Was ist ein Fokuspunkt in einer Meeting-Agenda?

Meetings können dynamische Versammlungen sein, bei denen innovative Ideen geboren werden. Sie können auch schnell zu Gemütsbewegungen anregen, da die Teilnehmer sich wie verschwendet fühlen und Zeit verloren haben und nichts erreicht haben. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens ist es Ihre Aufgabe, die Besprechung in Richtung der Dynamik und des Frustrierens zu lenken. Um dies zu erreichen, sollten Sie die Zeit verdoppeln, die Sie für die Erstellung der Agenda benötigen, gemäß "Forbes". Als Teil Ihres Agenda-Crafting-Prozesses müssen Sie Fokuselemente erstellen, die den Inhalt und die Richtung Ihres Meetings bestimmen.

Organisatorische Bedeutung

Ein Fokuspunkt, der auch als Tagesordnungspunkt, Aktionspunkt oder Thema bezeichnet wird, ist ein Punkt, der während eines Meetings geprüft oder besprochen werden soll. Ein Meeting-Programm ist eine Liste von Schwerpunkten, die für die Präsentation oder Diskussion dieser Teilnehmer und die ihnen zugewiesene Zeit. Strategisch auf der Tagesordnung angeordnet, gibt die Reihenfolge der Fokuselemente einen Überblick über die Struktur der Besprechung. Zum Beispiel wird der erste Fokuspunkt der erste behandelte Punkt sein, während der letzte Fokuspunkt der letzte Punkt ist, der vor der Vertagung der Besprechung geprüft wird.

Aktionsschwerpunkt

Fokuselemente müssen mit Aktionsverben beginnen, damit die Mitglieder verstehen können, was erledigt werden muss. Wenn Sie beispielsweise nur "Ereignisgastliste" auflisten, wissen die Teilnehmer nicht, ob Sie die Gästeliste verfeinern, überprüfen, auswählen oder korrigieren. Schreiben Sie stattdessen "Abstimmung über Ereignisgastliste". Dadurch wird der Fokuspunkt viel klarer und die Teilnehmer des Meetings wissen, was zu erwarten ist.

Auswählen von Fokuselementen

Bevor Sie sich für Ihre Fokuselemente entscheiden, legen Sie fest, was Sie beim Schließen der Besprechung erreichen möchten. Sobald Sie die Ziele Ihres Meetings kennen, können Sie Fokuselemente entwickeln, um diese zu erreichen. Gute Orte für die Suche nach Fokuselementen sind das Protokoll vom letzten Meeting und das Feedback der Teilnehmer. Nachdem Sie eine Liste potenzieller Fokuselemente erstellt haben, stellen Sie sicher, dass die Elemente miteinander zusammenhängen und alle Teilnehmer einbeziehen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie mehr als ein Meeting in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer konzentriert und engagiert bleiben.

Vorbereitet sein

Wenn Sie einen Schwerpunkt auf die Tagesordnung Ihrer Besprechung setzen, stellen Sie sicher, dass Sie oder der ausgewählte Teilnehmer bereit sind, sich damit zu befassen, indem Sie die erforderlichen Unterlagen zusammenstellen. Wenn Ihr Fokuselement beispielsweise "Finanzberichte genehmigen" lautet, müssen Sie die Berichte in der Besprechung bei sich haben. Als Geschäftsinhaber können Sie sicherstellen, dass Sie ein gutes Meeting haben, indem Sie sicherstellen, dass jeder Teilnehmer einige Tage vor dem Meeting auf die erforderlichen Hilfsmaterialien zugreifen kann.