Mitarbeiterproduktivitäts- und Effizienzberechnungen

Für viele Unternehmen, einschließlich der meisten kleinen Unternehmen, sind die größten Kosten die Arbeitskräfte. Löhne und Gehälter machen den Großteil der Einzelposten- und Kleinbetriebe aus, aber auch die Arbeitskräfte reagieren tendenziell auf Produktivitätssteigerungen. Um die Arbeitskosten zu senken, sollten Unternehmer in Erwägung ziehen, die Effizienz ihrer Mitarbeiter zu messen und aggressive Leistungsziele zu setzen, um die besten Ergebnisse für ihre Arbeit zu erzielen.

Messung der Produktivität von Mitarbeitern

Produktivität ist einfach die Menge von Einheiten eines Produkts oder einer Dienstleistung, die ein Mitarbeiter in einem definierten Zeitraum abwickelt. Ein Mitarbeiter, der Widgets herstellt, kann 20 Widgets pro Stunde erstellen, oder ein Mitarbeiter eines Cafés kann 15 Kunden pro Stunde bedienen. Die einfache Produktivität ist weder gut noch schlecht, und in der Dienstleistungsbranche kann sie von Faktoren abhängen, die außerhalb des Einflussbereichs des Mitarbeiters liegen, wie beispielsweise der Anzahl der Kunden, die sich für den Service anmelden. Produktivität ist das grundlegende Maß für die Arbeitsleistung der Mitarbeiter.

Bestimmung der Serviceeinheit

Produktivität und Effizienz erfordern eine definierte Einheit der Dienstleistung (UOS). Die UOS-Analyse ist in der Regel berufsspezifisch und für Mitarbeiter mit wiederkehrenden Arbeitsplätzen am relevantesten. Beispielsweise kann ein Punktschweißer als UOS "Schweißnähte fertiggestellt" oder "Teile fertiggestellt" haben, wohingegen eine Haushälterin in einem Hotel "pro Schicht gereinigte Zimmer" als UOS haben kann. Einige Jobs, insbesondere professionelle Jobs mit variablem Output, lassen keine vernünftigen UOS-Messungen zu.

Messung der Mitarbeitereffizienz

Die Effizienz ist das Verhältnis der tatsächlichen Zeit eines Mitarbeiters zur Durchführung der einzelnen UOS im Verhältnis zur theoretischen Zeit, die für die Fertigstellung der Arbeit erforderlich ist. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der DVDs verpackt, in einer Stunde 80 DVDs zusammenstellen. Wenn das Best-Practice-Ziel 100 DVDs in einer Stunde beträgt - gemessen an einer Zeitstudie -, ist der Mitarbeiter zu 80 Prozent effektiv und kann 20 weitere Einheiten pro Stunde produzieren.

In der Regel ist es hilfreich, den Prozentsatz der bezahlten Zeit eines Mitarbeiters, der tatsächlich für die Ausführung direkter Arbeit aufgewendet wird, gesondert anzugeben. Zum Beispiel: Eine Arbeitnehmerin, die für eine Arbeitszeit von 8.0 Stunden bezahlt wird, aber aufgrund von Besprechungen und Mittagspausen nur 6.0 Stunden arbeitet, verbringt nur 75 Prozent ihrer Zeit damit, "produktiv" zu sein, was die UOS-Analyse angeht. Nur die sechs Arbeitsstunden sollten in die Effizienzbewertung einbezogen werden.

Benchmarks und Ziele

In einigen Branchen gibt es bereits grundlegende Benchmarks. Beispielsweise verfügen Telefon-Callcenter über Service-Levels, die die ideale Zeitdauer für übliche Transaktionen identifizieren, die branchenübergreifend konsistent ist. Die meisten Unternehmen müssen jedoch selbst festlegen, wie lange grundlegende Aufgaben dauern sollen, und Leistungsziele entsprechend festlegen. Die Baseline-Messung sollte mit einer Zeitstudie durchgeführt werden, bei der die Zeitdauer, die mehrere Transaktionen in Anspruch nehmen, ermittelt wird, oder die Zeit, die ein durchschnittlicher Mitarbeiter für die Durchführung der Aufgabe benötigt.

Es ist möglicherweise nicht ideal, wenn die Mitarbeiter zu 100 Prozent effizient sein sollen, insbesondere wenn den Mitarbeitern die Kontrolle über die eigene Produktivität fehlt - wie etwa bei Kundendienstarbeiten, wenn Mitarbeiter darauf warten, dass Kunden anrufen oder vorbeikommen. Wenn ein Mitarbeiter niemals 100 Prozent erreichen kann, kann die Moral leiden.

Längsschnittbericht zur Effizienz

Der eigentliche Nutzen der Messung der Mitarbeiter-Effizienz liegt im Längsschnitt-Reporting. Durch die Berechnung der Effizienz über einen bestimmten Zeitraum können Möglichkeiten zur Neuorganisation der Besetzung oder zum Hinzufügen oder Entfernen von Mitarbeitern auf der Grundlage des Geschäftsvolumens des Unternehmens identifiziert werden. Die langfristige Produktivität eines einzelnen Mitarbeiters kann zu Leistungssteigerungen und Boni beitragen. Effizienzbewertung kann auch bei der vorausschauenden Modellierung hilfreich sein. Wenn die Erstellung eines Widgets 90 Sekunden dauert und die Mitarbeiter mit einer Effizienz von 75 Prozent arbeiten, werden statt 40 Widgets pro Stunde nur 30 produziert.