So schreiben Sie eine E-Mail an Ihre Mitarbeiter

Der technologische Fortschritt hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Art und Weise, wie kleine Unternehmen Operationen durchführen und mit den Mitarbeitern kommunizieren, beeinflusst. Eine solche Weiterentwicklung, E-Mail, bietet Unternehmen aller Größen eine schnelle und kostengünstige Kommunikationsmöglichkeit. E-Mail ermöglicht eine Massenkommunikation zwischen allen Mitarbeitern und eine zielgerichtete Kommunikation auf bestimmte Mitarbeiter. Wenn Sie E-Mails zur Kommunikation mit Mitarbeitern verwenden, sollten Manager und Vorgesetzte mehrere Faktoren berücksichtigen.

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Schreiben Sie eine aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile, die den genauen Grund für die E-Mail angibt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail-Nachricht über ein bevorstehendes Meeting senden, platzieren Sie die betreffende Art von Meeting in der Betreffzeile, z. B. Teammeeting oder Marketingmeeting. Dies kann dem Empfänger helfen, die E-Mail-Kommunikation zu priorisieren. Die Auswahl einer genauen und detaillierten Betreffzeilennachricht erleichtert dem Empfänger auch das Auffinden der Nachricht, wenn E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt durchgesehen werden.

2

Senden Sie eine separate E-Mail für jedes Thema, das Sie ansprechen möchten. Auf diese Weise können Sie jede E-Mail direkt und auf den Punkt bringen. Wenn Sie jede E-Mail auf ein Thema beschränken, kann sich der Empfänger auch auf die vorliegende Nachricht konzentrieren und die E-Mail in einem bestimmten elektronischen Ordner für jedes Thema ablegen, z. B. Besprechungen, Anfragen und Richtlinienaktualisierungen.

3.

Vermeiden Sie ausgefallene Worte und technische Begriffe, um die Kommunikation einfach und prägnant zu gestalten. Verzichten Sie auf die Verwendung eines komplexen Begriffs oder einer komplexen Beschreibung, wenn ein einfacher Ansatz denselben Zweck erfüllt.

4

Befolgen Sie die Grundregeln für die professionelle Höflichkeit, wenn Sie den Mitarbeitern eine E-Mail senden. Sprechen Sie den Empfänger professionell an und schließen Sie jede E-Mail mit einem Dankeschön oder einem anderen geeigneten Abschluss. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, und überprüfen Sie die E-Mail vor dem Senden auf Korrektheit.

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Fordern Sie ggf. eine Antwort vom Empfänger an. Geben Sie Einzelheiten dazu an, welche Art von Follow-up Sie benötigen, wie Sie es erwarten und wann Sie eine Antwort benötigen.