sie dies zu Beginn Ihrer Nachricht, damit der Organisator der Besprechung Ihre Kommunikation nicht durchgraben muss. Es kann auch eine gute Idee sein, logistische Details wie Zeit und Ort zu bestätigen.

Beispiel:

Ich habe vor, an der Besprechung teilzunehmen, aber nur um die Details zu bestätigen. Wir treffen uns im Roy's Coffee Shop an der Ecke 6th und am nächsten Donnerstag, dem 8., um 15.00 Uhr. Ist das richtig?

Spitze

Wenn sich der Treffpunkt nicht in Ihrem Büro oder im Büro des Meeting-Organisators befindet, klären Sie den genauen Ort in Ihrer Antwort, indem Sie die Straße, die Querstraße und möglicherweise die genaue Adresse des Treffpunkts angeben. Beachten Sie, dass große Coffeeshops und Restaurants an mehreren Standorten in einem kleinen geografischen Gebiet oder sogar in derselben Straße liegen können.

Informieren Sie sich über mögliche Konflikte

Wenn die Möglichkeit besteht, dass Sie nicht an der Besprechung teilnehmen können, erwähnen Sie dies, nachdem Sie Ihre Teilnahme bestätigt haben. Dies ist nicht nur höflich, sondern gibt dem Besprechungsplaner auch Informationen, mit deren Hilfe sie entscheiden kann, ob sie die Besprechung zu einem Zeitpunkt verschieben möchten, zu dem alle sicher sind, dass sie anwesend sein können. Sie können auch eine Alternative zur persönlichen Teilnahme anbieten, z. B. die Verwendung einer Telefonkonferenz-Software zur Remote-Teilnahme an der Besprechung.

Beispiel:

Mein Plan ist, an der Besprechung teilzunehmen, aber es gibt eine kleine Möglichkeit, dass ich wegen einer familiären Situation absagen muss. Wenn ich abbrechen muss, werde ich Sie so schnell wie möglich darüber informieren. Wenn Sie denken, dass es klüger ist, stattdessen eine Verschiebung vorzunehmen, lassen Sie es mich wissen, sobald dies für Sie günstig ist. Als Alternative kann ich über Skype teilnehmen. Lass mich wissen was du denkst.

Bitte um Klarstellung

Wenn Sie Fragen zum Meeting haben, nehmen Sie diese in Ihre Antwort auf. Typische Bedenken sind:

Treffpunkt
Erwartete Dauer des Treffens
Fragen zum Parken
Sicherheitsverfahren aufbauen
Einen Kollegen oder einen Assistenten mitbringen
Behindertenzimmer
Präsentationstechnologieoptionen, wie z. B. ein großer Bildschirm oder Konferenzfunktionen

Spitze

Bevor Sie auf "Senden" klicken, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, auf wen Sie antworten. Wenn der Absender Sie nicht ausdrücklich darum gebeten hat, allen Personen zu antworten, die in der E-Mail kopiert wurden, stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort nur an den Absender und einen Mitorganisator geht, falls vorhanden.