So schreiben Sie Notizen aus einer Mitarbeiterbesprechung

Das Protokoll einer Mitarbeiterversammlung dient als Aufzeichnung der vorgelegten Informationen sowie als Referenz für die Mitarbeiter nach Beendigung der Besprechung. Wenn Sie einige zufällige Punkte aus der Besprechung notieren, erhalten Sie keine genauen und nützlichen Minuten. Die Vorbereitung der Notizen beginnt lange vor dem Meeting. Wenn Sie eine Gliederung vorbereiten, können Sie die wichtigen Details während des Meetings einfach ausfüllen und erhalten einen organisierten Rahmen für die Erfassung der Informationen.

1

Entwickeln Sie eine allgemeine Vorlage für alle Besprechungsnotizen. Fügen Sie Spots für Datum und Uhrzeit, Zweck, Teilnehmer, Moderatoren und Aktionen für das Meeting ein. Passen Sie die Hauptvorlage ggf. mit zusätzlichen Informationen für bestimmte Besprechungen an.

2

Überprüfen Sie die Tagesordnung für das Meeting, bevor es beginnt. Tragen Sie so viele Informationen wie möglich in die Vorlage ein, je nach Tagesordnung. Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer der Besprechung, damit Sie dokumentieren können, wer anwesend war und wer Aufgaben hat, die auf Entscheidungen der Besprechung basieren.

3.

Schreiben Sie die wichtigsten Punkte des Meetings auf. Verwenden Sie Abkürzungen und kurze Sätze, an die Sie sich später erinnern werden, anstatt vollständige Sätze zu schreiben.

4

Nehmen Sie das Meeting mit einem kleinen Tonbandgerät auf, wenn Sie viele wichtige Details erwarten. Auf diese Weise können Sie später die wichtigsten Details für Ihre Notizen extrahieren, ohne die Besprechung zu verlangsamen.

5

Stellen Sie Fragen, um alle Punkte im Verlauf des Meetings zu klären. Dies stellt sicher, dass Ihre Besprechungsnotizen korrekt sind, ohne dass Sie die Besprechungsteilnehmer später zur Klarstellung aufspüren müssen.

6

Notieren Sie die Handlungsschritte, die die Mitarbeiter nach dem Meeting durchführen müssen. Geben Sie an, wer diese Aufgaben angehen wird, damit jeder, der eine Kopie des Protokolls erhält, weiß, wen er konsultieren soll, falls erforderlich.

7.

Geben Sie die Notizen mit Ihrer Kurz- und Abkürzung in Sätze ein, die alle Mitarbeiter verstehen. Das Schreiben der Notizen direkt nach dem Meeting ist am effektivsten, wenn Sie sich noch an Details erinnern können. Erstellen Sie Kopien, wenn die Notizen zur Verteilung bestimmt sind.

Dinge benötigt

• Kassettenrekorder

Spitze

• Halten Sie die Besprechungsnotizen sachlich und kurz.