So verwenden Sie Outlook Business Contract Manager

Als Geschäftsinhaber ist es wichtig, Ihre Kontakte im Auge zu behalten, und manchmal liefert ein einfaches E-Mail-Programm nicht alle erforderlichen Kontaktinformationen. Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, haben Sie Zugriff auf ein spezielles Add-On, mit dem Geschäftsinhaber jeden Kontakt optimal nutzen können. Dieses Produkt wird als Business Contact Manager bezeichnet. Mit diesem Produkt können Sie Ihre Kunden, Ihre Kunden und Ihre potenziellen Kunden nachverfolgen.

Melden Sie sich an Ihrem Computer an und installieren Sie Business Contact Manager (BCM) für Outlook 2007. Nach der Installation des Produkts können Sie Ihre persönlichen Kontaktinformationen weiterhin in Outlook aufbewahren. BCM ermöglicht jedoch die Nachverfolgung Ihrer geschäftlichen Kontaktinformationen, wodurch es einfacher wird Halten Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mail-Personas getrennt.

Gehen Sie zum Business Contact Manager-Menü und klicken Sie auf "Konto". Gehen Sie zum Standardmenü und klicken Sie auf "Neu". Durch das Hinzufügen eines Kontakts zu BCM ist es einfacher, einen bestimmten Kunden zu finden, um die Ergebnisse und neuen Geschäftsmöglichkeiten zu verfolgen.

Geben Sie die Informationen für den Kontakt direkt in das Kontoformular ein. Klicken Sie im Office 2007-Menüband auf die Registerkarte "Konto" und klicken Sie auf die Gruppe "Aktionen". Wählen Sie "Speichern und schließen", um den neuen Datensatz zu erstellen. Das Office 2007-Menüband hat die Menüleiste ersetzt, die in früheren Versionen von Microsoft Office verwendet wurde. Das Erscheinungsbild der Multifunktionsleiste unterscheidet sich von dem der Menüleiste, die Funktionalität ist jedoch weitgehend gleich. Fügen Sie alle Ihre Geschäftskontakte hinzu, indem Sie deren Informationen in ein neues Kontoformular eingeben.

Klicken Sie auf eine E-Mail, um automatisch einen Geschäftskontakt aus Outlook hinzuzufügen. Gehen Sie zur Business Contact Manager-Symbolleiste und klicken Sie auf "E-Mail-Link automatisch senden". Die Funktion zum automatischen Linken von E-Mails bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, einen neuen Kontakt auf der Grundlage der in Outlook gespeicherten Informationen zu erstellen.

Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie in einen Geschäftskontakt konvertieren möchten, und klicken Sie auf "OK". Dadurch wird die E-Mail-Adresse als neuer Geschäftskontakt in Business Contact Manager gespeichert. Die E-Mail-Adresse und der Name des Kontakts werden automatisch hinzugefügt. Sie können den Datensatz bearbeiten, um bei Bedarf weitere Details hinzuzufügen.

Klicken Sie auf die Business Contact Manager-Symbolleiste und wählen Sie "Business Project", um einen neuen Projektdatensatz zu erstellen. Gehen Sie zum Standardmenü und klicken Sie auf "Neu". Das Projektprotokoll soll Unternehmen dabei helfen, bei Projekten und Geschäftsbeziehungen mit anderen Parteien zusammenzuarbeiten.

Geben Sie die Projektinformationen direkt in das Formular ein, klicken Sie auf die Office 2007-Multifunktionsleiste und wählen Sie die Registerkarte Business Contact Manager. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Speichern und schließen".

Erstellen Sie ein Konto, indem Sie auf das Menü Business Contact Manager klicken und "Konto" auswählen. Klicken Sie auf "Standard" und dann auf "Neu". Geben Sie Ihre Informationen in das Kontoformular ein und klicken Sie in der Office 2007-Multifunktionsleiste auf die Gruppe "Konto". Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Speichern und schließen". Das Erstellen von Konten in BCM bietet Ihren internen Vertriebsmitarbeitern einen echten Nutzen, wenn sie Geschäftsaussichten und Konten nachverfolgen.

Starten Sie einen neuen Opportunity-Datensatz, indem Sie auf das Menü Business Contact Manager klicken und "Opportunity" auswählen. Klicken Sie auf das Menü "Standard" und wählen Sie "Neu". Geben Sie die Informationen in den Opportunity-Datensatz ein. Klicken Sie auf das Office 2007-Menüband, wählen Sie "Opportunity" aus, klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Speichern und schließen". Der Rekord der Geschäftsmöglichkeiten soll Ihnen dabei helfen, die neuen Chancen zu nutzen, um die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens zu verkaufen.

Importieren Sie Daten aus einer Outlook-Verteilerliste, indem Sie auf das Menü "Datei" klicken und "Importieren und Exportieren" wählen. Klicken Sie auf "Business Contact Manager für Outlook" und dann auf "Datei importieren". Klicken Sie auf "Weiter" und ändern Sie den Dateityp in "Outlook-Kontaktliste". Klicken Sie auf "Weiter" und verwenden Sie den "Assistenten zum Importieren und Exportieren von Geschäftsdaten", um die Daten aus Outlook in BCM zu importieren.