Richtlinien für die Durchführung einer Projektprüfung

Ein Projekt konzentriert sich auf Aktivitäten außerhalb des Routinebetriebs einer Organisation und kann in Komplexität, Größe und Umfang erheblich variieren. Bei der Entwicklung von Richtlinien für die Projektprüfung stellen die Buchführungsunterlagen und Berichte des Projekts eine Art Scorecard bereit. Das Vorhandensein eines schriftlichen Projektplans, der Kosten, Zeit und Qualitätsstandards abdeckt, dient als Grundlage für die Entwicklung einer effektiven Checkliste für die Projektprüfung.

Schlüsseldokumente

Der anfängliche Prozess einer Projektprüfung besteht im Sammeln von Schlüsseldaten und Informationen. Im Verlauf eines Projekts werden eine Reihe von Berichten und Dokumenten erstellt. Dazu gehören ein Projektplan, Fortschrittsberichte, Kontrollpunktdiagramme und Notizen von Besprechungs- und Feedbacksitzungen. Die Bewertung der Meilensteinleistungsdiagramme hilft einem Projektprüfer auch bei der Ermittlung, wo eine Verzögerung innerhalb des Zeitplans des Projekts aufgetreten sein kann, sowie dessen Ursache.

Zeitpläne

Eine Zeitmanagement-Bewertung ist ein wichtiger Bestandteil einer Projektprüfung. Projektziele und -ziele sollten zeitlich begrenzt sein. Überprüfen Sie die Dokumente der Projektstrukturpläne, in denen die Arbeitseinheiten und spezifischen Aufgaben detailliert beschrieben werden, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind. Die Critical-Path-Methode sowie das Programm zur Evaluierung und Überprüfung von Programmen sind einige Beispiele für Planungsmethoden, die Diagramme und Berichte generieren. Vergleichen Sie die Schätzung der Intervallplanung von Diagrammen mit den tatsächlichen Projektteamleistungen.

Projektbudgets

Verfolgen Sie die Zahlen durch eine einfache Abweichungsanalyse des Budgets. Eine Abweichungsanalyse vergleicht die finanziellen Schätzungen eines Budgets mit den tatsächlichen Projektkosten. Die Differenz zwischen dem Budget und den tatsächlichen Kosten kann Null sein, was bedeutet, dass das Projektteam innerhalb des Budgets blieb. Eine positive Abweichung zeigt, dass die Projektkosten das Budget überschritten haben. Eine negative Abweichung bedeutet, dass das Projekt unter dem Budget lag. Stellen Sie bei der Beurteilung negativer Abweichungen in einem Projektbudget sicher, dass es nicht mit Fehlmengen bei den erwarteten Ergebnissen korreliert. Bei der statistischen Berichterstattung bestimmt eine Wesentlichkeitsbeurteilung auch, ob eine Abweichung von Bedeutung ist.

Qualitätskontrollen

Qualitätsmaßnahmen sollten während der gesamten Projektdauer kontinuierlich durchgeführt werden. Überprüfen Sie in einem Audit die zu Beginn festgelegten Qualitätsstandards für das Projekt. Evaluierungen nach dem Projekt hängen von der spezifischen Art des Projekts und seiner Komplexität ab. Wenn sich das Projekt beispielsweise direkt auf die Bereitstellung von Diensten für Endnutzer bezieht, können quantitative und qualitative Bewertungstechniken eingesetzt werden, um ihre Meinung zu Dienstleistungen einzuholen, beispielsweise durch Umfragen.