Verfahren zur Vernichtung von Dokumenten

Mit der Androhung von Identitätsdiebstahl und den Bußgeldern, die wegen nicht ordnungsgemäßer Verwerfung von Dokumenten verhängt werden können, sollte die ordnungsgemäße Vernichtung Ihrer Geschäftsdokumente niemals leichtfertig getroffen werden. Staatliche Gesetze und Branchenvorschriften können davon abhängen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden und wie sie entsorgt werden müssen. Es ist daher wichtig, sich über die jeweiligen Richtlinien auf dem Laufenden zu halten, bevor Verfahren für Sie und Ihre Mitarbeiter entwickelt werden.

Compliance und Richtlinien

Unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder in welcher Branche Sie tätig sind, sollten Sie wissen, welche Dokumente dauerhaft vernichtet werden müssen und welche niemals zerstört werden sollten. Staatliche und branchenbezogene Bußgelder können schwerwiegende Folgen haben, wenn Dokumente nicht ordnungsgemäß entsorgt werden, insbesondere wenn es sich um Finanzinformationen von Kunden und um Krankenakten der Mitarbeiter handelt. Geschäftssteuerdokumente und Kontoauszüge für Bankkonten und Geschäftskreditkarten sollten mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden, bevor sie vernichtet werden. Wenn Sie festgelegt haben, welche Dokumente vor dem Ablegen vernichtet werden sollen, können Sie dies selbst tun oder ein Outsourcing-Unternehmen beauftragen, das sich auf das Schreddern von Papier und die Vernichtung elektronischer Daten spezialisiert hat.

Autorisierung und Verantwortung

Wenn Sie als Unternehmer die Vernichtung von Dokumenten nicht persönlich beaufsichtigen, stellen Sie sicher, dass eine verantwortliche Person wie Ihr Büroleiter, Ihr Netzwerkadministrator oder Ihr Steuerberater zuständig ist. Diese Person sollte mit Ihren Richtlinien und den Gesetzen und Bestimmungen, die diese Richtlinien regeln, vertraut sein. Er sollte auch sicherstellen, dass die zu vernichtenden Dokumente nur die sind, die vernichtet werden sollten. Zum Beispiel kann Papier, das geschreddert werden soll, in einem bestimmten Bereich eines Raums in versiegelten Beuteln abgelegt werden, die von der zuständigen Person mit einer Initiale versehen sind.

Papieraufzeichnungen

Ein Aktenvernichter ist die bevorzugte Entsorgungsmethode für die meisten Geschäftsdokumente. In den meisten Bürobedarfsgeschäften können Sie Aktenvernichter für unterschiedliche Mengen kaufen. Das Brennen oder Pulverisieren kann in Abhängigkeit von der Empfindlichkeit der Informationen bevorzugt sein. Pulverisieren zerkleinert oder zerkleinert zerkleinertes Papier, so dass ein Zusammenfügen praktisch unmöglich ist. Wenn Sie Papier selbst zerkleinern, sollten Sie dies in großen Mengen tun, sodass die Dokumente gemischt werden und es unwahrscheinlich ist, dass sie leicht zusammengefügt werden. Legen Sie das zerhackte Papier unmittelbar vor dem Eintreffen des Recyclingwagens aus.

Elektronische Dokumente

Denken Sie beim Löschen elektronischer Dokumente auf einem Computer immer daran, den Papierkorb zu leeren. Dateien werden nicht wirklich gelöscht, wenn sie sich noch im Papierkorb des Computers befinden. Solange sich noch Festplatten in Ihrem Besitz befinden, sollte dies ausreichen, um elektronische Dokumente zu vernichten. Bevor Sie eine Festplatte aufgeben, muss die Festplatte mit einer speziellen Software gelöscht oder physisch zerstört werden, bevor Sie davon ausgehen können, dass die Dokumente nicht wiederhergestellt werden können. Dazu gehören Festplatten in Fotokopierern, auf denen elektronische Kopien jeder Fotokopie gespeichert werden können.