Verwendung von Firmenkreditkarten für ein selbstständiges Unternehmen

Als selbständiger Unternehmer können Kreditkarten zusätzliche Flexibilität beim Kauf von Verbrauchsmaterialien bieten, die Sie benötigen, um das Geschäft am Laufen zu halten. Kreditkarten bieten zwar eine echte Bequemlichkeit, können aber auch Risiken bergen. Bei der Verwendung von Kreditkarten für Ihr Unternehmen müssen Sie Ihre Ausgaben genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass die Bequemlichkeit der Verwendung von Kunststoff die Rentabilitäts- oder Cashflow-Anforderungen Ihres Unternehmens nicht beeinträchtigt.

Entscheiden Sie sich vorab, welche Ihrer Mitarbeiter Zugang zu einer Firmenkreditkarte haben. Beschränken Sie den Zugriff auf Kreditkarten Ihrer Firma auf vertrauenswürdige Mitarbeiter mit legitimem Bedarf für diese Karten. Zum Beispiel benötigt Ihr Top-Verkäufer möglicherweise eine Firmenkreditkarte, wenn Sie einen Top-Interessenten unterhalten, während Ihr Einkaufsmanager die Flexibilität benötigen muss, um Büromaterial mit einer Kreditkarte zu kaufen.

Fordern Sie auf, dass jeder Mitarbeiter, der eine Kreditkarte erhält, eine Vereinbarung unterschreibt, in der angegeben wird, dass er letztendlich für die mit der Karte erhobenen Gebühren verantwortlich ist. Aus dem Vertrag sollte eindeutig hervorgehen, dass die Kreditkarte nur zu legitimen geschäftlichen Zwecken verwendet wird.

Bitten Sie jeden Inhaber einer Firmenkreditkarte, bei jedem Einkauf Quittungen abzugeben. Dies erleichtert das Abgleichen von Aussagen am Ende jedes Monats. Bewahren Sie Kopien der Quittungen in einem separaten Ordner auf und überprüfen Sie das Guthaben auf jeder Karte anhand einer Liste autorisierter Einkäufe.

Melden Sie sich für den Online-Zugriff auf Ihr selbstständiges Geschäftskonto an und überprüfen Sie die neuen Gebühren mindestens einmal pro Woche. Überprüfen Sie die neuen Gebühren und vergleichen Sie sie mit der Liste der Quittungen Ihrer Einkäufe und der Ihrer Mitarbeiter.

Zahlen Sie das Guthaben sofort nach Ankunft auf Ihre Kreditkarte. Verwenden Sie Ihr geschäftliches Girokonto, um die Zahlungen vorzunehmen. Wenn Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Aufwendungen klar voneinander getrennt halten, wird alles von der Geschäftsplanung bis zur Steuervorbereitung einfacher.