Wie man einen Rechnungsbrief bestreitet

Wenn Sie ein falsches Rechnungsschreiben von einem Lieferanten oder Lieferanten erhalten, antworten Sie sofort und klären Sie das Problem. Wenn Sie eine Rechnung nicht adressieren, kann dies zu verspäteten Gebühren führen und sich sogar auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken. Während Sie das Rechnungsschreiben schneller telefonisch bestreiten können, können Sie bei Beantwortung der E-Mail-Anlagen Anhänge zur Unterstützung Ihres Antrags hinzufügen.

Überprüfen Sie Ihre Bücher

Wenn Sie für etwas in Rechnung gestellt werden, hat wahrscheinlich jemand im Unternehmen eine Bestellnummer als Teil der ursprünglichen Anfrage ausgegeben. Verfolgen Sie diese Nummer und sprechen Sie mit der Person, die den Service genehmigt hat. Überprüfen Sie die Details der Vereinbarung und lesen Sie alle vertraglichen Unterlagen, die bei der Bestellung eingereicht wurden, um Ihre Position bezüglich der Richtigkeit der Rechnung zu bestätigen.

Sammeln Sie Ihre Beweise

Erstellen Sie Kopien der vorhandenen Unterlagen, die den tatsächlichen Rechnungspreis angeben. Wenn Sie beschuldigt werden, eine Rechnung nicht bezahlt zu haben, lassen Sie eine Kopie des gesendeten Zahlungschecks von Ihrer Buchhaltung drucken und bitten Sie sie, zu überprüfen, ob der Scheck eingelöst wurde. Wenn Sie online eine Bestellung aufgegeben haben und eine E-Mail-Bestätigung erhalten haben, drucken Sie diese ebenfalls aus. Befestigen Sie diese Unterlagen an Ihrem Streitbrief, um Ihre Position zu festigen.

Schreiben Sie Ihren Brief

Drucken Sie Ihren Rechnungsbriefstreit auf dem Firmenbriefkopf aus und richten Sie ihn an die Person, die ihn gesendet hat. Bestätigen Sie, dass Sie das Schreiben erhalten, und beschreiben Sie, warum Sie es bestreiten. Verweisen Sie auf die Dokumente, die Sie einschließen, um Ihren Standpunkt zu betonen. Zum Beispiel: „Wie Sie im beigefügten Vertrag sehen werden, betrug die Gesamtrechnung für den Bau des Taco-Standaufbaus 1.000 US-Dollar, zahlbar nach Fertigstellung. Ihre Rechnung kostet 2.000 USD, was falsch ist. "

Rechnung für Problemservice

Wenn Sie die Qualität der Dienstleistung bestreiten, indem Sie keine Rechnung bezahlen, versuchen Sie, den Streit mit dem Diensteanbieter beizulegen, indem Sie Ihre Bedenken erläutern. Stellen Sie unterstützende Unterlagen bereit, um Ihren Antrag zu untermauern, und warten Sie auf eine Antwort. Zum Beispiel: „Unser ursprünglicher Vertrag war für 17 Uhr Catering-Service für 50 Kunden. Ihre Catering-Vertreter kamen 40 Minuten zu spät und brachten nur genug Essen, um 30 Personen zu ernähren. Ich bitte um eine Anpassung der Rechnung, um den Verstoß gegen unsere ursprüngliche Vereinbarung widerzuspiegeln. Eine Kopie unseres Vertrags ist als Referenz beigefügt. “

Korrekturmaßnahme anfordern

Fordern Sie alle erforderlichen Korrekturmaßnahmen an. Wenn die Rechnung beispielsweise einen falschen Betrag enthält, bitten Sie das Unternehmen, stattdessen eine überarbeitete Rechnung zu senden. Notieren Sie sich, um die finanziellen Unterlagen noch einmal zu überprüfen, wenn Sie den Dienstanbieter in Zukunft erneut verwenden.

Geben Sie Kontaktinformationen an

Wenn Sie Ihren Brief unterschreiben, geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, z. B. Ihre direkte Telefonleitung und Ihre E-Mail-Adresse. Bitten Sie den Empfänger, Sie zu benachrichtigen, wenn er Ihren Brief erhalten hat, damit Sie das Problem telefonisch oder per E-Mail besprechen können.