So dokumentieren Sie negative Ereignisse am Arbeitsplatz

Wenn Sie versuchen, eine unrechtmäßige Kündigung, Belästigung, Diskriminierung oder eine andere Klage ohne Anhaltspunkte für negative Zwischenfälle am Arbeitsplatz oder frühere Verhaltensweisen der Mitarbeiter oder Verhaltensweisen zu verteidigen, kann Ihre Fähigkeit zur Verteidigung Ihres Kleinunternehmens vor Gericht schwächer werden. Versicherungsunternehmen können möglicherweise die Zahlung von Ansprüchen vermeiden, wenn Sie negative Ereignisse in Ihrem Geschäftssitz nicht dokumentieren können, z. B. Geräteausfälle, Diebstahl oder Vandalismus. Das Erstellen eines Unternehmenshandbuchs, das Weitergeben an Mitarbeiter und ein System zur Überprüfung von Insubordination, Belästigung oder anderen negativen Verhaltensweisen der Mitarbeiter sowie von unverschuldeten negativen Ereignissen hilft Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden, die sich aus einer Mitarbeiterklage und den Mitarbeitern ergeben können verhindern erfolglose Versicherungsansprüche.

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Erstellen Sie eine schriftliche Unternehmensrichtlinie, die sich auf Verhaltensweisen wie Anwesenheit, Pausen, Kleidung, Belästigung, Dating, Klatsch, Körperkontakt, Drogenmissbrauch, Diebstahl, Sicherheitsverstöße, Parken und Verwendung von Ausrüstung aus persönlichen Gründen bezieht. Fügen Sie Ihre Richtlinien für die Berichterstattung und Reaktion auf Missstände hinzu. Erstellen Sie eine schriftliche Richtlinie für die Meldung von Unfällen und anderen negativen Vorfällen, unabhängig davon, ob Mitarbeiter beteiligt sind oder nicht, und unabhängig davon, ob ein Verschulden vorliegt. Geben Sie das Dokument einem Anwalt oder Personalberater zur Überprüfung.

Verteilen Sie Kopien Ihrer Richtlinien an Mitarbeiter und lassen Sie diese entweder per E-Mail oder schriftlich einreichen, dass sie die Bestimmungen Ihrer Richtlinien gelesen haben, verstehen und ihnen zustimmen. Für schriftliche Bestätigungen sind Unterschrift, Titel und Datum erforderlich. In einer E-Mail werden die Absenderadresse des Mitarbeiters sowie Datum und Uhrzeit des Versands angezeigt.

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Treffen Sie sich mit Mitarbeitern, die in einen negativen Vorfall verwickelt sind. Lassen Sie einen neutralen Mitarbeiter eines Dritten von der Besprechung Zeugnis ablegen, wenn ein Mitarbeiterproblem vorliegt. Hören Sie sich die Berichte des Vorfalls an und bitten Sie alle Beteiligten, eine Antwort zusammen mit ihrer Unterschrift und dem Datum schriftlich zu dokumentieren. Bitten Sie alle Zeugen, sich zu melden, was sie gesehen oder gehört haben, zu unterschreiben und ihre Notizen zu datieren.

Wenn es sich bei dem Vorfall nicht um einen Mitarbeiter wie Vandalismus in Ihren Geschäftsräumen, Diebstahl oder einen Maschinenschaden handelt, der Ihr Eigentum beschädigt, lassen Sie die Person, die den Bericht ausfüllt, so viele Details wie möglich enthalten, einschließlich Datum, Uhrzeit und andere relevante Informationen Fakten. Wenn andere Mitarbeiter Zeuge des Ereignisses waren, bitten Sie sie, den Bericht zu unterzeichnen und zu datieren. Reichen Sie einen Polizeibericht ein, wenn Sie glauben, dass ein Vorfall kriminell sein kann.

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Entscheiden Sie sich für ein Vorgehen und sprechen Sie mit einem Anwalt oder Personalberater, um die Rechtmäßigkeit Ihrer Reaktion auf einen Zwischenfall zu besprechen. Treffen Sie sich mit dem Mitarbeiter und geben Sie schriftlich Ihre Antwort auf den Vorfall. Lassen Sie den Mitarbeiter Ihre Antwort lesen, die alle von Ihnen unternommenen Maßnahmen enthalten sollte, und lassen Sie ihn unterschreiben und datieren. Lassen Sie sich von einem neutralen Mitarbeiter von einem Dritten bezeugen.

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Legen Sie alle Dokumente zu Vorfällen von Mitarbeitern in der Personalakte des Mitarbeiters ab und bewahren Sie sie für die Dauer der Beschäftigungszeit des Unternehmens und mindestens ein Jahr danach auf, falls der Mitarbeiter das Unternehmen nach seinem Ausscheiden verklagt.

Bewahren Sie fehlerfreie Dokumente in einer separaten Datei auf. Besprechen Sie mit Ihrem Anwalt, ob Sie Kopien an Ihren Vermieter oder Ihre Versicherungsgesellschaft senden sollten.