Richtlinien zum Erstellen von Meetingnotizen

Das Aufnehmen guter Notizen ist für die Maximierung der Effektivität eines Meetings von entscheidender Bedeutung und hilft Ihnen, sich an wichtige Punkte der Präsentation zu erinnern. Microsoft erklärt: "Ob Sie sich Notizen von Hand, auf einem mobilen Gerät oder auf Ihrem tragbaren Computer machen, eine organisierte Notizstrategie kann Ihnen helfen, Ergebnisse aus Ihren Besprechungen zu erzielen." Ihre Methode zum Erstellen von Notizen ist persönliche Präferenz, aber Sie sollten den endgültigen Zweck und das Ziel Ihrer Notizen berücksichtigen.

Geteilt oder privat

Wenn Sie einfach die wichtigsten Punkte des Meetings für den persönlichen Gebrauch hinterlegen möchten, machen Sie sich Notizen auf beliebige Weise und in einem beliebigen Format. EffectiveMeetings.com erklärt: "Wenn Sie nicht mit Stift und Notizblock vertraut sind, versuchen Sie es mit einem Tonbandgerät. Wenn Sie ein schneller Schreibkraft sind, nehmen Sie einen Laptop mit." Wenn Ihre Notizen jedoch anderen zur Verfügung stehen, müssen Sie strengere Richtlinien und Stile einhalten, um mögliche Verwirrung bei der Überprüfung durch die Mitgliedsgruppen zu vermeiden.

Stil & Format

Das Format Ihrer Notizen muss einem logischen Verlauf folgen, damit andere den Inhalt leicht verstehen und wichtige Informationen aufbewahren können. Business-Conference-Call.net empfiehlt die Verwendung eines traditionellen Gliederungsformats: "Erschöpfen Sie ein alphanumerisches und numerisches Nummerierungssystem, um das, was Sie hören, organisiert zu halten." Mit einer Gliederung können Sie wichtige Details zu verschiedenen Themen hinzufügen, ohne Pfeile, Sternchen oder andere Markierungen zu verwirren. Dies ist besonders wichtig, wenn die Präsentation zu einem zuvor abgeschlossenen Thema zurückkehrt.

Relevante Hinweise

Um die Qualität Ihrer Notizen zu verbessern, konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigen Aspekte der Besprechung oder Präsentation. Business-Conference-Call.net empfiehlt: "Dokumentieren Sie alle wichtigen Elemente, die Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt merken oder abrufen müssen, aber halten Sie das, was Sie tatsächlich schreiben oder eingeben." Vermeiden Sie, Punkte zu notieren, die normal sind oder die Sie bereits kennen. EffectiveMeetings.com schlägt vor, dass Sie nicht versuchen, wortwörtliche Notizen zu machen, sondern sich stattdessen auf die Punkte konzentrieren, die gemacht werden, und nicht auf die vom Moderator verwendete Aussage.

Zukünftiger Gebrauch

Überprüfen Sie nach dem Meeting Ihre Notizen und fügen Sie alle relevanten Informationen oder Details hinzu, die Sie zuvor übersehen oder ausgelassen haben. Gaebler.com empfiehlt, dies so bald wie möglich zu tun, solange sich die Besprechung oder Präsentation noch in Ihrem Gedächtnis befindet. Wenn Sie sich Notizen mit Stift und Papier gemacht haben, können Sie durch das Übertragen in ein digitales Format sicherstellen, dass sie nicht verloren gehen oder zerstört werden, da die Datei auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert, auf einen Firmenserver hochgeladen, an Kollegen oder per E-Mail gesendet werden kann auf einem USB-Stick gespeichert.