Beispiele für das Schreiben ausgezeichneter Notizen an einen Mitarbeiter

Als viel beschäftigter Small Business Manager denken Sie vielleicht, Sie hätten nicht genug Zeit, um Mitarbeiter zu dokumentieren. Wenn Sie jedoch ausgezeichnete Notizen für Ihre Untergebenen aufrechterhalten, können Sie tatsächlich Zeit sparen. Ihre Notizen sind von entscheidender Bedeutung für die Disziplin des Mitarbeiters oder wenn Sie letztendlich auf Beschwerden, Einspruch oder Diskriminierung reagieren müssen. Selbst typische Aufgaben wie die Vorbereitung der Mitarbeiterbewertung sind einfacher - und eine genauere Darstellung -, wenn Sie Beispiele für das ganze Jahr in Ihren Notizen haben.

Detailliert

Erstellen Sie ausreichend detaillierte Notizen, die nur eine minimale Erklärung erfordern. Halten Sie die Notizen einfach und vermeiden Sie branchenspezifische Fachsprache, Slang oder Akronyme. Denken Sie daran, dass Ihre Notizen eines Tages Gegenstand einer Schiedsgerichtsverhandlung oder einer Untersuchung der Equal Employment Opportunity Commission sein könnten und der Schiedsrichter oder Ermittler die Notizen nachverfolgen muss. Geben Sie spezifische Informationen zu den Problemen sowie die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters, die ihm zugewiesenen Aufgaben und Ihre Beziehung zu ihm an. Dies hilft dem Leser, die Informationen in einen Kontext zu stellen. Schreiben Sie Ihre Notizen so bald wie möglich nach dem Vorfall, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Informationen enthalten. Wenn Sie zu lange warten, wird es Ihnen schwer fallen, sich an alle Details zu erinnern.

Faktisch

Halten Sie Ihre Notizen sachlich und übertreiben Sie sie nicht. Das Schreiben von "John ist immer argumentativ" oder "John ist nie pünktlich" verringert die Glaubwürdigkeit Ihrer Dokumentation. Schreiben Sie stattdessen etwas genaueres: "John kam an elf der 22 Arbeitstage im Monat Oktober zu spät." Illustrieren Sie Ihre Punkte mit statistischen Daten, die auch sicherstellen, dass Ihre Dokumentation sachlich ist. Auch wenn eine Aussage, dass Johns Leistung "wirklich schlecht" ist, zutreffend sein kann, demonstrieren Sie die Richtigkeit Ihrer Notizen, indem Sie erwähnen, dass Johns Fehlerquote konstant über 60 Prozent liegt, während die durchschnittliche Fehlerquote des restlichen Teams - einschließlich neuer Mitarbeiter - die gleichen Aufgaben zu erfüllen - beträgt weniger als 5 Prozent.

Zielsetzung

Beurteilen Sie das Verhalten des Mitarbeiters nicht. Halten Sie Ihren Ton neutral und objektiv. Anstatt zu schreiben, fuhr "Jane's Faulheit am Dienstag fort. Sie rollte sich gut nach der Pause ein und hatte ihre übliche schlechte Einstellung, als ich mit ihr darüber sprach:" State "Jane war 15 Minuten zu spät aus ihrer Pause am Dienstag zurückgekehrt Grund warum, sie verdrehte die Augen und ging weg, ohne zu antworten. " Bleiben Sie professionell und lassen Sie Ihre Frustration nicht in die Dokumentation einfließen, da dies die Integrität und den Nutzen Ihrer Notizen ernsthaft beeinträchtigen wird.

Datum, Uhrzeit und Unterschrift

Fügen Sie in Ihren Notizen Datum und Uhrzeit des Vorfalls sowie das Datum der Dokumentation hinzu. Ohne ein Datum kann die Dokumentation nicht unbedingt zum Nachweis eines Vorfalls verwendet werden. Obwohl E-Mail ein nützliches Werkzeug ist, um eine Konversation zu bestätigen - da sie ein Datum, eine Uhrzeit, einen Empfänger enthält und sogar eingerichtet werden kann, um einen Zustell- und Empfangsnachweis zu erbringen - stellen Sie sicher, dass Sie die persönliche Beratung nicht durch eine E-Mail ersetzen E-Mail-Konversation Ihre Notizen sollten den Mitarbeiter nicht überraschen. Wenn die Notiz etwas Wesentliches enthält, sollten Sie den Mitarbeiter bitten, für den Erhalt der Informationen zu unterschreiben. Erläutern Sie, dass die Unterzeichnung für den Erhalt der Dokumentation nicht notwendigerweise mit dem Inhalt übereinstimmt.