So behandeln Sie die Abwesenheit eines Mitarbeiters

Ein Arbeitgeber hat einen großen Spielraum bei der Auswahl einer Politik für die Abwesenheit von Abwesenheit, sofern die Richtlinie auf alle berechtigten Arbeitnehmer fair und konsequent angewandt wird. Mitarbeiter sind möglicherweise durch das Gesetz über Familien- und Krankenurlaub oder das Gesetz über Beschäftigung und Wiedereingliederungsrecht von Uniformed Services geschützt. Wenn ein versicherter Mitarbeiter einen Urlaub nach einem dieser Gesetze stellt, müssen Sie den Urlaub des Mitarbeiters so behandeln, dass er den einschlägigen Gesetzen entspricht. Möglicherweise müssen Sie nach staatlichen oder örtlichen Gesetzen auch Abwesenheitszeiten gewähren.

Abwesenheitsrichtlinie

Erstellen Sie eine explizite, schriftliche Richtlinie, in der angegeben ist, wie Ihr Unternehmen Abwesenheitszeiten behandelt. Die Richtlinie sollte Optionen für bezahlten Urlaub, wie Urlaub oder Krankheit, erläutern. Annehmbare Gründe für die Gewährung eines unbezahlten Urlaubs. Wenn Urlaubszeit anfällt, erläutern Sie die Abgrenzungsrate und wann ein Mitarbeiter die Zeit nutzen darf. Möglicherweise müssen Sie Blackout-Zeiten hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise einen Einzelhandelsladen betreiben, der stark von den Weihnachtsgeschäften abhängt, können Sie während dieses Zeitraums keine Erlaubnis gewähren. Denken Sie daran, dass Sperrzeiten nicht zulässig sind, wenn nach Bundes- und Landesgesetzen Urlaubszeit verlangt wird.

Informieren Sie alle Mitarbeiter über die Richtlinie Ihres Unternehmens über die Freistellung. Stellen Sie Informationsblätter zur Verfügung und fügen Sie eine vollständige Erklärung in Ihrem Mitarbeiterhandbuch hinzu. Befolgen Sie die gesetzlichen Bestimmungen für die Verbreitung von Informationen über Urlaubstage. Beispielsweise müssen Sie ein Poster mit den FMLA-Rechten der Mitarbeiter anzeigen.

Befolgen Sie ggf. die örtlichen und staatlichen Vorschriften für die Gewährung von Freistellungen. Beispielsweise fordern einige staatliche und lokale Regierungen von Arbeitgebern, Zeit für freiwillige Arbeit zu gewähren oder Blut zu spenden.

Gewähren Sie den berechtigten Mitarbeitern jedes Jahr bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub. Das FMLA deckt Mitarbeiter von Unternehmen ab 50 Arbeitern ab, die im vergangenen Jahr 20 oder mehr Wochen gearbeitet haben. Mitarbeiter sind berechtigt, wenn sie ein Jahr oder länger bei Ihnen waren und im Vorjahr mindestens 1.250 Stunden gearbeitet haben. FMLA-Urlaub wird gewährt, wenn eine Angestellte oder ein Mitglied ihrer unmittelbaren Familie krank ist oder Pflege benötigt. Arbeitnehmer haben auch Anspruch auf FMLA-Urlaub aufgrund von Komplikationen, die mit der Schwangerschaft verbunden sind, oder um sich an die Ankunft eines Pflege- oder Adoptivkindes anzupassen. Arbeitgeber können verlangen, dass Mitarbeiter, die FMLA-Urlaub beantragen, eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit ihres Gesundheitsdienstleisters vorlegen. Die Krankenversicherung muss während des FMLA-Urlaubs fortgesetzt werden.

Erlauben Sie den Mitarbeitern jeweils bis zu 15 Arbeitstage bezahlten Urlaub für freiwillige oder unfreiwillige Schulungen als Angehörige der Armee, Marine, Luftwaffe, Marines, der Küstenwache oder des Gesundheitsdienstes. Nur Arbeitnehmer, die als Leiharbeiter gelten, unterliegen nicht den Anforderungen der USERRA. Unternehmen dürfen nicht verlangen, dass ein Mitarbeiter den Schulungsurlaub umschreibt. Sie können jedoch verlangen, dass der Mitarbeiter eine vorzeitige schriftliche Kündigung vorlegt.

Erteilen Sie einen unbezahlten Urlaub für Mitarbeiter, die zu einem aktiven Dienst in einer Militärdienststelle einberufen werden oder sich freiwillig melden. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Arbeitnehmer im aktiven Dienst zu zahlen oder die Leistungen fortzusetzen. Wenn ein Arbeitnehmer aus dem aktiven Dienst entlassen wird, muss er in seinem früheren Job oder in dem Job, den er gehalten hätte, wenn er nicht im aktiven Militärdienst gewesen wäre, wieder beschäftigt werden. Der wiederkehrende Mitarbeiter muss innerhalb von 90 Tagen nach seiner Entlassung aus dem aktiven Dienst einen Antrag auf Wiedereinsetzung stellen. Wenn ein Arbeitnehmer behindert wurde, müssen die Arbeitgeber angemessene Vorkehrungen treffen, damit er seinen vorherigen Arbeitsplatz wieder aufnehmen kann. Wenn die Behinderung dies ausschließt, muss er in eine alternative Position mit vergleichbarem Gehalt und Leistungen versetzt werden, sofern dies möglich ist.

Die Lücke füllen

Erstellen Sie einen Plan, um die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter während des Urlaubs zu decken. Fordern Sie von allen Mitarbeitern auf, möglichst frühzeitig Urlaub zu beantragen. Dies gibt Ihnen Zeit, um Vorkehrungen zu treffen. Einrichtung eines laufenden Cross-Training-Programms, damit wichtige Aufgaben mit minimaler Unterbrechung erledigt werden können.

Aufteilung der Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters unter den Mitarbeitern. Laut US-Arbeitsministerium ist dies die am weitesten verbreitete Strategie zur Deckung von beurlaubten Mitarbeitern. Die Neuzuordnung von Arbeit ist für ein kleines Unternehmen jedoch möglicherweise nicht immer machbar. In einem kleinen Büro gibt es beispielsweise nur wenige Personen, die überlastet wären oder Überstunden leisten müssten, wenn sie die Arbeitslast eines abwesenden Angestellten übernehmen.

Einen Zeitarbeiter einstellen. Temporäre Hilfe ist eine Strategie zum Verwalten von Abwesenheiten, die auch für sehr kleine Unternehmen geeignet ist. Wenn Sie über qualifiziertes Personal verfügen, können diese wichtige Aufgaben übernehmen, während der Leiharbeiter Routineaufgaben ausführt, z. B. das Einreichen von Papieren oder das Beantworten der Telefone.

Bitten Sie Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, wenn dies angemessen ist und eine ärztliche Genehmigung hat. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter, der sich von einer Operation erholt, eine begrenzte Anzahl von Stunden telecommutieren, um die Ausführung von Schlüsselfunktionen zu unterstützen. Sie müssen möglicherweise einen Laptop oder eine andere Ausrüstung bereitstellen und eine Verbindung zum Firmennetzwerk herstellen.