Archivierungssystem für den Personalmanager

Wenn Sie ein Personalmanager sind, bedeutet ein organisiertes, effizientes Ablagesystem nicht nur das schnelle Auffinden von Dingen, auch wenn dies ein zusätzlicher Vorteil ist. Die Pflege und Aufbewahrung kritischer Aufzeichnungen ist gesetzlich vorgeschrieben, und Ihr kleines Unternehmen könnte haftbar gemacht werden, wenn Sie Informationen nicht ordnungsgemäß speichern.

Organisation

Die Personalabteilung muss Dateien zu jedem Mitglied einer Organisation führen. Da bestimmte Informationen separat gespeichert werden müssen, können beispielsweise keine medizinischen Informationen in die Personalakte aufgenommen werden. Es sind mehrere Dateien für jeden Mitarbeiter erforderlich. Um eine große Anzahl von Dateien effektiv verwalten zu können, sollte das HR-Ablagesystem klar nach Name und Betreff mit Standardformatierung und Verwendung verschiedener Schränke für verschiedene Informationssätze geordnet sein.

Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Überprüfen Sie Ihre Unternehmensrichtlinien, um sicherzustellen, dass Sie die Datensätze gemäß den Vorschriften Ihres Bundesstaats aufbewahren. Legen Sie fest, wo die Dateien gespeichert werden sollen. Sie müssen die Aufzeichnungen der beendeten Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass Sie diese Dateien regelmäßig verwenden. Legen Sie alte Mitarbeiterdokumente bei einem Speicher- oder Archivierungsdienst außerhalb des Standorts ab, um Platz zu sparen. Verwalten Sie eine Datenbank mit archivierten Datensätzen, die sich auf die Nummer der Box bezieht, in der sich die Datensätze befinden, um sie einfach abrufen zu können. Bewahren Sie Daten zum Alter der Datensätze in jeder Box auf und gruppieren Sie sie nach Jahr, sodass Datensätze gelöscht werden können, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen oder die Zerstörungsrichtlinie Ihrer Organisation überschreiten. Wenn ein organisiertes System nicht beibehalten wird, bedeutet dies für die Organisation unnötige Speichergebühren.

Relevanz

Personalverantwortliche erwarten das Unerwartete. Ungewöhnliche Situationen sind im HR-Bereich so üblich. Die Business-Website HR.BLR.com enthält einen ganzen Abschnitt "HR Strange But True", der sich auf bizarre Ereignisse konzentriert - wie der Angestellte, der eine Jury-Pflicht beschworen hat, um Zeit für einen Urlaub zu haben, oder der Arbeiter, der versehentlich einen Drogendeal in HR-Voicemail aufgenommen hat Von Zeit zu Zeit können seltsame Situationen auftauchen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihr Wissen nicht von anderen ungewöhnlichen Vorfällen auf ein aktuelles Problem anwenden können. Verwalten Sie Themendateien zu bestimmten Themen, Diskussionen und Ausschüssen, damit Sie das Rad nicht neu erfinden, wenn ein Problem erneut auftritt. Behalten Sie Dateien zu den wichtigsten Problemen bei, die bei der nächsten Aktualisierung Ihrer Richtlinienhandbücher in Ihrem Unternehmen geändert werden sollten. Überprüfen Sie die Dateien regelmäßig, um sicherzustellen, dass das Material weiterhin relevant und gesetzeskonform ist.

Elektronische Speicherung

Die meisten HR-Abteilungen sind zur elektronischen Speicherung von Daten innerhalb des HR-Informationssystems übergegangen. Sichern Sie diese Informationen wie Papierdatensätze und speichern Sie die Daten in einem logischen Format, auf das Benutzer zugreifen können. Beschriften Sie elektronische Dateien auf klare und konsistente Weise mit Kategorien, die sich auf die Papierdateien beziehen, sodass Datensätze leicht gefunden werden können, und überprüfen Sie die Daten regelmäßig, um sicherzustellen, dass alte und unnötige Informationen das System nicht verlangsamen. Organisieren Sie Ihre elektronischen Daten so, dass Sie Berichte nach Bedarf ausführen können.

Sicherheit

Personaldatensätze sind häufig sensibler Natur und werden wahrscheinlich durch Vertraulichkeitsbestimmungen geschützt. Bewahren Sie wichtige Informationen sicher auf, so dass nur Mitarbeiter Zugriff haben, die zum Anzeigen der Informationen berechtigt sind. Richten Sie Nachverfolgungssysteme ein, z. B. eine elektronische Aufzeichnung oder ein Protokoll zur Abmeldung in Papierform, um über den Zugriff der Mitarbeiter, die Aktivitäten oder Änderungen an den Datensätzen informiert zu sein.