Effektive Kommunikationsmethoden in einer Organisation

Kleinunternehmer gelten als große Gesprächspartner. Normalerweise haben sie viel zu besprechen - nämlich die Produkte oder Dienstleistungen, die sowohl die Leidenschaft ihres Lebens als auch ihr Geschäft repräsentieren. Dieses „Geschenk für den Witz“ bedeutet jedoch nicht zwangsläufig eine effektive Kommunikation. So wie das Hören sich nicht vom Zuhören unterscheidet und das Lesen nicht das Verstehen garantiert, führt das bloße Sprechen nicht immer zu einer nützlichen Kommunikation. Und ob ein Kleinunternehmer 10 oder 100 Angestellte verwaltet, er kann sich auf eine Gewissheit verlassen: Es wird von ihm erwartet, dass er Informationen jeden Tag klar und diplomatisch übermittelt.

Mehr als sein Zufriedenheitsquotient hängt von dieser Fähigkeit ab; Die Zukunft seines Unternehmens kann auch davon abhängen - zumindest wenn Sie der Meinung sind, dass das Wachstum eines Unternehmens an die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gebunden ist.

Aus diesem Grund ist es auch für die wortreichsten Kleinunternehmer sinnvoll, ihre angeborenen Fähigkeiten zu verbessern und zu überprüfen:

Die grundlegenden Kommunikationsanforderungen eines kleinen Unternehmens.
Die verschiedenen Kommunikationsmethoden.
Wie Informationen an Mitarbeiter weitergegeben werden sollten. Effektive Strategien der Organisationskommunikation. Die Kosten für das Ignorieren der organisatorischen Kommunikation.

Was ist ein Kommunikationsbedarf einer Organisation?

Lange vor dem Starttag stehen Kleinunternehmer vor vielen Problemen, die ihre Kommunikationsfähigkeiten (und ihre Geduld) testen. Sie müssen Hilfsprogramme wie Telefon-, Elektro- und Internetdienste einrichten. Sie müssen Büromaterial bestellen und Lieferpläne aushandeln. Sie müssen sicherstellen, dass ihr Marketingplan präzisiert und ihre Buchhaltungssysteme eingerichtet sind. Und natürlich müssen sie für die Leute werben, die sie befragen und befragen, die Seite an Seite mit ihnen arbeiten werden, wenn sie sich auf das neue Unternehmen vorbereiten.

Alle diese Begegnungen bieten eine gute Praxis für die Art der Kommunikation, für die kleine Unternehmer nach dem Auftakttag verantwortlich sind. Die Probleme selbst reichen von trivial ("Wer hat die Limonade im Gefrierfach verlassen, die über Nacht explodiert ist?") Bis zu den äußerst bedeutsamen ("Ein neuer Konkurrent hat gerade den Block nach unten bewegt; so werden wir darauf reagieren.").

Die Ziele dieser internen Kommunikation werden im Allgemeinen in eine oder mehrere der folgenden Kategorien fallen:

Informieren, bei weitem die gebräuchlichste Form der Geschäftskommunikation. Daraus folgt, dass gut informierte Mitarbeiter in der Regel eine bessere Leistung erbringen, solange die Informationen korrekt, aussagekräftig und hilfreich sind. * Beratung, häufig in Form von Anweisungen und Schulungen.
Vorschläge, Ideen und Meinungen abzugeben, deren Qualität den Status eines Kleinunternehmers als maßgeblichen Meinungsführer besiegeln kann. * Überzeugen und im Idealfall eher sanft suggestiv als zwanghaft sein.
Motivieren -
Wenn die Kommunikation auch inspirierend ist, kann sie Wunder bewirken, um die Loyalität der Mitarbeiter zu schaffen und zu festigen. Feedback geben, insbesondere zu Leistungszielen. Einen Prozess oder ein Ergebnis zu kontrollieren, was sich bis zum Nachdenken über die Möglichkeiten beeindruckend anhören kann. Mitarbeiter eines Unternehmens müssen bestimmte Richtlinien, Verfahren oder Protokolle befolgen. Auf diese Weise kann die Kontrolle eines Prozesses oder Ergebnisses Ihrem kleinen Unternehmen dabei helfen, reibungslos und ohne Unterbrechung zu arbeiten.

Was sind die verschiedenen Kommunikationsmethoden?

Selbst wenn Sie Ihren monatlichen Marketing-Kommunikationsplan kaum aufgerissen haben, werden Sie wahrscheinlich von den vielfältigen Taktiken beeindruckt, die Ihr Marketing-Team für Sie entwickelt hat. Das ist, wie es sein sollte, besonders in den frühen Tagen eines Unternehmens.

Wenn Sie darüber nachdenken, ob Sie alle auf dem Laufenden sind, ist es besonders erfreulich, dass die interne Kommunikation im Wesentlichen auf zwei verschiedenen Methoden beruht: schriftlich und mündlich.

Das hört sich vielleicht einfach an, aber es lohnt sich, die Möglichkeiten zu betrachten, die beide Methoden bieten:

Die schriftliche Kommunikation umfasst E-Mails, Briefe, Memos, Vorschläge, Briefe, Schulungshandbücher, Richtlinien und soziale Medien. * Die verbale Kommunikation umfasst die persönliche Kommunikation sowohl einzeln als auch in Gruppen sowie mehrere Kanäle, die Telefon- und Telekonferenz-Tools.

Sogar zwei Kommunikationsmethoden können Sie zum Nachdenken anregen. Mit anderen Worten, woher wissen Sie, auf welche Methode Sie sich verlassen sollten? Das hängt von der Situation ab, aber die schriftliche Kommunikation kann geeigneter sein, wenn:

Sofortiges Feedback ist nicht erforderlich.
Die Nachricht ist sehr detailliert oder komplex (dh sie kann mehrmals gelesen werden, um das Verständnis zu gewährleisten). Der Empfänger ist vorübergehend außer Reichweite. Eine dauerhafte Aufzeichnung der Nachricht ist wünschenswert.

Die verbale Kommunikation kann die bessere Wahl sein, wenn:

Eine Nachricht ist dringend oder zeitnah. Interaktion oder sofortiges Feedback ist notwendig. Die Nachricht ist einfach und unkompliziert.
Es ist keine dauerhafte Aufzeichnung erwünscht.

Einige Kleinunternehmer würden eine dritte - und oft gleichermaßen wirksame - Methode hinzufügen: nonverbale Kommunikation. Dies ist ein zutreffender Punkt, insbesondere weil viele Kommunikationsstudien zeigen, dass Menschen eine verbale Botschaft sowohl hinsichtlich des Inhalts als auch hinsichtlich der Art und Weise, wie sie durch Signale wie Stimmlage, Augenkontakt, Mimik, Körpersprache und Haltung kommuniziert wird, bewerten.

Wie soll eine Organisation Informationen an Mitarbeiter vermitteln?

Wenn Sie fragen, erhalten Sie wahrscheinlich viel konstruktives Feedback zu Ihrem Lieferstil. Aber kein Mitarbeiter kann Ihre Kommunikationsmethoden bemängeln, wenn Sie bestimmte Grundsätze einhalten:

Seien Sie rechtzeitig Tun Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Nachrichten und Informationen von Ihnen und nicht von Dritten erhalten. Wenn die Informationen vertraulich sind, sagen Sie dies. Es ist bekannt, dass Menschen mit vertraulichen Informationen vertrauenswürdig sind. In der Tat schmeicheln sie sich oft durch die Ausweitung des Vertrauens. Sie neigen dazu, zu klatschen und Gerüchte zu verbreiten, wenn keine Informationen vorliegen. Sei ehrlich. Sie können den Gedanken von „Transparenz“ akzeptieren oder auch nicht. Es kann Situationen geben, in denen Sie bestimmte Informationen nicht an Ihre Mitarbeiter weitergeben können oder sollen. Die Informationen, die Sie übermitteln, müssen jedoch ehrlich sein, damit Sie als glaubwürdig betrachtet werden. Sei sachlich. Ihre Glaubwürdigkeit hängt auch von der Qualität der von Ihnen bereitgestellten Informationen ab. Wenn also eine Quelle eines Drittanbieters Ihren Fall auf jeden Fall unterstützt, verwenden Sie ihn auf jeden Fall als Unterstützung.
Seien Sie zielgerichtet. Ihre Mitarbeiter sollten sich nie fragen, "was war das für ein Sinn?". Sie sollten einen klar definierten Zweck haben, bevor Sie überhaupt den Inhalt einer schriftlichen oder mündlichen Nachricht planen.
Klar sein. Leichter als es sich anhört, da Klarheit oft mit Übung einhergeht. Verbessern Sie Ihre Lernkurve, indem Sie eine einfache, präzise Sprache verwenden und komplexe Begriffe vermeiden. Dies soll nicht heißen, dass Sie die Nachrichten "stummschalten" sollten. Ihre Mitarbeiter sind wahrscheinlich sehr scharfsinnig. Wenn Sie jedoch befürchten, dass eine Idee oder ein Konzept Verwirrung stiften kann, sollten Sie dies mit einer Illustration oder einem Beispiel sichern, damit Ihre Botschaft verstanden wird.
Sei fair und respektvoll. Präsentieren Sie alle Seiten einer Situation und vermeiden Sie voreingenommene, abfällige und verletzende Sprache. Es kann hilfreich sein, sich daran zu erinnern, dass Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens den Ton für Ihr Unternehmen bestimmen. Und wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise hören, dass Sie einen Konkurrenten öffentlich herabsetzen, werden sie sich wahrscheinlich dazu berechtigt fühlen.
Sei zuversichtlich. Wenn Sie sich hinsichtlich des Zeitpunkts, der Art oder des Inhalts einer Nachricht nicht sicher sind, folgen Sie Ihrem besseren Instinkt und denken Sie darüber nach, bevor Sie handeln. Das Zögern und die Ungewissheit werden von den Menschen oft schnell aufgegriffen, und diese Zweifel werden Ihre Botschaft fast sicher untergraben.

Welche Arten von effektiver organisatorischer Kommunikation gibt es?

Sie wären kein Kleinunternehmer, wenn Sie nicht unnachgiebig sein würden, um sich mit dem Thema Organisationskommunikation zu beschäftigen. Was nützt es außerdem, wenn Sie nicht bereit sind, die Dinge zu verwechseln und Ihren eigenen Kommunikationscocktail zu kreieren?

Natürlich möchten Sie Strategien anwenden, die Ihren persönlichen Stil und Ihren Komfort ergänzen. Wie bei vielen Geschäftsinhabern fühlen Sie sich bei traditionellen Outreach-Bemühungen, insbesondere bei Begegnungen von Angesicht zu Angesicht, am wohlsten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Mitarbeiter motiviert, produktiv und motiviert zu halten, können einige dieser Strategien, die sich mit Tradition und Neuem treffen, für Sie von Nutzen sein:

Wiederkehrende Meetings mit einer Wendung. Es gibt nichts Neues (oder würde man sagen, spannend) über Meetings, aber das hängt davon ab, wer sie leitet - und wie. Nennen Sie sie "Check-Ins", wenn Sie möchten, aber regelmäßige "Group Meetings" können die Mitarbeiter verantwortlich und fokussiert halten. Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, dass die Aufmerksamkeit nachlässt, halten Sie Meetings ab, bei denen alle stehen bleiben. (Die Sitzungen können auch kürzer sein.) Alternativ setzen Sie sich in einem Kreis. Oder planen Sie jeden Freitag eine "Aufrundung" und wechseln Sie zu einer sozialen Stunde, um die Woche mit einem positiven Hinweis zu beenden.
Eine offene und drehbare Tür. Die Politik der offenen Tür erobert auch nicht gerade die Welt der kleinen Unternehmen. Stellen Sie sich jedoch die Überraschung Ihrer Mitarbeiter vor, wenn Sie das Paradigma umkehren und durch die Tür gehen und für einen informellen oder sonstigen Vortrag einen Stuhl heraufholen. Wenn Sie wirklich mit gutem Beispiel vorangehen möchten und möchten, dass Mitarbeiter durch Ihre Tür gehen, um mit Ihnen zu sprechen, machen Sie deutlich, dass Sie der Meinung sind, dass offene Türen in beide Richtungen schwingen sollten.
Mentor mit Bedeutung. On-Boarding-Verfahren können leicht übersehen werden, vorausgesetzt, es wird vorausgesetzt, dass neue Mitarbeiter „von Anfang an lernen“. Erleichtern Sie ihre Lernkurve, indem Sie einen Mentor beauftragen, der für mindestens sechs Monate als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Die anderen Vorteile: Mentoren schätzen normalerweise den Status (einen gesunden Wettbewerb zwischen ihren Kollegen) und berichten oft konstruktive Kritik an den Chef (Sie).

Welche Auswirkungen hat eine schlechte organisatorische Kommunikation?

Sie haben wahrscheinlich herausgefunden, dass effektive Kommunikation Zeit braucht. Es ist Zeit, die Sie lieber als ruhige Mittagspause genießen möchten, als eine Debatte zwischen zwei Arbeitsteams zu führen. Wenn Sie am Ende des Tages lieber nach Hause gehen möchten, als sich auf dem Flur aufzuhalten, um einen Mitarbeiter zu unterstützen, der Sie nicht begeistert, ist es Zeit. Und es dauert Zeit, bis Sie den Unplugger für den Tag verschieben und in den Schlaf gehen, anstatt auf eine weitere E-Mail in der Nacht zu antworten.

Effektive Kommunikation erfordert Zeit und Mühe, und obwohl Ihr Arbeitsplatz möglicherweise nicht von einer namhaften Zeitschrift zu einem der „besten Arbeitsplätze“ gewählt wird, sollte er dennoch nicht die schädlichsten negativen Folgen einer schlechten Kommunikation erleiden. Dazu gehören:

Senkung der Produktivität Mitarbeiter, die sich treibend, unmotiviert oder unzufrieden fühlen, können ihre Arbeit mit Kollegen verbringen. Andere werden nicht-arbeitende Tätigkeiten finden, um ihre Aufmerksamkeit während der Arbeitszeit zu beschäftigen.
Verpasste Termine Mitarbeiter, die nicht wissen, wie eine Aufgabe zu erledigen ist, werden fast sicher damit zu kämpfen haben. * Häufigeres Fehlverhalten. Mitarbeiter, die mit einer dieser Emotionen kämpfen, haben oft Schwierigkeiten, zur Arbeit zu erscheinen. Sie sind krank, in Ordnung - sich außerhalb der Schleife zu fühlen.
Hoher Umsatz Jeder weiß, dass entrechtete Angestellte, die das Gefühl haben, keine Stimme am Arbeitsplatz zu haben, beschließen, ihre Stimmbänder durch Aufhören zu brechen.
Eine größere Anzahl von Verletzungen am Arbeitsplatz. Daraus folgt, dass Mitarbeiter, die falsch oder unangemessen über korrekte Praktiken sind, mehr Fehler machen und mehr Arbeitsunfälle haben.
Schlechter Kundenservice. Eine weitere Sicherheit: Fast alles über ein kleines Unternehmen schließt sich, angefangen beim Eigentümer über den Umzug zu den Mitarbeitern bis hin zum Kunden. Guter Service ist entweder ein glückliches Ergebnis oder ein trauriger Verlust der organisatorischen Kommunikation.

Innovation hat vor diesem Hintergrund keine Chance - und vielleicht auch nicht das Geschäft, in das Sie so viele Hoffnungen gesetzt haben. Mit Engagement und Übung kann jeder Kleinunternehmer lernen, ein effektiver Arbeitsplatzkommunikator zu werden. Kleinunternehmer sind mehr als gute Gesprächspartner. Als Gruppe werden sie auch als Über-Macher ausgezeichnet.