So formatieren Sie Geschäftsbriefe mit Kopien

Geschäftsbriefe, die Kopien enthalten, müssen gut organisiert sein. Die Informationen des Briefes sollten nicht nur kurz sein, sondern auch die angefügten Kopien sollten klar, gekennzeichnet und entsprechend den Angaben des Briefes angeordnet sein. Dieses organisierte Format stellt sicher, dass der Leser die Bestellung des Briefes neu zusammenstellen kann, falls er unorganisiert wird.

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Verwenden Sie Textverarbeitungssoftware, um den Formatierungsprozess zu vereinfachen. Erstellen Sie 1-Zoll-Ränder auf allen Seiten des Buchstabens. Wählen Sie eine einfach zu lesende Schriftart aus, z. B. Arial 10 oder New Times Roman 12. Starten Sie jeden Abschnitt des Geschäftsbriefs am rechten Rand. Fügen Sie zwischen jedem Abschnitt einen doppelten Abstand ein.

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Fügen Sie dem Namen, der Adresse und den Kontaktinformationen Ihres Unternehmens einen Header hinzu, falls Ihr Briefpapier diese Informationen nicht enthält.

3.

Geben Sie den vollständigen Namen und die Adresse Ihres Empfängers an, die auch als interne Adresse bezeichnet wird. Geben Sie den formalen Titel des Empfängers an, z. B. „Frau“ oder „Dr.“. Kürzen Sie alle Adressinformationen gemäß den Formatrichtlinien des US Post Office.

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Fügen Sie eine professionelle Anrede hinzu, wie z. B. „Sehr geehrter Herr Smith“, oder listen Sie einfach „An wen es sich beteiligen kann“ auf, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Empfänger des Briefes Sie hat. Folgen Sie der Anrede mit einem Doppelpunkt (:).

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Erstellen Sie den Körper des Geschäftsbriefs. Stellen Sie präzise und präzise Informationen bereit. Behalten Sie einen professionellen Ton im Schreiben bei und stellen Sie Fakten oder Dokumente zur Verfügung, um alle Ansprüche zu stützen. Führen Sie die wichtigsten Punkte im ersten Absatz ein und verwenden Sie die zusätzlichen Absätze, um diese Punkte zu erläutern.

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Schließen Sie den Brief mit einem professionellen und höflichen Abschluss wie "Danke" oder "Mit freundlichen Grüßen" ab. Fügen Sie dem ersten Wort des Abschlusses nur einen Großbuchstaben hinzu, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, und folgen Sie dem Abschluss mit einem Komma. Fügen Sie nach dem Schließen Zeilen ein, und geben Sie die gedruckte Signatur ein. Dies bietet ausreichend Platz für die schriftliche Unterschrift zwischen dem Abschluss und der gedruckten Unterschrift.

7.

Geben Sie alle Kopien oder Dokumente, die dem Geschäftsbrief beigefügt werden, als Beilagen an. Geben Sie "Enclosures" ein und geben Sie die Anzahl der Kopien an. Geben Sie beispielsweise "Anlagen: 5" ein, wenn der Geschäftsbrief fünf Kopien oder Dokumente zusammen mit dem Brief enthält. Beschriften oder nummerieren Sie jede Kopie und fügen Sie sie hinter dem Buchstaben ein.