So finden Sie den Fehler in einer nicht angepassten Testbilanz

Die Leistungsfähigkeit der doppelten Buchführung beruht auf ihrer Selbstprüfung und führt zu der Gewissheit, dass die Finanzunterlagen eines Unternehmens vollständig und genau sind. Der Test-Saldo ist ein Buchhaltungsbericht, der weniger wichtig ist, da die Computer-Buchhaltungssoftware das Doppeleintragungsverfahren verinnerlicht hat, wodurch eine einzige Aufzeichnung einer Transaktion erforderlich ist und somit Transkriptionsfehler zwischen Lastschrift- und Gutschriftbuchungen einer Transaktion vermieden werden.

Die Testbilanz hat jedoch immer noch einen Platz, wenn ein Buchhalter oder Buchhalter den Status eines Generals anzeigen möchte, bevor Fehlerkorrekturen (Korrekturen genannt) durchgeführt werden, die notwendig sind, wenn eine Testbilanz nicht ausgeglichen ist. Unabhängig davon, ob Sie manuelle oder computergestützte Buchhaltungssysteme verwenden, dient der nicht angepasste Test-Saldo als leistungsfähiges internes Dokument, um die Genauigkeit der Konten eines Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Strukturierung eines unangepassten Testbilanzberichts

In seiner einfachsten Form besteht der Testbilanzbericht im Wesentlichen aus drei Spalten: dem Kontonamen und den Belastungs- und Guthabenbeträgen für jedes Konto. Konten sind naturgemäß entweder Last- oder Gutschriften, daher sind in der entsprechenden Spalte normalerweise nur Daten enthalten. Die andere Spalte hat den Wert Null. Die Gesamtbeträge der Lastschriften und Gutschriften für alle Konten müssen gleich sein, um die Richtigkeit der Daten im Hauptbuch zu bestätigen, und ein Probesaldo wird nicht ausgeglichen, wenn eine Transaktion nicht in einem einzelnen Lastschrift- und Guthabenkonto richtig eingegeben wird. Das Vorbereiten eines Testbilanzberichts vor Korrekturen wird als unangepasste Testbilanz bezeichnet. Wenn es fehlerfrei ist oder wenn Korrekturen an den Konten später vorgenommen werden, um es auszugleichen, wird ein nachfolgender Bericht als angepasster Probesaldo bezeichnet.

Welche Konten haben am ehesten Debit-Salden?

In der Regel weisen Konten wie Ausgaben, Verluste, Vermögenswerte, Bargeld und das Konto des Eigentümers Lastschriften auf. Hierbei handelt es sich um Konten, deren Werte sich bei Belastungseinträgen erhöhen, während sie bei Gutschriftseinträgen abnehmen. In ähnlicher Weise haben Konten wie Verkäufe, Kapitalgewinne, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Eigentümers Guthaben. Ihr Guthaben steigt mit der Gutschrift und mit den Lastschriften.

Alle Transaktionen erstellen sowohl eine Belastung als auch eine Gutschrift, auch wenn Sie die Transaktion nur einmal in einer Buchhaltungsanwendung eingeben, die das Doppeleingabeformat in der Software erstellt. Beispielsweise würde ein Unternehmen, das ein Bankdarlehen in Höhe von 5.000 USD erhält, sein Geldkonto belasten, den Wert dieses Kontos um 5.000 USD erhöhen und gleichzeitig seinem Schuldscheinkonto den gleichen Betrag gutschreiben, da der Betrag der ausstehenden Darlehen gestiegen ist.

Was ist ein Beispiel für einen Transkriptionsfehler?

Betrachten Sie den Bankkredit in Höhe von 5.000 US-Dollar aus der Sicht der Probebilanz. Wenn sowohl Soll- als auch Gutschriften übereinstimmen, ist diese Transaktion ausgeglichen und hat keinen negativen Einfluss auf den Probesaldo des Hauptbuchs. Stellen Sie sich jedoch vor, dass ein Unternehmen ein System der manuellen Buchhaltung verwendet, und der Darlehensbestand wurde dem Geldkonto mit 5.000 USD belastet, das Konto mit den Schuldverschreibungen jedoch mit 500 USD gutgeschrieben. Für das Hauptbuch, das diese Konten enthält, wird ein Saldo des Testguthaben nicht ausgeglichen, wenn dies nicht gelöst wird. Da die Beträge von Lastschriften und Gutschriften im Testbilanzbericht leicht miteinander verglichen werden können, würde der nicht angepasste Probesaldo einen Unterschied von 4.500 USD zwischen Lastschriften und Gutschriften aufweisen. Die fehlende Null ist ein Beispiel eines Transkriptionsfehlers, der durch einen Testbilanzbericht aufgedeckt wurde.

Durch eine nicht angepasste Testbilanz aufgedeckte Fehler

Obwohl es sehr effektiv ist, einige Arten von Fehlern aufzudecken, kann die unangepasste Probalance nicht jeden Fehler aufdecken. In der Tat gibt es einige Arten von Fehlern, die von der Probalance nicht erkannt werden können. Wenn das Ledger beispielsweise um 0, 80 US-Dollar gesperrt ist, in welchem ​​Prozess würden Sie den Fehler suchen? Es gibt eine Reihe von Schritten, die Sie durcharbeiten können, um die Komplexität zu erhöhen, aber zuerst sollten Sie die Höhe des Ungleichgewichts berücksichtigen. Eine Zahl wie 0, 80 US-Dollar könnte einfach die Cents von einem Eintrag weglassen. Logischerweise können Sie also die Transaktionen aus den Lastschriften oder Gutschriften (je nachdem, was als 80 Cent angezeigt wird) nach einem Betrag suchen, der bei 0, 80 US-Dollar endet und den entsprechenden Eintrag im anderen Konto überprüfen.

Der 80-Cent-Unterschied kann jedoch kumulativ oder zufällig sein, wodurch Ihre Suche schwieriger wird. Übliche Schritte zum Auffinden von Fehlern in Testbilanzen sind:

• Falsches Hinzufügen der Testbilanzspalten: Sie werden einfach durch erneutes Überprüfen des Zusatzes ermittelt.

• Fehlendes Konto eines Kontos: Vergleichen Sie den Betrag des Ungleichgewichts mit den Kontoeinträgen in der Spalte mit dem höheren Wert, um das Konto zu finden, das in der Spalte mit dem niedrigeren Wert fehlt.

• Eingabe eines Kontos in der falschen Ledger-Spalte: Teilen Sie den Ungleichgewichtsbetrag durch 2 und suchen Sie nach Kontensalden für diesen Betrag.
• Teilen Sie den Betrag der Unwucht durch 9: Wenn die Unwucht gleichmäßig durch 9 teilbar ist, ist es wahrscheinlich, dass eine Umstellung (Ziffernumschaltung) oder eine Umstellung (falsche Dezimalstelle) den Fehler verursacht.

Wenn die Fehler weiterhin bestehen, müssen Sie die einzelnen Konten durchsuchen, die im Test-Saldo enthalten sind.

Warnung

• Einige Fehler werden nicht durch einen Test-Saldo angezeigt, einschließlich Fehler wie ausgelassene Transaktionen oder Fehler, die falsch, aber in zwei Konten identisch erfasst werden. Eine unausgewogene Versuchsbilanz weist eindeutig auf Fehler hin, wohingegen eine ausgewogene Versuchsbilanz fehlerfrei sein kann oder nicht.