Wie schreibt man einen Aktionsplan für Zwischenfälle?

Eine umgehende und angemessene Reaktion auf einen Vorfall kann Ihrem Unternehmen helfen, zu verhindern, dass eine dringende Situation zu einer ausgewachsenen Krise wird. In Stresssituationen können Ihre Mitarbeiter in Panik geraten oder Aussagen treffen, die Ihrem Unternehmen schaden. Wenn Sie einen umfassenden Aktionsplan für Vorfälle entwerfen und implementieren, können Sie klare und spezifische Richtlinien festlegen und sogar Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihre Reaktionen auf Vorfälle im Voraus zu üben.

Vorfall definieren

Durch klar definierte Regeln, einen schriftlichen Aktionsplan und eine klare Befehlskette wird Ihre Organisation gestärkt, da sie einem potenziellen Public-Albtraum der Öffentlichkeitsarbeit ausgesetzt ist. Das Management in Ihrem Unternehmen kann ein anderes Verständnis dafür haben, was einen Vorfall ausmacht. Definieren Sie eindeutig einen Vorfall in Ihrem Antwortplan. Wenn es zu viele mögliche Vorfälle gibt, um sie aufzuschlüsseln, sollten Sie stattdessen die Merkmale eines Vorfalls auflisten. Beispielsweise können Sie alles als einen Vorfall definieren, der Ihr Unternehmen einer negativen Öffentlichkeitsarbeit aussetzt, das Unternehmen mehr Geld kostet, als in Ihrem Budget enthalten ist, oder das Unternehmensgeheimnisse preisgibt.

Meldepflichten

Um einen Vorfall richtig zu bewältigen, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Vorgesetzten sofort informiert werden. Notieren Sie sich eindeutig den Verantwortlichen für den Umgang mit jeder Art von Vorfall und beschreiben Sie die Befehlskette für den Umgang mit Krisen. Es ist auch ratsam, Verfahren festzulegen, wie ein Vorfall dokumentiert wird. Sie können beispielsweise ein Formular für vertrauliche Vorfälle erstellen. Legen Sie klare Fristen fest, wie schnell ein Vorfall gemeldet werden muss - entweder sofort, am Ende des Tages oder am Ende der Woche.

Öffentlichkeitsarbeit

Zwischenfälle können außer Kontrolle geraten, wenn sie den Ruf Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Auch der richtige Umgang mit Krisen durch unternehmerische Verantwortung und Integrität kann die Kundenbindung langfristig sichern. Legen Sie klare Richtlinien dafür fest, wie und wann Vorfälle an die Öffentlichkeit gemeldet werden, und wie Sie damit umgehen, wenn eine externe Einheit in eine möglicherweise schädliche Krise gerät. Wenn beispielsweise ein Hacker auf den Computer Ihres Unternehmens zugreift und Zugriff auf vertrauliche Kundendaten erhält, müssen Ihre Kunden dies wissen. Bestimmen Sie, wie Sie Kunden benachrichtigen, und stellen Sie sicher, dass Sie klare Richtlinien zur Behebung von Kundenanliegen haben.

Untersuchung von Vorfällen

Es reicht nicht aus, auf einen Vorfall zu reagieren und unmittelbar auf die Öffentlichkeitsarbeit einzugehen. Sie müssen auch klare Ziele festlegen, um die Ursache von Vorfällen zu untersuchen und Richtlinien oder Verfahren zu beseitigen, die zum Vorfall beigetragen haben. Erläutern Sie, wer für die Untersuchung von Vorfällen verantwortlich ist und was die Lösung des Vorfalls darstellt. Sie sollten auch angeben, ob Sie Details einer Untersuchung der Öffentlichkeit zugänglich machen.