Die Funktionen eines Dateiverwaltungsprogramms

Die Organisation computergestützter Daten ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. In Unternehmen sind häufig viele Dokumente nach Kunden, Datum oder anderen Kriterien in Ordnern angeordnet, damit sie schnell gefunden werden können. Ein Dateiverwaltungsprogramm ist ein Werkzeug zum Organisieren von Dateien in Ordnern auf Ihrem Computer sowie zum Suchen, Verschieben, Öffnen und Kopieren vorhandener Dateien. Windows Explorer ist ein Beispiel für diese Art von Dienstprogramm, und es gibt gleichwertige Programme für Apple macOS, verschiedene Linux-Distributionen sowie die Smartphone-Betriebssysteme iOS und Android. Heutzutage können Sie auch ein Cloud-basiertes Dateiverwaltungswerkzeug verwenden, um Ihre persönlichen oder geschäftlichen Daten aus der Ferne zu organisieren und zu speichern.

Der Zweck des Windows Explorer

Wenn Sie Microsoft Windows verwenden, können Sie Dateien in Programmen wie Microsoft Word oder Excel bearbeiten, speichern und mit der jeweiligen Software erneut öffnen.

Häufig möchten Sie Ihre Festplatte oder externen Speicher wie USB-Sticks nach bestimmten Dateien durchsuchen. Möglicherweise möchten Sie Ihre Dateien auch in neue Hierarchie der Ordner reorganisieren, damit Sie sie leicht finden können. Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen betreiben, können Sie die Dateien anfangs nach Client organisieren und dann eine zweite Ebene von Ordnern erstellen, die sie nach Jahr oder Monat sortiert, wenn die Ordner mit Dateien überfüllt werden.

Windows Explorer verwenden

Windows Explorer, ein in Microsoft Windows enthaltenes Datei-Hilfsprogramm, das ab Windows 10 als File Explorer bezeichnet wird, ermöglicht Ihnen das Durchsuchen der Hierarchie von Dateien, das Erstellen neuer Ordner und das Ziehen von Dateien von einem Ordner in einen anderen. Sie können Dateien auch umbenennen, auf sie doppelklicken, um sie in der zugehörigen Anwendung zu öffnen, oder sie von Ihrem Laufwerk löschen. Es ist nicht mit Internet Explorer zu verwechseln, einer Reihe von Webbrowser-Tools von Microsoft.

Öffnen Sie das Explorer-Tool, indem Sie auf das Startmenü klicken und nach Namen suchen oder auf das Ordnersymbol in der Windows-Taskleiste klicken.

Verwenden anderer Betriebssysteme

Wenn Sie Windows nicht in Ihrem Büro ausführen, können Sie gleichwertige Tools zum Verwalten der Dateien auf Ihrem Computer verwenden.

Verwenden Sie auf einem Mac-Computer das integrierte Finder- Tool von Mac. Klicken Sie auf das Finder-Symbol im Systemdock und navigieren Sie durch die Dateien und Ordner auf Ihrem Mac.

Wenn Sie Ubuntu Linux verwenden, heißt der Standard-Dateimanager Nautilus . Auf einem Android-Telefon ist beim Kauf des Telefons normalerweise ein Dateimanager installiert, und Sie können zusätzliche Dateimanager über den Google Play Store installieren. Apple iPhones werden mit einem Dateimanager namens Dateien geliefert . Sie können zusätzliche Manager über den App Store installieren.

Wenn Sie einen Fremdanbieter-Dateimanager auf Ihrem Computer oder Telefon installieren, stellen Sie sicher, dass er von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt, da er über Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Reorganisieren Ihrer Dateien verfügt.

Cloud-basierte Dateiverwaltungswerkzeuge

Cloud-basierte Tools zum Speichern und Verwalten von Dateien werden immer häufiger für geschäftliche und private Zwecke eingesetzt. Viele dieser Tools können Daten zwischen Ihren Geräten automatisch synchronisieren und eine Hierarchie von Ordnern und Dateien auf einem Remote-Server erstellen, auf die Sie sogar über einen Webbrowser zugreifen können.

Zu den beliebtesten Tools in dieser Kategorie gehören Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und Apple iCloud . Viele Cloud-Services bieten Ihnen eine begrenzte Menge an freiem Speicherplatz, und Sie können bei Bedarf zusätzlichen Speicherplatz bezahlen. Bei einigen Systemen für fortgeschrittene Benutzer können Sie Daten in anderen Cloud-Systemen wie dem Simple Storage Service von Amazon speichern. Suchen Sie nach einem Service, der Ihren Anforderungen zu einem guten Preis entspricht.

Sie können Dateien und Ordner normalerweise entweder direkt über die Web- oder Smartphone-App-Oberfläche des Cloud-Systems bearbeiten oder Dateien und Ordnerstrukturen synchronisieren, die bereits auf Ihren Geräten vorhanden sind.

Viele Cloud-Anbieter bieten auch Geschäftskonten an, die hilfreich sein können, wenn mehrere Mitarbeiter oder Mitarbeiter eines Unternehmens Dateien gemeinsam nutzen und die richtigen Sicherheitsberechtigungen einrichten können.