Beispiel eines Abrechnungssystems

Sie müssen Ihre Mitarbeiter über ein Abrechnungssystem bezahlen, aber die Art des von Ihnen verwendeten Systems hängt von Ihren Abrechnungsbedürfnissen ab. Die Größe Ihres Unternehmens und Ihr Wissen über Abrechnungsaufgaben haben viel damit zu tun, ob Sie sich für ein automatisiertes oder manuelles System entscheiden oder ob Sie den Auftrag an einen Abrechnungsdienstleister übergeben.

In-House automatisiert

Ein automatisiertes oder computergestütztes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem kann eine eigenständige Software oder eine Gehaltsabrechnungssoftware sein, die mit Personal- und Buchhaltungsfunktionen integriert ist. Von Ihrem Arbeitsplatz aus geben Sie die Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter in das System ein - einschließlich persönlicher Informationen wie Sozialversicherungsnummer und Adresse - sowie Gehälter, Arbeitszeiten, Lohnsatz und Informationen zur Steuerbefreiung. Die Software berechnet die Gehaltsschecks anhand der von Ihnen eingegebenen Daten und ermöglicht die Zahlung per Live-Check, Direkteinzahlung und Zahlungskarten.

Mit einem automatisierten Zeitnehmungssystem können Sie die Stunden in die Abrechnungssoftware eingeben. Die Gehaltsabrechnungssoftware enthält keine Steuern vom Lohn Ihrer Mitarbeiter und berechnet komplexe Artikel wie Lohnbindung, Zusatzlohn und Vorsteuerabzug. Mit der Software können Sie bestimmte Mitarbeiterleistungen nachverfolgen, Abrechnungsregister und Steuerberichte drucken und eine W-2-Verarbeitung durchführen. Dieses System verbessert die Effizienz und Genauigkeit gegenüber manuellen Systemen.

Lohnabrechnung

Ein Abrechnungsdienst ist ein externes System. Gegen eine Gebühr leiten Sie Ihre Gehaltsabrechnungsaufgaben an den Anbieter aus. Abhängig von Ihren Anforderungen verarbeitet der Anbieter entweder Ihre gesamte Lohnabrechnung, einschließlich Ihrer Lohnsteuer, oder verwaltet einige Aspekte Ihrer Lohnabrechnung.

Lohnbuchhalter bieten in der Regel Online-Dienste an und einige bieten einen Do-it-yourself-Ansatz: Sie führen die Lohnabrechnung von Ihrem Mobiltelefon oder Büro aus und drucken Ihren eigenen Gehaltsscheck, wenn Sie möchten. Anstatt Software kaufen zu müssen, verwenden Sie das Online-System des Lieferanten. Andere Lohnbuchhalter bieten begrenztere Online-Dienste an. Beispielsweise laden Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter in das System des Lieferanten ein, während der Lieferant Ihre gesamte Lohnabrechnung verarbeitet und die Gehaltsschecks an Sie weiterleitet. Dieses System kann Zeit und Geld sparen und hilft Ihnen, Strafen für Fehler in Lohn-, Stunden- und Steuerberechnungen zu reduzieren, da der Anbieter in der Regel Experten auf diesen Gebieten hat. Sie müssen immer noch die Arbeit des Anbieters überprüfen und über die Gehaltsabrechnung informiert bleiben, da Sie für Fehler des Anbieters haftbar gemacht werden können.

Von Hand

Die manuelle oder manuelle Bearbeitung Ihrer gesamten Gehaltsabrechnung kann funktionieren, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, z. B. fünf oder weniger. Sie benötigen nur wenige Positionen, um dieses System einzurichten, wie Bankschecks, Schreibwaren und Abrechnungsjournale für die Buchführung. Sie berechnen Löhne und Abzüge von Hand, was riskant sein kann, da Abrechnungsberechnungen komplex sein können.

Da Sie über keine Software verfügen, die Sie bei Ihren Berechnungen unterstützt, sollten Sie die Abrechnung dreimal auf Genauigkeit überprüfen, bevor Sie Ihre Mitarbeiter tatsächlich bezahlen. Schreiben Sie keine jährlichen W-2s von Hand, da der Scanner der Social Security Administration die Verwendung einer bestimmten Schriftart erfordert, um sie lesen zu können. Verwenden Sie stattdessen eine Schreibmaschine. Verwahren Sie für die Aufbewahrung von Dateien nur Dateien in Papierform. Dieses System ist einfach und kostengünstig einzurichten.

Überlegungen

Die US-amerikanische Small Business Administration empfiehlt, bestimmte Schritte zur Einrichtung Ihres Abrechnungssystems zu ergreifen. Dazu gehört das Anfordern einer Arbeitgeberkennnummer, die Feststellung, ob der Staat und die lokalen Gebietskörperschaften Identifizierungsnummern verlangen, den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern zu kennen, die Wahl einer Zahlungsperiode, die den gesetzlichen Bestimmungen des Staates entspricht, und die Wahl des richtigen Gehaltsabrechnungssystems.