Beschreibungen der Hauptbuchkonten

Ein Hauptbuch ist eine Liste mit Konten. Beschreibungen dieser Konten sind hilfreich, um ein Hauptbuch zu verstehen und darin zu navigieren. Berücksichtigen Sie Beschreibungen als hilfreiche Hinweise, um Buchhaltungsinformationen benutzerfreundlich zu gestalten. Ohne Beschreibungen wäre das Auffinden bestimmter Daten ein Alptraum - Sie hätten Codes oder so etwas wie "AA22", und niemand würde wissen, was dies bedeutet. Dies führt zu Verwirrung und führt zu einem sehr ineffizienten und ineffizienten Rechnungslegungsprozess.

Bedeutung

Die Hauptbedeutung der Beschreibungen der Hauptbuchkonten besteht darin, den Inhalt jedes Kontos klar darzustellen und die Art jedes Kontos wiederzugeben. Ein Benutzer kann ein System oder einen Bericht scannen und einen Hinweis darauf haben, was jedes Konto enthält. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über zwei Girokonten verfügt, "Bank A" und "Bank B", ist es sinnvoll, wenn Beschreibungen lauten: "Cash - Bank A" und Cash - Bank B. "Wenn Sie Transaktionen unter betrachten Cash - Bank A, Sie wissen, dass sie Transaktionen in der Bank A enthält, wodurch die Kontoanalyse und -recherche vereinfacht wird.

Eigenschaften

Beschreibungen von Konten sollten fokussiert sein. Eine Beschreibung könnte "Mietkosten" lauten, wenn ein Unternehmen einem Vermieter die Miete zahlt. Wenn eine Firma mit zwei verschiedenen Konten eine Miete an mehrere Standorte zahlt, ist es sinnvoll, in jedem Konto zwei Beschreibungen zu verwenden, beispielsweise "Mietkosten - Los Angeles" und "Mietkosten - San Francisco".

Rechnungslegungsbeschreibungen sind unterscheidungskräftig. Es ist nicht sinnvoll, viele Konten mit demselben Namen zu haben und sonst nichts, um sie zu unterscheiden. Wenn alle Ihre Spesenkonten "Ausgaben" genannt werden und nichts anderes, wird es schwierig, etwas Bestimmtes zu finden, wie etwa Gehaltskosten oder Versorgungskosten.

Überlegungen

Machen Sie keine Beschreibungen für die Buchhaltung lang oder kompliziert. Halten Sie es einfach und mit so wenigen Wörtern wie möglich. Vermeiden Sie die Verwendung von Verben oder übermäßig erklärend. Vermeiden Sie beispielsweise diese Art der Beschreibung: "Forderung an Herrn X vom Schuljob am 3-21-10 - teilweise am Tag der Arbeit bezahlt." In den meisten Abrechnungssystemen können Sie Details zum Job oder zur Situation unter Kundeninformationen oder Jobinformationen hinzufügen, nicht unter der Kontobeschreibung. Stattdessen können Sie eine Beschreibung zu dieser Forderung haben, die einfach "Herr X" ist.

Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung neuer Kontobeschreibungen deren Klassifizierung. Wenn ein Konto beispielsweise eine Verbindlichkeit ist, vermeiden Sie, es als Aufwand oder Einnahme zu bezeichnen. Halten Sie sich an die Kontoklassifizierung oder Sie werden Verwirrung stiften.

Standardisieren

Erstellen Sie eine Standardmethode zum Schreiben von Beschreibungen und zum zeitlichen Ablauf von Änderungen, die Sie an vorhandenen Konten vornehmen. Beispielsweise könnten alle Ihre Beschreibungen mit einem Großbuchstaben beginnen und der Rest nicht großgeschrieben werden. Vermeiden Sie die Großschreibung aller Buchstaben in allen Konten, da dies das Lesen erschwert. Die gute Nachricht ist, dass Sie mit den meisten Buchhaltungsprogrammen die Kontobeschreibungen problemlos ändern können.

Zeitliche Koordinierung

Beachten Sie beim Ändern vorhandener Kontobeschreibungen, dass Berichte, die vor der Änderung ausgeführt wurden, die alte Kontobeschreibung enthalten und zu Verwirrung führen können. Beispielsweise könnten Sie ein Konto mit dem Namen "Büromaterial" haben, das in "Zubehör" geändert wird. Die Leute werden sich fragen, ob dies dasselbe Konto oder ein anderes Konto ist. Es ist besser, vorhandene Konten zu Beginn des Jahres zu ändern, um Missverständnisse zu minimieren.