Die Nachteile, dass Aufgaben in der Buchhaltung nicht getrennt sind

Trennung oder Trennung von Rechnungslegungspflichten bedeutet, die Aufgaben so aufzuteilen, dass verschiedene Personen die Transaktionsverarbeitung, die Datenerfassung, die Erstellung des Abschlusses und die Prüfung durchführen. Wenn Sie sich darauf verlassen müssen, dass alle Abrechnungsfunktionen von einer Person übernommen werden, kann dies zu unzureichenden internen Kontrollen, Buchführungsbetrug und Veruntreuung von Unternehmensvermögen führen.

Interne Kontrollen

Ein kleines Unternehmen wie ein Restaurant oder eine Arztpraxis hat möglicherweise keine Buchhaltungsabteilung mit Dutzenden von Mitarbeitern. Wenn Sie den Büroleiter oder den Buchhalter allein für die Buchhaltung verantwortlich machen, kann dies dazu führen, dass Fehler bei der Dateneingabe - beispielsweise die Eingabe eines falschen Umsatzbetrags - oder schwerwiegendere Fehler, z. B. das Vergessen der Erfassung einer Transaktion oder das Nichtbezahlen, auftreten die Rechnungen pünktlich. In einem im April 2009 vom Institute of Internal Auditors veröffentlichten Artikel schrieb der Leiter der Unternehmensprüfung, Nick Stone, dass Inhaber von Kleinunternehmen weiterhin beteiligt bleiben sollten. Sie könnten beispielsweise monatliche Kontoauszüge überprüfen und regelmäßig für den Buchhalter ausfüllen. Diese Stichproben können als Überprüfungsmechanismus dienen, um ungewöhnliche Einträge und Trends zu erkennen.

Entdeckung eines Betruges

Eine unzureichende Aufgabentrennung kann die Aufdeckung von Betrug erschweren. Beispiele für Betrug sind das Akzeptieren von Bargeld von Kunden, ohne die Transaktion in den Büchern des Unternehmens zu erfassen, Verkaufstransaktionen absichtlich zu unterbieten oder Zahlungen an Lieferanten zu übersteuern, Rechnungen und Quittungen falsch zu platzieren, Verbindlichkeiten in außerbilanziellen Konten zu verbergen und irreführende Informationen zu hinterlegen Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden. In einem vom Small Business Resource Network veröffentlichten Artikel schlägt der Wirtschaftsprüfer Eve E. Brown vor, dass durch die Aufgabentrennung mindestens eine Person im Rechnungslegungsprozess Betrugsfälle erkennen und melden kann. Stone schreibt, das Grundprinzip der Trennung sei, dass kein Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern in der Lage sein sollte, Betrug im Rahmen seiner üblichen Pflichten sowohl zu begehen als auch zu verbergen.

Veruntreuung von Vermögenswerten

Die Veruntreuung von Vermögenswerten könnte auch auf eine unzureichende Trennung der Rechnungslegungsfunktionen zurückzuführen sein. Diese Risiken wachsen, wenn eine Person für den Umgang mit Vermögenswerten zuständig ist, Transaktionen im Unternehmensbuch erfasst und die Salden am Ende eines Abrechnungszeitraums überprüft. Beispiele hierfür sind das Bargeld-Skimming, bei dem das über die Post eingegangene Geld und die Manipulation von Schecks möglicherweise missbraucht werden, und betrügerische Lohnabrechnungssysteme, wie beispielsweise Barzahlungen an nicht existierende Mitarbeiter.

Überlegungen

Durch die Trennung der Rechnungslegungspflichten werden Fehler und Betrug nicht beseitigt, sie können jedoch dazu beitragen, sie zu reduzieren. An den großen Rechnungslegungsskandalen der späten 1990er und 2000er Jahre waren häufig börsennotierte Unternehmen beteiligt, die mehreren Aufsichtsbehörden vollständige Finanzangaben machen mussten. Bestechung, Interessenkonflikte und andere Korruptionsrisiken würden auch bei der getrennten Rechnungslegung bestehen bleiben. Stone weist darauf hin, dass diese Korruptionsrisiken übergeordnete Unternehmenskontrollen wie Governance-Richtlinien und Interessenkonfliktrichtlinien erfordern.