So formatieren Sie einen professionellen Bericht an den Verwaltungsrat

Es ist wichtig, dass der korrekte Informationsfluss zwischen Management und Verwaltungsrat eingehalten wird, um fundierte Entscheidungen treffen und beschleunigte Maßnahmen ergreifen zu können. Um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen eingesehen werden, können regelmäßige Berichte an den Verwaltungsrat übermittelt werden. Diese Berichte sollten in einem professionellen Berichtsformat vorliegen, so dass sie leicht verdaut werden können und die relevanten Details hervorgehoben werden. Verwenden Sie eine standardmäßige Board-Berichtsstruktur, um die größte Wirkung zu erzielen.

Board Report Struktur

Der Board-Bericht sollte einem leicht lesbaren Format folgen. Einige Berichte sind kürzer als andere. Beispielsweise ist eine monatliche Aktualisierung des Entwicklungsprozesses einer Abteilung möglicherweise nicht so detailliert oder langwierig wie die jährliche Zusammenfassung des gesamten Projekts.

Während kürzere Berichte eher wie ein Memo mit Schlüsselüberschriften und Aufzählungszeichen aussehen, die die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) beschreiben, werden längere Berichte eher wie ein akademischer Bericht mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis dargestellt. Vergewissern Sie sich unabhängig von der Länge des Berichts, dass im ersten Teil des Berichts angegeben ist, woher der Bericht stammt, in welchem ​​Zeitrahmen der Bericht enthalten ist und an wen der Bericht gerichtet ist. Benennen Sie den Bericht in einer Weise, die besagt, was der Bericht bespricht, damit der Leser ihn schnell einreichen und bei Bedarf verschieben kann. Beispielsweise wird in "Jahresumsatzberichte basierend auf Gebieten" klar angegeben, was die Leser im Bericht entdecken werden.

Verwenden Sie Überschriften und Aufzählungszeichen in den Berichten, damit die Vorstandsmitglieder die Themen durchsuchen und die relevanten Informationen finden können. Denken Sie daran, dass Berichte verwendet werden, um vom Board Maßnahmen zu erhalten, sodass diese Berichte Boardmitglieder über ein Projekt aktualisieren können, das sie bereits überwachen. Es sollte eine Einführung und eine Zusammenfassung geben, um dem Board einen Überblick über die Informationen im Bericht zu geben.

Überprüfen Sie den Bericht erneut, um sicherzustellen, dass Formatierung, Grammatik und Rechtschreibung korrekt sind. Sie möchten, dass das Board den Informationen vertraut, die Sie erhalten. Berichte, die mit Fehlern übersät waren, hinterließen die Vorstandsmitglieder, um die Einzelheiten und die Professionalität der Person zu prüfen, die die Berichte vorlegt.

Inhalt des Board-Berichts

Bevor Sie den Bericht schreiben, denken Sie über das Ziel des Berichts nach. Ist es nur das Ziel, den Vorstand über den Fortschritt von etwas zu informieren? Oder wird eine Anfrage nach Geldmitteln, neuen Ressourcen oder Änderungen gestellt? Richten Sie den Inhalt so, dass das Ziel des Berichts erreicht wird.

Stellen Sie Informationen und Daten zusammen, die für das Ziel relevant sind. Wenn Sie beispielsweise das Board bei einem neuen Rollout eines Softwareprogramms aktualisieren, sollten Sie sachdienliche Informationen dazu sammeln, welche Meilensteine ​​erreicht wurden, welche Schritte in den nächsten Schritten durchgeführt werden und welche Zeitvorgaben erforderlich sind. Es ist auch ratsam, auftretende oder von Ihnen projizierte Probleme aufgrund des bisherigen Fortschritts zu beachten. Wenn das Projekt dem Zeitplan voraus ist, achten Sie darauf, wie und warum, um die Vorstandsmitglieder zu begeistern. Wenn der Fortschritt langsamer ist als erwartet, seien Sie klar und präzise, ​​warum. Verstecken Sie die Informationen nicht. Das Board ist da, um Lösungen zu liefern. Wenn Sie das Problem nicht erklären, sind die Lösungen schwieriger zu finden.

Seien Sie kurz in Ihren Beschreibungen. Wenn Sie etwas in einem Satz sagen können, müssen Sie keinen ganzen Absatz schreiben. Wenn Sie auf externe Studien, Nachrichten oder frühere Berichte verweisen, notieren Sie sich die Referenz und fassen Sie den Inhalt zusammen. Halten Sie dann das referenzierte Material bereit, wenn jemand weitere Informationen wünscht. Dies hält den Bericht kurz und lässt keine Informationen aus, wenn die Vorstandsmitglieder zusätzliche Informationen wünschen.

Verantwortlichkeiten der Parteien

Obwohl die Geschäftsführer oder Geschäftsführer der Kommission für die Erstellung der Berichte verantwortlich sind, müssen sowohl der Verwaltungsrat als auch die Manager zusammenarbeiten. Wenn der Verwaltungsrat Berichte ohne die Informationen erhält, die für fundierte Entscheidungen erforderlich sind, muss der Verwaltungsrat eine Berichtsvorlage für den Verwaltungsrat entwickeln, die den Managern folgen soll. Durch die Standardisierung der Berichte für die Organisation befinden sich alle hinsichtlich des Informationsflusses auf derselben Seite.

Dieses Verfahren hilft bei der Verarbeitung von Informationen. Wenn alle Berichte auf dieselbe Weise formatiert sind, weiß das Board, was mit jedem Bericht zu erwarten ist. Wenn der Verwaltungsrat in jedem Bericht spezifische Fragen und notwendige Informationen festlegt, entfällt dadurch die Vermutung, die von Managern ausgeht, die den Bericht schreiben. Jeder beginnt, die richtigen Daten zu erfassen und berichtet diese anschließend auf eine Weise, die es dem Unternehmen ermöglicht, Informationen schneller zu verarbeiten und Entscheidungen mit mehr Vertrauen zu treffen.