So schreiben Sie effektive Sicherheitsverfahren

Sicherheitsverfahren repräsentieren die Bereitstellungsphase einer allgemeinen oder abteilungsbezogenen Sicherheitsrichtlinie. Jede Prozedur ist ein Aktionsschritt, der ein oder mehrere Sicherheitsziele unterstützt. Klare, klar definierte und gut geschriebene Verfahren sind für die wirksame Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig zu wissen, wie man Sicherheitsverfahren schreibt, um effektiv zu kommunizieren, was Mitarbeiter benötigen und wollen.

Generelle Empfehlungen

Befolgen Sie die allgemeinen Empfehlungen für bewährte Verfahren, um klare und gut geschriebene Verfahren zu erstellen. Schreiben Sie aus einer handlungsorientierten, lehrreichen Perspektive, in der jeder Schritt in der Reihenfolge beschrieben wird, in der er ausgeführt werden muss. Sicherheitsverfahren können schwerwiegende Folgen haben, wenn sie nicht genau befolgt werden. Daher sollte jedes auf schwarzweiß geschriebene Art und Weise geschrieben werden, sodass kein Raum für Subjektivität, persönliche Urteile oder individuelle Interpretation bleibt. Erwägen Sie das Publikum und schreiben Sie mit korrekter Terminologie, schreiben Sie Akronyme vollständig aus und definieren Sie alle Begriffe, die der Leser - insbesondere neue Mitarbeiter - möglicherweise nicht versteht.

Informationen sammeln und überprüfen

Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung der Sicherheitsrichtlinien, für die Sie einen Abschnitt für Verfahren hinzufügen. Teilen Sie die Richtlinie in ihre Zielkomponenten auf und teilen Sie dann jedes Ziel in eine Reihe von Unterkomponenten auf, die schließlich in Aktionsschritte umgewandelt werden. Wenn sich die Richtlinie, an der Sie arbeiten, beispielsweise auf die Gebäudesicherheit bezieht, können sich die Ziele auf den Zugang zum Gebäude, auf Evakuierungen in Notfällen und auf Behörden beziehen. Unterkomponenten für den Gebäudezugang können Verfahren für das Betreten und Verlassen des Gebäudes, das Ermitteln von Identifikationsausweisen und Verfahren für Mitarbeiter enthalten, die ihre Zugangsidentifikation vergessen oder verlieren. Machen Sie sich ggf. detaillierte Notizen, um die Ziele der Sicherheitspolitik besser zu verstehen.

Schreiben Sie einen ersten Entwurf

Erstellen Sie einen ersten Entwurf, der die Informationen auf ein Minimum reduziert und nur das enthält, was der Leser zur Durchführung des Sicherheitsverfahrens benötigt. Schreiben Sie jeden Schritt in einer separaten Zeile mit einer aktiven Stimme und gerade genug Wörtern, um die Prozedur klar zu kommunizieren. Eine Prozedur für das Betreten des Gebäudes kann beispielsweise folgende Schritte umfassen: „Legen Sie Ihre ID-Karte mit der Vorderseite nach oben in den Überprüfungsslot ein“, „drücken Sie den Türgriff, wenn die Einstiegslampe grün wird“ und „Durch den Haupteingang eine Person bei a Zeit.

Überprüfen Sie die Genauigkeit

Führen Sie einen Übungsdurchlauf durch, um sicherzustellen, dass jeder Schritt des Prozesses klar und verständlich ist, bevor Sie einen endgültigen Entwurf erstellen. Wenn möglich, bitten Sie die Hilfe von Personen, von denen erwartet wird, dass sie das Verfahren befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Wahrnehmung darüber klar ist, wie klar das Verfahren ist. Ändern Sie die Wörter oder Schritte nach Bedarf und testen Sie die Prozedur erneut. Wenn Sie sicher sind, dass Sicherheitsverfahren klar, gut geschrieben und effektiv sind, erstellen und verteilen Sie eine endgültige Version.