Was passiert, wenn vorausbezahlte Ausgaben nicht in einer Jahresrechnung berücksichtigt werden?

Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Bilanz eines Unternehmens als Aktivposten eingestuft, da ihr Saldo einen Vorteil darstellt, der in zukünftigen Perioden verwendet wird. Um falsche Darstellungen im Jahresabschluss eines Unternehmens zu vermeiden, ist es wichtig, dass das Konto jeden Monat abgeglichen wird.

Arten von vorausbezahlten Ausgaben

Beträge, die den Rechnungsabgrenzungsposten der Bilanzsumme eines Unternehmens am Ende des Berichtszeitraums umfassen, umfassen vorausbezahlte Versicherungsprämien, vorausbezahlte Mieten, Grundsteuern und vorausbezahlte Dienstleistungsverträge. Die Zahlung wird zum Zeitpunkt der Zahlung als Vermögenswert verbucht und der Saldo sinkt, sobald die Leistung in Anspruch genommen wird.

Beispiel für vorausbezahlte Ausgaben

Die Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz, wenn die vorausbezahlten Aufwendungen nicht richtig angepasst werden, können am besten anhand eines Beispiels verstanden werden. Angenommen, ein Unternehmen, das T-Shirts entwirft und herstellt, kauft am 5. Januar einen Wartungsvertrag über 12 Monate für zwei der in der Produktion eingesetzten Maschinen. Die Vereinbarung kostet 9.600 US-Dollar, beginnt am 1. Februar und endet am 31. Januar des folgenden Jahres.

Das Asset aufzeichnen

Da der Kauf im Januar getätigt wurde, wird der Buchhalter des Unternehmens bis zum 31. Januar den folgenden Eintrag vornehmen: Vorausbezahlte Aufwendungen in Höhe von 9.600 USD Guthaben in Höhe von USD 9.600 USD Beachten Sie, dass sich dieser Eintrag nur auf die Bilanz auswirkt, da die Verwendung der Vereinbarung noch nicht stattgefunden hat .

Wiederkehrender Eintrag

Da der Vertrag Gesamtkosten von 9.600 USD für einen Zeitraum von 12 Monaten hat, wird das Unternehmen 800 USD pro Monat für das Konto für Wartung und Reparatur aufwenden. Der vom Buchhalter des Unternehmens festgestellte wiederkehrende monatliche Eintrag sieht wie folgt aus: Debit-Reparatur- und Wartungskosten in Höhe von 800 USD Prepaid-Ausgaben in Höhe von 800 USD Bei einem Guthaben auf dem Konto für aktivierte Rechnungsabgrenzungskosten verbraucht dieser Eintrag den Vermögenswert während der gesamten Vertragslaufzeit, bis der Restbetrag erreicht ist Null am Ende der Vertragslaufzeit.

Fehler beim Aufzeichnen des Eintrags

Am 21. Mai stellt der Buchhalter des Unternehmens fest, dass er die monatliche Buchung der vorausbezahlten Ausgaben seit Vertragsbeginn nicht gebucht hat. Dies bedeutet, dass die Ausgaben des Unternehmens jeden Monat um 800 Dollar unterschätzt wurden, was zu überhöhten Einnahmen in derselben Höhe führte. Dies bedeutet auch, dass das Konto der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz des Unternehmens seit drei Monaten um insgesamt 2.400 US-Dollar überbewertet wurde.

Korrektur vornehmen

Um ihren Fehler zu korrigieren und für Februar bis Mai "aufzuholen", nimmt die Buchhalterin am Monatsende folgende Einträge vor: Debit-Reparatur- und Wartungskosten in Höhe von 3.200 USD Vorauszahlungskosten in Höhe von 3.200 USD Der Buchhalter erklärt dem Besitzer dann, dass die Reparaturen und die Wartung für den Monat durchgeführt werden Mai scheint sehr hoch zu sein, es ist das Ergebnis der Buchung von vier Monaten auf einmal und des Fehlens des Aufwands für die letzten vier Perioden.