Fünf Merkmale von Geschäftsnachrichten

Auch wenn Pitching-Ideen, das Anwerben von Verkäufen und das Durchführen von Geschäftstreffen in einem persönlichen Gespräch am effektivsten sind, müssen manchmal Profis eine Nachricht hinterlassen. Wenn Sie geschäftsbezogene E-Mails senden und mit Anrufbeantwortern sprechen, können Sie trotzdem ein effektives Stimmverhalten erzielen. Viele geschäftliche und personelle Websites enthalten Listen mit sieben, zehn oder sogar zwölf gemeinsamen Merkmalen erfolgreicher Geschäftsnachrichten. Sie können eine effektive Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden erreichen, indem Sie nur fünf Hauptmerkmale implementieren.

Höflichkeit und Gesprächston

Egal ob per Telefon oder E-Mail übermittelt, eine Geschäftsnachricht sollte einen lockeren, angenehmen und gesprächigen Ton haben. Es ist wichtig, dass Sie auf eine freundliche und einladende Weise sprechen, die eine Reaktion des Empfängers ermutigt. Verzichten Sie darauf, emotional, konfrontativ oder klagend zu klingen. Seien Sie stattdessen höflich und verwenden Sie positive Wörter und Ausdrücke wie "Bitte", "Danke", "Aufrichtig", "Wir schätzen" und "Mit freundlichen Grüßen". Sie sollten sich fragen: "Hätte ich das Lesen gern?" Laut Roger Reynolds, Präsident und CEO von ABCO Payroll Services Inc.

Prägnanz

Prägnant zu sein, ist ein sehr wichtiges Element der Geschäftskommunikation. Bemühen Sie sich, Ihren Standpunkt höflich zu vermitteln und bringen Sie Ihre Idee oder Ihr Anliegen in so wenigen Worten wie möglich vor. Vermeiden Sie die Verwendung von Satzaufsätzen und langen Ausdrücken und vermeiden Sie sich wiederholende Inhalte. Concision spart für beide Seiten Zeit und Geld, so die Website von Explore HR. Indem Sie auf unnötige Formulierungen verzichten und nur eine höfliche Begrüßung, relevante Aussagen und eine Aufforderung zur Antwort geben, zeigen Sie die Wichtigkeit Ihrer Ideen oder Anliegen. Reynolds schlägt vor, dass Sie direkt zum Thema der Nachricht gelangen, "Füllwörter" und Phrasierungen vermeiden und keine vorherige Korrespondenz wiederholen.

Korrektheit und Genauigkeit

Das Hinterlassen einer Nachricht oder das Versenden einer E-Mail mit falschen Informationen oder Inhalten ist nicht nur peinlich, es ist auch unprofessionell, zeitaufwändig und kostspielig. Wenn Fehler in einer Geschäftsnachricht falsch geschriebene Namen oder die persönlichen Informationen des Empfängers enthalten, wird dies ebenfalls anstößig. Stellen Sie vor dem Senden einer E-Mail oder dem Wählen eines Kunden oder einer Mitarbeiter-Nummer sicher, dass Sie Ihre Angaben auf Richtigkeit und alle zutreffenden Nummern oder Beträge überprüft haben. Stellen Sie immer sicher, dass Sie den korrekten Namen, die Schreibweise und die Aussprache der Kontaktperson für die schriftliche und mündliche Kommunikation haben. Verwenden Sie beim Senden von schriftlichen Nachrichten vor dem Senden die korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Satzzeichen sowie das Korrekturlesen.

Klarheit und Präzision

Klarheit ist einer der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Geschäftsbotschaft. Laut Business Communications-Coach Ric Phillips sollten Sie Ihr Geschäft eindeutig ausdrücken, ohne um den Hals zu schlagen. "Geben Sie Ihre Ziele oder Wünsche klar an, und die Menschen werden Sie für Ihre Führung und Ihre Ideen respektieren", erklärt Phillips. Verwenden Sie vertraute Ausdrücke, kurze Sätze und vermeiden Sie Fachausdrücke und Geschäftsjargon, um mögliche Verwirrungen oder Vermutungen für den Leser oder Anrufempfänger auszuschließen. Der Empfänger muss die Absicht Ihrer Nachricht nicht in Frage stellen, entschlüsseln oder übersetzen.

Konkretheit

Sowohl Reynolds als auch Explore HR schlagen Möglichkeiten vor, die Konkretheit Ihrer Inhalte zu gewährleisten, was für die Wirksamkeit Ihrer Geschäftsnachrichten unerlässlich ist. Ziel ist es, ein lebendiges Bild und ein klares Verständnis Ihrer Botschaft im Bewusstsein Ihres Empfängers zu schaffen. Verwenden Sie umsetzbare Verben, anschauliche Beschreibungen und eine spezifische, konkrete Sprache, um Interesse zu wecken. Verwenden Sie Zahlen und Fakten statt vage Verallgemeinerungen. Seien Sie so beschreibend und bestimmt wie möglich, ohne die Prägnanz zu opfern.