Finanzielle Aspekte des Vertragsmanagements

Ein gutes Vertragsmanagement stellt sicher, dass die von Ihrem Unternehmen unterzeichneten Verträge die erwarteten Kosten nicht übersteigen. Das Vertragsmanagement beginnt, wenn Sie Ihre Ziele festlegen, dann durch Angebotserstellung, Neugestaltung und Ausarbeitung der Bedingungen. Danach verwalten Sie den Vertrag, indem Sie die Leistung überwachen und die Bedingungen durchsetzen. Für ein kleines Unternehmen mit knappem Budget ist dies ein Instrument, mit dem sich die Kosten nicht aufblähen lassen.

Spezifikationen

Wenn Sie Angebote von Auftragnehmern einholen, ist es hilfreich, die Projektspezifikationen bereits im Auge zu behalten. Klare Spezifikationen helfen Auftragnehmern dabei, zu bewerten, wie viel sie bieten müssen, um wettbewerbsfähig und rentabel zu sein. Sie erleichtern Ihnen auch die Beurteilung der Vorteile verschiedener Angebote. Gute Spezifikationen helfen auch bei der Lösung von Konflikten: Wenn es einen Streit auf der Straße darüber gibt, dass der Auftragnehmer billiges Material verwendet oder zu viel Arbeit kostet, können Spezifikationen bestimmen, ob er gegen die Bedingungen verstößt.

Bedingungen

Ein Aspekt des Vertragsmanagements ist die Entscheidung über die Gestaltung der Zahlungen des Auftragnehmers. Die einfachste Anordnung ist eine Pauschalgebühr für Dienstleistungen oder Waren. Feste Gebühren machen es Ihnen leicht zu wissen, was Sie bezahlen, aber es ist möglicherweise schwierig, einen Preis für ein komplexes Projekt zu vereinbaren. Ein Vertrag mit Kostenaufschlag deckt die Kosten des Auftragnehmers plus eine feste Gebühr ab; Diese Struktur ist riskant, da der Auftragnehmer keinen Anreiz hat, die Ausgaben zu kontrollieren. Einige Vertragsmanager sprechen sich für einen Festpreis aus, der Preiserhöhungen für Arbeits- oder Materialpreise vorsieht.

Anreize

Wenn Sie den Auftragnehmer dazu ermutigen möchten, eine hervorragende Leistung zu erzielen, kann der Auftrag Anreize enthalten, um die Vergütung des Auftragnehmers zu erhöhen oder zu reduzieren, je nachdem, wie er sich im Vergleich zu einer Benchmark in der Vereinbarung verhält. Sie können Anreize für ein frühzeitiges Finishing, Finishing unter dem Budget oder für überlegene Qualität (je nachdem, was am wichtigsten ist) oder mehrere Anreize für mehr als einen Benchmark anbieten. Sie müssen die Anreize so gestalten, dass sie erreichbar sind, jedoch nur für eine deutlich überlegene Leistung.

Änderungen

Unabhängig davon, wie gut Sie und der Auftragnehmerplan sind, können sich Eventualitäten entwickeln, die Sie nicht erwartet haben. Lieferungen können unerwartet teuer sein; Termine können durch Stürme zurückgedrängt werden; Möglicherweise stellen Sie fest, dass das Projekt ein Element benötigt, das Sie ursprünglich nicht angegeben haben. Gute Manager legen Verfahren fest, um Änderungen zu bewerten und zu genehmigen und das Projektbudget entsprechend anzupassen. Effektives Vertragsmanagement erfordert die Einhaltung der Verfahren, damit Änderungen Ihr Budget nicht mehr als nötig beeinflussen.