So vermeiden Sie No-Shows in Zahnarztpraxen

Zahnärzte, die nicht zu vereinbarten Terminen erscheinen, beeinträchtigen die finanzielle Stabilität von Zahnarztpraxen, insbesondere kleinen. Dieses Verhalten sowie Stornierungen in letzter Minute lassen Lücken in der Planung entstehen, die ein anderer Patient, der zahnärztliche Leistungen benötigt, hätte füllen können. Darüber hinaus kann ein No-Show-Event die Produktivität des Dentalpersonals beeinträchtigen, wenn Sie die Stelle ausfüllen und der neue Patient eine komplexere Zahnbehandlung erfordert als der ursprünglich geplante Patient. Obwohl Sie No-Shows nicht vollständig stoppen können, können Sie dieses Problem und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen reduzieren oder nahezu beseitigen.

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Besprechen Sie die Wichtigkeit des nächsten Termins mit den Patienten am Chairside, bevor sie nach einer zahnärztlichen Untersuchung oder einer Zahnarztpraxis gehen. Wenn zum Beispiel ein Patient beim nächsten Termin eine Reinigung erhalten soll, besprechen Sie, warum regelmäßige Zahnreinigungen für die allgemeine Gesundheit des Patienten wichtig sind.

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Erstellen Sie eine Zeitplanungsrichtlinie mit Regeln, die die Patienten befolgen müssen, um weiterhin den Service zu erhalten. Erklären Sie in der Richtlinie, welche Auswirkungen No-Shows und kurzfristige Stornierungen auf Ihr Endergebnis haben, und legen Sie die Strafen klar dar, wenn Sie sich nicht an die Regeln halten, z. B. eine No-Show-Gebühr. Nachdem Sie die Richtlinie erstellt haben, fordern Sie alle Patienten auf, sie zu unterschreiben, um anzuerkennen, dass sie die Regeln verstehen und ihnen zustimmen.

3.

Fordern Sie von Ihren Patienten eine Anzahlung für den nächsten Termin an, damit sie finanziell in das Erscheinen des Patienten investiert werden, und benötigen eine Vorlaufzeit von 24 bis 48 Stunden, wenn sie umplanen oder stornieren müssen. Fordern Sie die Kaution beim Check-out an, während der Patient den aktuellen Termin bezahlt und den nächsten Termin festlegt.

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Senden Sie Ihren Patienten Terminbestätigungsanfragen und Erinnerungen. Senden Sie eine Woche vor dem Termin eine E-Mail oder eine Kurzmitteilung an einen Patienten, und rufen Sie den Patienten am Vortag mit einer Erinnerung an.

5

Bitten Sie Ihre Büromitarbeiter, umgehend einen Patienten anzurufen, der nicht innerhalb von 15 Minuten nach der Terminvereinbarung erscheint, um herauszufinden, warum er nicht angezeigt wurde, die Planungsrichtlinie zu wiederholen und den Termin nach Möglichkeit neu zu planen.

6

Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche eine Stunde Zeit, um Ihre Wiederholungspatienten persönlich anzurufen, und besprechen Sie mit ihnen die Abwesenheit und die Wichtigkeit, sich für die zahnärztliche Behandlung zu engagieren und den Zeitplan einzuhalten.

Spitze

• Führen Sie eine Warteliste mit Patienten ein, die Sie seit langem nicht mehr gesehen haben, um Lücken bei Nichterscheinen und in letzter Minute zu schließen. Wenn ein vorgeplanter Patient nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Patienten aus der Liste, die zahnärztliche Bedürfnisse haben, die Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit behandeln können.

Warnungen

• Überbuchen Sie niemals Patienten, um die Auswirkungen von Nichterscheinen oder Stornierungen in letzter Minute auszugleichen. Durch Überbuchung werden Zahnärzte und Büropersonal unnötig belastet, was zu Terminplänen und Servicefehlern führen kann.
• Senden Sie niemals Textnachrichten an Patienten mit Terminbestätigungsanfragen oder -erinnerungen ohne schriftliche Erlaubnis, da einige Patienten möglicherweise hohe Kosten für Textnachrichten erhalten.