Was sind die Funktionen eines Einkaufs in einer Organisation?

Die meisten großen Unternehmen und sogar einige Regierungsorganisationen verfügen über eine Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung als Teil des täglichen Betriebs. Diese Abteilungen bieten einen Service, der das Rückgrat vieler Produktions-, Einzelhandels-, Militär- und anderer Industrieunternehmen bildet. Viele Einzelpersonen, auch einige, die für diese Unternehmen arbeiten, wissen nicht, was der Einkauf tut, warum er existiert oder welchen Zweck er erfüllt. Um die Rolle des Einkaufs besser zu verstehen, sollten Sie einige Funktionen in Betracht ziehen, die er ausführt.

Spitze

• Der Einkauf ist dafür verantwortlich, Rohstoffe und andere Ressourcen zum bestmöglichen Preis zu beschaffen.

Beschaffung von Rohstoffen und anderen Ressourcen

Eine Aufgabe der Einkaufsabteilung besteht darin, alle notwendigen Materialien zu beschaffen, die für die Produktion oder den täglichen Betrieb des Unternehmens oder der staatlichen Organisation erforderlich sind. Für ein produzierendes Unternehmen kann dies Rohstoffe wie Eisen, Stahl, Aluminium oder Kunststoffe umfassen, aber auch Werkzeuge, Maschinen, Lieferwagen oder sogar Büromaterial, das für die Sekretäre und das Verkaufsteam benötigt wird.

In einer Einzelhandelsumgebung sorgt der Einkauf dafür, dass in den Regalen oder in den Lagern immer genügend Produkt vorhanden ist, um die Kunden zufrieden zu stellen und den Laden vorrätig zu halten.

In einem kleinen Unternehmen ist es besonders wichtig, die Lagerbestellung auf einem vernünftigen Niveau zu halten. Investitionen in übergroße Kapitalmengen könnten zu Lagerproblemen und zu einem Kapitalmangel bei anderen Ausgaben wie Werbung oder Forschung und Entwicklung führen. Der Einkauf beaufsichtigt auch alle Anbieter, die ein Unternehmen mit den benötigten Artikeln beliefern, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

Den bestmöglichen Preis erzielen

Eine Einkaufsabteilung muss auch ständig prüfen, ob sie diese Materialien zum bestmöglichen Preis erhält, um die Rentabilität zu maximieren. Dies kann eine Herausforderung für ein kleines Unternehmen sein, das möglicherweise in geringeren Mengen einkauft als ein größerer Anbieter und daher möglicherweise nicht die gleichen Mengenrabatte erhält. Eine Einkaufsabteilung in einem kleinen Unternehmen muss sich umsehen, um die besten Lieferanten zu den günstigsten Preisen für die Bestellungen bestimmter Größe zu finden.

Mitarbeiter der Einkaufsabteilung können mit alternativen Anbietern kommunizieren, bessere Preise für Großaufträge aushandeln oder die Möglichkeit prüfen, billigeres Material im Rahmen ihrer täglichen Aktivitäten aus alternativen Quellen zu beziehen.

Papierkram und Buchhaltung

Die Einkaufsabteilungen erledigen den gesamten Papierkram für den Einkauf und die Lieferung von Verbrauchsmaterial und Material. Der Einkauf sichert die rechtzeitige Lieferung von Material von Lieferanten, generiert und verfolgt Bestellaufträge und arbeitet mit der Empfangsabteilung und der Kreditorenabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass die zugesagten Lieferungen vollständig eingegangen sind und pünktlich bezahlt werden. In einem kleinen Unternehmen bedeutet dies eine enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, um sicherzustellen, dass ausreichend Kapital vorhanden ist, um die gekauften Artikel zu kaufen, und dass das Bargeld fließend ist und alle Zahlungen rechtzeitig erfolgen.

Einhaltung der Business-Protokolle

Der Einkauf muss auch sicherstellen, dass er alle Unternehmensrichtlinien einhält. In einem kleinen Unternehmen können beispielsweise einzelne Mitarbeiter mit der Einkaufsabteilung über die Einkaufsanforderungen für Dinge wie Büromaterial oder Computer kommunizieren. Vor dem Kauf muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass sie die korrekten Protokolle für den Kauf und die Budgetgenehmigung beachtet, und sicherstellen, dass alle Artikel gemäß den allgemeinen Einkaufsrichtlinien der Organisation gekauft werden.