Etikette einer Front Office Rezeptionistin

Ihre Rezeptionistin ist das Gesicht Ihres Unternehmens, der erste Eindruck, den viele Kunden haben. Eine gute Empfangsdame lässt die Besucher sich willkommen und wohl fühlen. Was auch immer der Grund für das Erscheinen sein mag, der Angestellte an der Rezeption hilft ihm dabei. Ein paar grundlegende Regeln für die Etikette können den Unterschied ausmachen.

Dressing für den Job

Was auch immer Ihre Regeln für Geschäftskleidung sind, Ihre Empfangsdame muss nach ihnen leben. Was für das Front-Office geeignet ist, hängt von Ihren Standards, der örtlichen Gemeinschaft und Ihrer Arbeit ab. Ein Börsenmakler oder eine Arztpraxis möchten vielleicht einen professionellen Look, aber in anderen Bereichen ist Freizeitkleidung akzeptabel.

Grüße, Sitz und Belohnung

Eine Mitarbeiterfirma fasste die Aufgaben einer Empfangsdame als "Begrüßung, Sitz und Belohnung" zusammen.

• Begrüßen Sie die Kunden und fragen Sie, was sie brauchen.
• Wenn sie warten müssen, bitten Sie sie, sich zu setzen.
• Bieten Sie ihnen kostenlose Snacks und Kaffee an oder leiten Sie sie an die Verkaufsautomaten, je nach Ihrem Büro.
• Geben Sie bei Bedarf Anweisungen zur Position des Badezimmers an.

Es ist eine einfache Routine, aber Büroangestellte haben das Gefühl, willkommen zu sein.

Bedeutung der Telefonetikette

Die Rezeptionisten kümmern sich auch um Telefongespräche, und für Ihr Unternehmen ist auch die telefonische Höflichkeit wichtig. Der Ton der Rezeptionistin sollte fröhlich und freundlich sein. Ein wesentlicher Teil der Telefonetikette besteht darin, dem Kunden einfach zuzuhören, selbst wenn der Kunde eine längere Nachricht oder Streifzüge hat. Der Rezeptionist sollte die vom Kunden angegebenen Zahlen und andere wichtige Informationen aufschreiben, die Richtigkeit der Notizen überprüfen und gegebenenfalls Fragen stellen.

Telefon gegen Face Time

Es ist unvermeidlich, dass sich Ihre Empfangsdame früher oder später mit jemandem in Ihrem Büro und jemand anderem am Telefon auseinandersetzen muss. In der Regel ist es am besten, sich mit der Person im Fleisch und dann mit der Person am Telefon zu befassen. Wenn die Empfangsdame eine der beiden Parteien bitten muss zu warten, sollte sie dies höflich tun, nicht als wäre es ein Ärgernis. Die Rezeptionistin kann die Person am Telefon fragen, ob sie einen Rückruf vorziehen würde, wenn sie nicht halten möchte. Wenn das Büro so beschäftigt ist, dass Kunden anstehen, oder die Anrufe weiter zur Voicemail gehen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine zweite Empfangsdame hinzuzufügen.

Umgang mit dem problematischen Kunden

Sie brauchen eine Empfangsdame, die gelegentlich mit problematischen Kunden umgehen kann - einen verärgerten Kunden, der eine Rückkehr wünscht, oder einen, der nur wütend oder nervös ist. Ein gut ausgebildeter Empfangsmitarbeiter hört dem zu, was der Kunde zu sagen hat, drückt sein Mitgefühl aus und behebt das Problem, wenn möglich. Manchmal wiederholen Sie einfach das, was jemand sagt ("Sie glauben nicht, dass unsere Software so funktioniert, wie wir es versprochen haben?"). Sie haben das Gefühl, dass der Kunde gehört wird. Wenn für das Problem eine höhere Befehlskette erforderlich ist, sollte die Rezeptionistin den Kunden problemlos an jemanden weiterleiten, der die Probleme lösen kann.