So geben Sie Ihrer Organisation ein gutes PowerPoint-Dokument

PowerPoint wird dafür gelobt, dass Menschen, die noch nicht als öffentliche Redner ausgebildet wurden, Präsentationen vor dem Publikum halten können. Der Grund ist jedoch auch, dass so viele gute Ideen es nicht schaffen, ein Publikum zu erreichen, das sie inmitten eines schlechten Clips nicht entschlüsseln kann Kunst und flinke, sinnlose Animationen. Im besten Fall präsentiert es überzeugende Grafiken, die große Ideen ohne viel Text präsentieren, wie das Designbüro Empowered Presentations in "The Convenient Truth", einer preisgekrönten Anti-Raucher-Nachricht, tat. Im schlimmsten Fall übertreffen sie entscheidende Fakten in unzähligen Erzählungen, da die internen Präsentationen der NASA es versagten, das Management auf die kritischen Konstruktionsfehler aufmerksam zu machen, die die Raumfähre Columbia explodierten. Wenn Sie an der Reihe sind, eine PowerPoint-Präsentation für Ihr Unternehmen zu erstellen, planen Sie den Erfolg und vermeiden Sie bei jedem Schritt Fehler.

1

Wissen Sie, was Sie vermitteln sollen, bevor Sie Ihre Präsentation gestalten. Es ist verlockend, einzutauchen und mit der Auswahl von Grafiken, dem Erstellen von Folien oder dem Auswählen von Farben zu beginnen, sobald Sie den Auftrag erhalten. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, klären Sie die Botschaft und was auf dem Spiel steht, damit Sie sie vermitteln können. Eine Präsentation gegenüber einem potenziellen Kunden erfordert einen anderen Ansatz als ein internes Gespräch mit Abteilungsleitern.

2

Wenden Sie in Ihrer gesamten Präsentation ein einheitliches visuelles Thema an. Vermeiden Sie, mehrere Schriften zu verwenden oder jede Folie anders aussehen zu lassen. Wählen Sie ein Thema aus der PowerPoint-Galerie aus und verwenden Sie es, passen Sie es an oder entwickeln Sie ein eigenes, das die Identität Ihres Unternehmens widerspiegelt.

3.

Begrenzen Sie den Text. Folien müssen nicht aus einer Überschrift und einer Handvoll Kugeln bestehen. Ihre Nachricht geht verloren, wenn sie ohne visuelle Elemente dargestellt wird, die zum Nachdenken anregen. Verwenden Sie ein einfaches, fesselndes Bild, um den Hintergrund für Ihre Erzählung zu schaffen.

4

Verwenden Sie eine Textgröße, die die Personen in der hinteren Reihe lesen können. Testen Sie Ihre Präsentation unter Bedingungen, die den Bedingungen, unter denen Sie präsentieren, so nahe wie möglich sind. Setzen Sie sich so weit weg von der Projektionsfläche oder dem Monitor, wie sich Ihr Publikum befindet, und bewerten Sie die Lesbarkeit Ihrer Inhalte. Vergrößern Sie Ihren Text, bis er klar ist, und bewerten Sie Ihren Inhalt, um zu sehen, ob Sie ihn weniger verlässlich machen können.

5

Behalten Sie den lesbaren Farbkontrast zwischen Ihrem Text und Ihrem Hintergrund bei. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse von Personen mit Farbwahrnehmungsproblemen bei der Auswahl von Farbschemata. Vermeiden Sie es, farbige Gegensätze übereinander zu legen. Roter Text auf einem grünen Hintergrund sieht nicht nur wie ein vibrierendes Element aus, sondern kann für jemanden, der farbenblind ist, unlesbar sein.

6

Wählen Sie die Grafik sorgfältig aus. Vermeiden Sie Cliparts, die Sie zuvor verwendet haben, oder Bilder, die Sie als banal oder kitschig erscheinen. Suchen Sie nach qualitativ hochwertigen, effektiven Fotos mit kostengünstiger lizenzfreier Lizenzierung oder Open Source-Nutzungsfreigabe.

7.

Verwenden Sie die Animation weise und sparsam. Wenn jede Folie stürzt, zoomt, flippt und fliegt, kann das Publikum zwischen Schwindel und Gelächter hin und her gerissen werden. Fragen Sie sich, warum Sie eine bestimmte Animation benötigen, und wenn Ihre einzige Antwort ist "weil sie in der Liste der Programmoptionen ist", nehmen Sie sie heraus.

8

Lesen Sie Ihre Folien nicht nur vor Ihrem Publikum und nennen Sie es eine Präsentation. Es ist wahrscheinlicher, sie in den Schlaf zu versetzen, als ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Wenn alle Ihre Folien aus Text bestehen, wird Ihre Zuhörerschaft tatsächlich nicht ausreichend involviert, um ihren Standpunkt deutlich zu machen.

9

Halten Sie Ihre Informationen in Bezug auf das Thema und in der Sprache für Ihr Publikum relevant. Erklären Sie den Menschen, die sie jeden Tag verwenden, keine technischen Begriffe oder schleudern Sie sie bei einem Publikum, das nicht weiß, wovon Sie sprechen.

10

Fessel dein Publikum; Vortrag nicht nur über sie. Bauen Sie Möglichkeiten ein, um Fragen zu stellen, die zum Mitmachen anregen, und zeigen Sie Ihrem Publikum, dass die von Ihnen angesprochenen Punkte sich auf ihre Bedürfnisse beziehen.

11

Testen Sie Ihre Präsentation, insbesondere wenn Sie zeitgesteuerte Ereignisse verwenden. Üben Sie vor einem Testpublikum, das Ihr Thema nicht kennt. Fragen Sie sie, um herauszufinden, wie klar Sie Ihre Punkte gemacht haben und wo Sie Ihre Erzählung verbessern können.

12

Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausrüstung funktioniert. Wenn Sie in Ihrem eigenen Büro präsentieren, richten Sie Ihren Computer und Ihr Projektionsgerät frühzeitig ein und testen Sie jeden Aspekt davon, vom Betriebssystem und der Software bis zur Projektorlampe. Wenn Sie auf der Straße präsent sind, planen Sie Probleme, damit Sie nicht von ihnen erwischt werden, wenn sie auftreten. Bringen Sie zusätzliche Kabel, eine Ersatzkopie Ihrer PowerPoint-Datei auf einem USB-Stick und, wenn möglich, sogar einen Ersatz-Laptop mit.

13

Bereiten Sie ein separates Handout vor, wenn Sie es verwenden, und nicht nur einen Ausdruck Ihrer Folien. Was auf dem Bildschirm funktioniert, stellt nicht unbedingt eine korrekte Zusammenfassung Ihrer Gespräche dar, insbesondere wenn Sie Folien mit Grafiken verwenden, die einen Teil Ihrer Nachricht ohne Begleittext darstellen. Geben Sie Ihre gedruckten Unterlagen nicht aus, bis Sie Ihr Pitch erstellt haben, oder Sie verlieren Ihre Chance, etwas zu bewirken - und alle lesen, anstatt Ihnen Aufmerksamkeit zu schenken.

Tipps

• Wenn Sie sich für eine Folie entschuldigen müssen, deren Informationen zu klein sind, um sie lesen zu können, suchen Sie nach einem anderen Weg, um den Inhalt darzustellen. Um ein großes Flussdiagramm oder eine große Grafik zu integrieren, vergrößern Sie aufeinanderfolgende Abschnitte von oben nach unten.
• Fragen Sie sich, ob Sie zu viele Hintergrundinformationen aufnehmen, die Ihr Publikum bereits kennt. Ein einleitender Moment stellt den Kontext dar, während eine längere Regurgitation des Offensichtlichen die Unaufmerksamkeit fördert.
• Anstelle eines Textes, der einen Punkt über eine Website oder ein Produktdesign erzählt, zeigen Sie die Website oder das Feature und sprechen Sie darüber, während Sie Ihr Bildmaterial zeigen.

Warnung

• Wenn Sie an einem Kundenstandort, einem Tagungsraum oder an einem anderen Ort präsentieren, den Sie nicht kontrollieren, gehen Sie niemals davon aus, dass die versprochene Ausrüstung oder Einrichtung zum Tragen kommt. Schauen Sie sich die Website im Voraus an oder fordern Sie ein Foto an, das die Räumlichkeiten zeigt, wenn es sich um einen Tagungsraum handelt.