Schreiben eines Einführungsschreibens für einen gemeinnützigen Verein, der Geld benötigt

Non-Profit-Organisationen verwenden häufig Direktwerbung für Spendenaktionen. Ein Einleitungsschreiben ist eine Öffnung für einen Vorschlag, der eine bestimmte Höhe der Finanzierung für einen bestimmten Zweck erfordert. Das Schreiben sollte detailliert und genau sein und dem Leser alle Informationen liefern, die er benötigt, um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob die gemeinnützige Organisation durch einen finanziellen Beitrag unterstützt wird. Der Brief sollte auch Anhänge enthalten, z. B. Literatur, die die Mission und die Programme der Non-Profit-Organisation beschreibt.

Ein professionelles Schreiben vorbereiten

Um wirksam zu sein, sollte ein Schreiben, in dem ein finanzieller Beitrag verlangt wird, auf den Briefkopf der Non-Profit-Organisation gedruckt und an die am besten geeignete Person in der Organisation gerichtet werden. Wenden Sie sich vor dem Verfassen eines Briefes an das Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, und fragen Sie nach dem Namen der Person, die für die Bewertung von Spendenanfragen verantwortlich ist. Dies kann ein Community Relations Director, ein philanthropischer Manager oder in größeren Unternehmen ein Director für gemeinnützige Spenden sein. Wenn Sie einen Brief an die entsprechende Person richten, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Anfrage erteilt wird.

Erstellen Sie eine überzeugende Einführung

Ihr Brief sollte beginnen, indem er die gemeinnützige Organisation vorstellt und ihr Ziel und ihre Mission beschreibt. Schreiben Sie eine Erklärung mit einem Absatz, in der angegeben wird, wie lange die Organisation besteht, die Bevölkerung, der sie dient, und der Grund, warum die gemeinnützige Organisation eine Finanzhilfe beantragt. Zum Beispiel: „Die ABC-Kinderorganisation ist seit 1945 in Betrieb. Die Organisation bietet Gesundheitsleistungen für gefährdete Kinder in der Region Tri-County an. Kürzliche Kürzungen bei der staatlichen Finanzierung haben zu einem Haushaltsdefizit für unsere Organisation geführt, das wir zu überwinden versuchen. “

Engagieren Sie sich mit der Ausrichtung der Mission

Das Schreiben sollte den Interessenten ansprechen, indem es zeigt, wie die Mission der Non-Profit-Organisation mit der des Unternehmens in Einklang steht. Dies erfordert eine Untersuchung, bevor der Brief geschrieben wird.

Beispiel

Janet arbeitet für Alice's Closet, eine gemeinnützige Organisation, die obdachlose Frauen mit Kleidung für Bewerbungsgespräche versorgt. Derzeit führt sie eine jährliche Spendenaktion durch, um die Mission von Alice's Closet zu unterstützen. Sie erfährt, dass der Inhaber eines lokalen Geschäftes, Serendipity, in einem Mentorenprogramm für junge Frauen tätig ist. In ihrem Fundraising-Brief schreibt Janet:

Ihr Geschäft ist ein angesehener Einzelhändler in unserer Gegend und alle schwärmen von den schönen Kleidungsstücken und Accessoires, die er verkauft. Darüber hinaus schätzt die Community auch, wie Sie sich für junge Frauen einsetzen, indem sie Mentoring und ein starkes Vorbild bietet. Aufgrund unseres gemeinsamen Engagements für die Gemeinschaft und die Frauen bitten wir Sie, eine Spende für Alice's Closet in Betracht zu ziehen.

Machen Sie Ihre Anfrage

Geben Sie nach der Einführung konkret an, was Sie vom Briefempfänger erwarten. Wenn Sie nach einer dauerhaften finanziellen Unterstützung oder einer einmaligen Spende suchen, definieren Sie genau, was Sie benötigen, wann Sie es benötigen und wie es verwendet wird. Zum Beispiel: „Ich schreibe heute, um einen Finanzbeitrag von 1.000 USD zur Unterstützung der von uns angebotenen Vorsorgeklinik zu beantragen. Diese Mittel werden zur Deckung der Kosten für Impfungen und medizinische Versorgung verwendet und dienen mehr als 350 lokalen gefährdeten Kindern. Wir werden den Dienst am 1. Oktober dieses Kalenderjahres anbieten und müssen spätestens am 1. September über Finanzmittel verfügen. “

Bestätige ihre Großzügigkeit

Fassen Sie Ihr Schreiben zusammen, indem Sie dem Unternehmen dafür danken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die Anfrage zu prüfen. Es ist eine gute Praxis, den Spendern für ihre Zeit und Mühe zu danken. Nachdem sie das Geschenk gemacht haben, ist es wichtig, den Unternehmen für ihre Unterstützung zu danken, um gute Beziehungen zu pflegen.

Schreiben Sie eine effektive Schlussfolgerung

Schließen Sie Ihren Brief mit einem Aufruf zum Handeln ab und notieren Sie, welche Folgemaßnahmen stattfinden. Zum Beispiel: „Ein Vertreter unserer Organisation wird sich später in dieser Woche mit Ihnen in Verbindung setzen, um zu besprechen, inwiefern Ihre gute unternehmerische Verantwortung der Gemeinschaft durch diese Initiative zugute kommen kann.“ Verweisen Sie auf alle Anlagen, die Sie mit dem Schreiben versehen haben, z Non-Profit-Statusüberprüfung oder andere Sicherheiten, die hilfreich sind, um die Mission Ihrer Organisation zu fördern und die in Ihrem Anforderungsschreiben beschriebenen Anforderungen zu unterstützen.