Effektive Nutzung von E-Mails

Die Verwendung von E-Mail ist in der Regel bequemer als die Verwendung formeller Kommunikationsmittel. Viele wissen jedoch nicht, wie sie effektiv genutzt werden können. Wenn Sie mit E-Mail nicht vertraut sind, können Sie sich mit den Grundlagen vertraut machen und so viel Zeit und Energie für die Kommunikation mit anderen sparen.

E-Mail schreiben

Wenn Sie E-Mails verwenden, müssen Sie wissen, wie Sie eine Nachricht effektiv schreiben. Beginnen Sie mit der Erstellung einer informativen und fesselnden Betreffzeile. Viele Leute lesen ihre E-Mails aus Zeitmangel nicht. Viele der gelöschten E-Mails werden aufgrund ihrer Betreffzeile zum Löschen ausgewählt. Wenn Sie die Betreffzeile geschrieben haben, konzentrieren Sie sich auf das Schreiben einer kurzen und klaren Nachricht. Sie sollten Rechtschreibung und Satzzeichen zwar korrekt verwenden, dies ist jedoch kein formeller Geschäftsbrief, der alle Formalitäten erfordert.

Zeiteinteilung

Bei der Verwendung von E-Mails müssen Sie vorsichtig sein, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie sich leicht mit E-Mails beschäftigen. In der Regel ist es am effektivsten, sich eine bestimmte Zeit zu widmen, um Ihre E-Mails zu prüfen und damit umzugehen. Wenn Sie ein E-Mail-Benachrichtigungssystem eingerichtet haben, werden Sie möglicherweise ständig E-Mails abrufen und darauf antworten. Wenn Sie sich eine gewisse Zeit mit dem Abrufen Ihrer E-Mails beschäftigen, tun Sie dies in der Regel auf viel effizientere Weise.

Organisieren

Sobald Sie mit der Verwendung von E-Mails beginnen, werden die Nachrichten möglicherweise schnell angezeigt. In diesem Fall ist es üblich, die Nachrichten in Ihrem Posteingang aufbauen zu lassen. Normalerweise ist es eine bessere Lösung, Ihre Nachrichten so zu organisieren, dass Ihr Posteingang effizienter ist. Richten Sie Ordner für bestimmte E-Mail-Gruppen ein. Löschen Sie nicht benötigte Nachrichten. Wenn Sie zulassen, dass sich Nachrichten in Ihrem Posteingang häufen, können Sie auf dem Weg einige wichtige Nachrichten übersehen.

Auf E-Mail antworten

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, für die eine Antwort erforderlich ist, ist es wichtig, professionell zu antworten. Versuchen Sie, innerhalb einer angemessenen Zeit zu antworten. Antworten Sie nur auf E-Mails, die bestimmte Antworten benötigen. Antworten Sie in den meisten Situationen nicht auf alle, wenn Sie antworten. Antworten Sie stattdessen einfach auf die Person, die Ihnen eine Nachricht gesendet hat. Versuchen Sie auch, der Versuchung zu widerstehen, E-Mails regelmäßig an alle Personen in Ihrer Kontaktliste weiterzuleiten.

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