Wie schreibe ich einen einführenden Geschäftsbrief?

In der heutigen Welt der sofortigen elektronischen Kommunikation wird der altmodische Geschäftsbrief oft übersehen. Ein gut geschriebenes Verkaufsgespräch oder eine Einführung, die auf Ihrem Briefkopf präsentiert wird, kann sich auf einem Schreibtisch hervorheben, eine persönlichere Verbindung zu einem potenziellen Kunden herstellen und Ihre Nachricht besser übermitteln als eine weitere E-Mail, die den Posteingang eines vielbeschäftigten Leiters blockiert. Wenn Sie die wichtigen Elemente eines Geschäftsbriefs verstehen, können Sie bessere Einführungen erstellen, Ihren Standpunkt schnell und effektiv darlegen und bei einem neuen Kunden oder Kunden Fuß fassen.

Organisieren Sie Ihre Nachricht

Der erste Schritt beim Schreiben eines Briefs, in dem Sie sich einem potenziellen Geschäftspartner vorstellen, besteht darin, das, was Sie in dem Brief enthalten, zu ordnen und zu entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Informationen präsentieren. Denken Sie an den Grund, warum der Empfänger des Briefes ihn lesen möchte, und nicht, warum Sie ihn senden möchten. Dies bedeutet, dass Sie feststellen müssen, welche Vorteile Ihre potenziellen Kunden aus der Zusammenarbeit mit Ihnen ziehen können, anstatt die Merkmale oder Preise Ihres Produkts zu präsentieren. Ordnen Sie die Informationselemente ein, die Sie aufnehmen möchten, damit Sie wissen, was Sie auslassen sollten, wenn Ihr Brief zu lang wird. Versuchen Sie, Ihren Brief auf eine Seite zu beschränken, um zu verhindern, dass zu viele Informationen angezeigt werden.

Öffnung

Beginnen Sie mit einem Satz, der einen starken Einfluss hat und den Leser dazu bringen möchte, die Informationen zu entdecken, die Sie für sie haben. Dazu kann eine Frage gestellt werden, die nur zu Ihren Gunsten beantwortet werden kann, z. B. „Möchten Sie Ihre Versandkosten um 15 Prozent senken?“ Sie beginnen mit einer Statistik: „Mehr als 80 Prozent der Kleinunternehmer zahlen auch Vieles für den Versand aus demselben Grund. “Ihre Hauptstrafe sollte ein Bedürfnis oder ein Problem des Lesers aufzeigen, der die Lösung, die Sie anbieten, weiterhin finden möchte. Behalten Sie im ersten Absatz zwei oder drei kurze Sätze, die einen allgemeinen Punkt ergeben, aber keine Antwort geben. Machen Sie nicht den Fehler, einen Brief zu eröffnen, in dem Sie über sich selbst sprechen: "Seit über 25 Jahren ist ABC Co. im Metro-Bereich tätig ..."

Präsentieren Sie Ihre Vorteile

Nachdem Sie das Interesse Ihres Lesers geweckt haben, indem Sie eine Notwendigkeit oder ein Problem aufgezeigt haben, bieten Sie eine konkrete Lösung an. Machen Sie es so spezifisch wie möglich für die Situation des Lesers. Erzählen Sie, wie Sie die Lösung anbieten, und geben Sie ein Beispiel für ein ähnliches Unternehmen, dem Sie geholfen haben. Halten Sie diesen Abschnitt kurz - je weniger Informationen Sie angeben, desto mehr müssen Sie vom Leser angerufen werden. Präsentieren Sie genug Informationen, um den Leser zu überzeugen, dass Sie sein Problem lösen können, aber gehen Sie nicht in die Details ein. Der Zweck Ihres Schreibens besteht darin, einen Verkaufsabruf zu generieren, in dem Sie eine detailliertere Präsentation durchführen können.

Aufruf zum Handeln

Beenden Sie den Hauptteil Ihres Briefes mit einem Aufruf zum Handeln. Sagen Sie dem Leser, dass Sie diese Woche mit ihm sprechen möchten, und sagen Sie ihm, dass Sie seinen Assistenten anrufen, um einen Termin für ein Treffen festzulegen. Leiten Sie den Leser auf Ihre Website und geben Sie Ihre Telefonnummer an, falls er früher oder später mehr Informationen wünscht. Überlassen Sie es dem Kunden nicht, Sie „bei Interesse“ zu kontaktieren. Ihr Brief sollte deutlich machen, dass der Leser interessiert sein sollte und mehr Informationen erhalten sollte.

Fügen Sie ein Postscript hinzu

Beenden Sie jedes Einleitungsschreiben mit einer Postscript-Nachricht. Dies fällt auf der Seite auf, und viele Leser werden davon angezogen, bevor sie den Hauptteil des Briefes lesen. Machen Sie dies nicht zu einer Wegwerfzeile, zum Beispiel: „Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen.“ Fügen Sie eine Information hinzu, die Sie hervorheben möchten, zum Beispiel: „Unsere Lieferwagen verwenden GPS-Ortung, um Ihnen rund um die Uhr zu helfen. 7 Zugriff auf den Ort Ihrer Bestellungen. “