Beispiele für die Abrechnung von Ausgleichskonten

Ein Buchhalter verwendet ein Suspense-Konto, ein temporäres Konto im Geschäftskontenplan, um alle oder einen Teil einer Transaktion aufzuzeichnen, die sie nicht codieren kann. Wenn sie das richtige Konto für die Transaktion identifiziert, wird sie es vom Suspense-Konto auf das richtige Konto verschieben.

Kontenplan

Ein Buchhalter passt einen Kontenplan an Ihre Geschäftsanforderungen an. Es ist eine Liste der verschiedenen Kontonamen und -nummern zum Speichern und Aufzeichnen detaillierter Transaktionen. Diese Konten werden in der Regel von Wirtschaftsprüfern als Buckets bezeichnet und dienen der Erfassung detaillierter Finanzdaten. Der Buchhalter richtet normalerweise für jedes Hauptkonto im Hauptbuch ein Zwischenkonto ein. Die Hauptkonten umfassen Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Erträge, Aufwendungen, Gewinne und Verluste. Die Art des Hauptkontos, unabhängig davon, ob es ein Guthaben oder einen Sollsaldo unterhält, gilt auch für das mit ihm verbundene Suspense-Konto.

Suspense-Konten verwenden

Alle Transaktionen in der Buchhaltung werden auf mindestens zwei Konten angezeigt und müssen sich gegenseitig ausgleichen. Dies wird als doppelte Buchhaltung bezeichnet. Ein Buchhalter verwendet ein Suspense-Konto, um die gesamte oder einen Teil der Transaktion zu codieren, wenn sie nicht weiß, wo sie hingeht. Dadurch wird verhindert, dass unbekannte Vorgänge in den falschen Bereichen des Hauptbuchs platziert werden. Beispielsweise würde Ihr Buchhalter das Konto für die Gehaltsabrechnung für unbekannte ausschüttungsbezogene Ausschüttungen verwenden. Sie würde keine unbekannte Vermögenswerttransaktion auf das Lohnsummenkonto setzen, sie würde sie auf ein mit den Vermögenswerten in Zusammenhang stehendes Zwischenkonto setzen.

Abteilungskonten

Der Buchhalter kann auch Suspense-Konten für einzelne Unternehmensabteilungen einrichten. Wenn Sie beispielsweise Ausgaben für die Produktionsabteilung nachverfolgen, kann der Buchhalter ein Konto für Zwischenfälle für unbekannte Produktionskosten enthalten. Die Abteilungsabrechnungskonten werden bei Abschluss eines Geschäftszyklus in einem zusammengefassten Zeileneintrag in das Hauptabrechnungskonto des Hauptbuchs eingespeist. Durch diese Detailgenauigkeit auf Abteilungsebene kann der Unternehmer die Ausgaben nach Abteilung verfolgen. Das Abwicklungskonto der Abteilung erlaubt den Ausgleich eines Eintrags, wenn für diesen Teil der Transaktion kein Konto vorhanden ist.

Mehrere Suspense-Konten

Da der Kontenplan auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, verfügen Sie möglicherweise nicht über dieselben Suspense-Konten wie ein anderes Unternehmen. Ein Sperrkonto kann an beliebiger Stelle im Kontenplan platziert werden. Zum Beispiel könnten Sie ein Abrechnungskonto für die Abrechnung, ein Steuerbelastungskonto, ein Lagerbelastungskonto und vieles mehr haben. Ihr Kontenplan kann so viele Suspense-Konten enthalten, wie Sie benötigen, aber Sie benötigen mindestens ein Konto für jedes Hauptkonto in Ihrem Hauptbuch.

Suspense-Konten löschen

Die meisten Buchhalter beseitigen monatlich oder zyklisch Suspense-Konten, wodurch sie kein Guthaben haben. Da es sich nur um ein temporäres Konto handelt, ist es nicht gut, nicht identifizierte Transaktionen zu lange in der Schwebe zu lassen. Ein Saldo auf einem Zwischenkonto für einen längeren Zeitraum ist eine schlampige Methode zur Verwaltung von Transaktionen und verstößt gegen die Rechnungslegungsgrundsätze. Die Art der Buchhaltung besteht darin, alle Transaktionen richtig zu identifizieren und sie für die richtigen Konten zu codieren, ohne sie auf einem Suspense-Konto zu belassen. Das Suspense-Konto gibt dem Buchhalter die Zeit, die er benötigt, um die Transaktion zu identifizieren, sie jedoch noch im Datensatz hat. Sobald sie weiß, wohin die Transaktion geht, oder wenn sie das neue Konto eingerichtet hat, muss sie das Konto aus dem Gleichgewicht bringen.