Wie tragen Dokumentationsverfahren zu einer guten internen Kontrolle bei?

Unternehmen setzen interne Kontrollen ein, um Risiken zu begrenzen. Mögliche Risiken sind Verluste, schlechte Leistung bei Verträgen, schlechte Qualität und die Nichteinhaltung von Vorschriften. Dokumentationsverfahren beschreiben detailliert die Dokumente, die das Unternehmen benötigt, um seine Kontrollsysteme zu implementieren und die Verantwortung für Aufgaben und Aktionen zuzuweisen. Kleine Unternehmen benötigen normalerweise weniger Dokumentation oder Kontrollen als größere Vorgänge, da jeder Mitarbeiter mehrere Aufgaben wahrnimmt und die Verantwortlichkeiten klarer sind. Effektive Dokumentationsverfahren, die zu einem Minimum an effizienten Kontrollen führen, können kleinen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Organisation

Grundlage einer effektiven internen Kontrolle ist ein Organigramm, das Stellenbeschreibungen enthält. Dokumentationsverfahren müssen festlegen, dass in den Stellenbeschreibungen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Positionen im Unternehmen klar aufgeführt sind. Die Dokumentationsverfahren weisen die Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung des Organigramms und die Verwendung des Diagramms durch das Unternehmen zu. In der Regel erhalten die Mitarbeiter bei Beginn der Beschäftigung eine Kopie mit Angaben zu ihrer Position und ihrer Beschreibung.

Richtlinien und Verfahren

Dokumentationsverfahren legen normalerweise fest, dass ein Mitarbeiterhandbuch alle relevanten Richtlinien- und Verfahrensdokumentationen enthalten muss. Sie beschreiben detailliert, was das Handbuch enthalten muss, wer für das Schreiben und Aktualisieren der Richtlinien und Verfahren verantwortlich ist und wie das Unternehmen sie den Mitarbeitern mitteilt. Dokumentationsverfahren legen normalerweise fest, dass Mitarbeiter eine Kopie des Handbuchs erhalten, wenn sie mit der Arbeit beginnen, dass sie es erhalten haben, und sich damit einverstanden erklären, die Richtlinien und Verfahren einzuhalten. Sie erhalten Updates, sobald sie auftreten.

Zulassungen und Zulassungen

Dokumentierte Organigramme und Mitarbeiterhandbücher bilden die Grundlage für die internen Kontrollen, müssen jedoch die tatsächlichen Kontrollmaßnahmen enthalten. Dokumentationsverfahren beschreiben solche Maßnahmen. Sie beschreiben Dokumente, in denen Mitarbeiter aufgelistet sind, die Entscheidungen treffen und Ausgaben genehmigen können. In jedem dieser Dokumente muss genau angegeben sein, was der Mitarbeiter genehmigen oder genehmigen kann, in welcher Form die Genehmigung oder Autorisierung vorliegt und welche Grenzen dies hat. Ein typisches Beispiel ist, dass ein bestimmter Mitarbeiter berechtigt ist, einen Kauf von bis zu 10.000 USD zu genehmigen, indem er die entsprechende Bestellanforderung initialisiert.

Unterstützende Dokumentation

Starke interne Kontrollsysteme verlassen sich auf unterstützende Dokumentation, um die Entscheidungsgrundlagen detailliert darzustellen. Dokumentationsverfahren legen fest, für welche Entscheidungen eine unterstützende Dokumentation erforderlich ist. Beispielsweise kann für eine Bestellbestätigung eine Anforderung erforderlich sein. Das Dokumentationsverfahren legt fest, dass ein Mitarbeiter eine Bestellanforderung vor der Beantragung der Genehmigung einer Bestellung erstellen muss und die Informationen enthält, die die Bestellanforderung enthalten muss.

Berichterstattung

Ein Schlüsselelement der internen Kontrolle ist das Melden wichtiger Unternehmensinformationen. Dokumentationsverfahren stärken die interne Kontrolle, indem festgelegt wird, welche Informationen in diesen Berichten enthalten sein müssen, wer für deren Erstellung verantwortlich ist und wer die Berichte erhält. Einige Berichte enthalten vertrauliche Informationen. Im Dokumentationsverfahren muss angegeben werden, welche Berichte vertraulich sind und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen enthalten.

Versöhnung

Dokumentationsverfahren führen auch in kleinen Unternehmen zu verschiedenen Dokumenten mit unabhängigen Quellen. Eine effektive Methode zur Überprüfung der Richtigkeit ist der Abgleich vergleichbarer Daten verschiedener Autoren. Das Dokumentationsverfahren muss angeben, welche Abstimmung erfolgen muss und wer für die Durchführung verantwortlich ist. Sie muss eine Methode für den Umgang mit Unstimmigkeiten beschreiben und die Verantwortung für die Auflösung von Differenzen zuweisen.