Wie schreibe ich einen Brief, der die Erstattung von Geld zurückweist?

Kein Kleinunternehmer möchte einen unglücklichen Kunden haben, aber es ist nicht immer möglich, Probleme zu seinen Gunsten zu lösen. Wenn ein Kunde eine Rückerstattung für das für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ausgegebene Geld verlangt, müssen Sie alle verfügbaren Informationen überprüfen und feststellen, ob die Umstände eine Rückerstattung rechtfertigen. Wenn Sie keine Erstattung ausstellen möchten, teilen Sie dies dem Kunden umgehend mit, indem Sie ihr ein höfliches, aber festes Ablehnungsschreiben zusenden, in dem Sie Ihre Gründe für die Ablehnung des Erstattungsantrags kurz erläutern.

Verwenden Sie professionelles stationäres und Anrede

Verwenden Sie Firmenbriefpapier und folgen Sie dem Standardformat für Geschäftsbriefe, wenn Sie Ihren Brief schreiben. Geben Sie das Datum und den vollständigen Namen und die Anschrift des Kunden sowie eine kurze Betreffzeile an - "Betreff: Ihre Rückerstattungsanforderung vom 10. Mai". Öffnen Sie mit einer formalen Anrede wie "Sehr geehrte Frau Smith:", um den Ton festzulegen.

Schreiben Sie in einem festen, höflichen Ton

Verwenden Sie eine feste, aber höfliche Sprache. Bestätigen Sie in Ihren ersten Sätzen den Erstattungsantrag, und erläutern Sie kurz, welche Schritte Sie zur Ermittlung der Umstände unternommen haben, und treffen Sie Ihre Entscheidung. Verstärken Sie Ihren Fall mit Ausdrücken wie "Ich habe persönlich die Situation um Ihre Anfrage herum untersucht" oder "Ich habe mit unserem Manager gesprochen, nachdem wir die Vertragsbedingungen überprüft haben.".

Nehmen Sie eine entschuldigende Haltung ein

Höfliches Bedauern ausdrücken, aber deutlich sagen, dass Sie die Anfrage ablehnen und den Grund in Ihrem Hauptabschnitt angeben. Geben Sie eine bestimmte Unternehmensrichtlinie an, um Ihre Entscheidung wann immer möglich zu begründen.

Beispiel

Wenn ein Kunde eine Rückerstattung für eine kürzlich gekaufte Uhr verlangt, lautet Ihr Brief möglicherweise wie folgt:

"Es tut uns leid, dass Sie mit Ihrer neuen Uhr nicht zufrieden sind, aber wir haben uns entschieden, keine Rückerstattung zu gewähren. Die Herstellerrichtlinie besagt eindeutig, dass die Uhr nicht wasserdicht ist und nicht unter Wasser getragen werden sollte. Sie haben angegeben, dass Sie die Uhr beim Schwimmen getragen haben. wodurch die Garantie ungültig wird. "

In anderen Fällen können Sie Ihre Entscheidung erklären, indem Sie darauf hinweisen, dass der garantierte Erstattungszeitraum des Unternehmens abgelaufen ist, oder indem Sie den Kunden darauf hinweisen, dass der Artikel im Rahmen eines Vertrags verkauft wurde, der besagt, dass es sich um eine Bedingung handelt - keine Rückerstattung oder Rückgabe.

Betonen Sie, dass Sie den Kunden schätzen

Fügen Sie Ihrem abschließenden Absatz eine kurze Erklärung hinzu, dass Sie die Schirmherrschaft des Kunden schätzen. Wenn Sie befürchten, einen langfristigen oder geschätzten Kunden zu entfremden, sollten Sie in Betracht ziehen, anstelle einer Rückerstattung etwas von geringerem Wert anzubieten.

Beispiel

Betrachten Sie einen Satz wie:

"Obwohl wir derzeit keine Rückerstattung leisten können, schätzen wir Ihr Geschäft und möchten Ihnen einen Rabatt von 15 Prozent auf Ihren nächsten Einkauf anbieten."

Eine weitere Option wäre, einen Kredit anzubieten, der bei einem zukünftigen Kauf verwendet werden könnte. Dieser Trost kann den Schlag der Rückerstattungsverweigerung mildern. Schließen Sie den Brief mit Ihrem formellen Geschäftssignaturblock und Ihrer handschriftlichen Unterschrift.

Korrekturbrief vor dem Senden

Lesen Sie Ihren Brief sorgfältig durch. Korrigieren Sie typografische oder grammatikalische Fehler, drucken Sie eine saubere Kopie und unterschreiben Sie sie erneut. Wenn Sie einen besonders geschätzten Kunden oder eine beträchtliche Rückerstattungsanforderung erhalten, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihren Brief vor dem Absenden durch einen anderen Eigentümer oder einen leitenden Manager zu überprüfen.