Hauptbuchverfahren

Die Buchhaltungssoftware umfasst zwei Hauptfunktionen: ein Hauptbuch und Berichtsfunktionen. Das Hauptbuch ist der Teil, in dem Sie tägliche Transaktionen eingeben, und die Informationsquelle für Finanzberichte. Das Erstellen von Verfahren für die Verwendung des Hauptbuchs ist zwar eine gute Geschäftspraxis, es ist jedoch wichtig, wenn mehrere Personen Eingaben vornehmen.

Forderungen

Viele Unternehmen strukturieren ihre Buchhaltungsabteilungen so, dass eine Person Informationen zu den Forderungen eingibt, während ein anderer Mitarbeiter die Kreditorenbuchhaltung abwickelt. Dies hilft, doppelte Einträge zu vermeiden, obwohl ein einzelner detailorientierter Buchhalter normalerweise beide Einträge im Hauptbuch verfolgen kann. Machen Sie es den Mitarbeitern des Rechnungswesens klar, die zur Eingabe von Forderungsinformationen befugt sind, und legen Sie fest, was eine Forderung darstellt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Geld, das in das Unternehmen gelangt oder dem Unternehmen geschuldet ist, wie etwa von Kunden erhaltene oder erwartete Zahlungen. Das Hauptbuch verfolgt ausstehende Rechnungen sowie geleistete Zahlungen. Es ist hilfreich, wenn es für den Debitoren-Mitarbeiter üblich ist, Einzahlungsscheine für tägliche Einnahmen und Gruppenbucheinträge nach Einzahlungsnummer zu erstellen. Wenn die Einzahlung auf Ihrem Bankkonto verbucht ist, kann er die Einzahlung als abgeschlossen markieren.

Verbindlichkeiten

Die Kreditorenbuchhaltung wird in der Regel von einem leitenden Mitglied Ihres Buchhaltungspersonals ausgeführt, wenn Sie mehrere Buchhaltungsmitarbeiter haben. Die Kreditorenbuchhaltung erfasst das aus Ihrem Unternehmen austretende Geld, z. B. Zahlungen an Versorgungsunternehmen, Verkäufer und Mitarbeiter, als Lohnbuchhaltung. Ihr Kreditoren-Mitarbeiter nimmt beim Anlegen von Schecks für Zahlungen Buchungen im Hauptbuch vor und markiert sie als bezahlt, wenn der Scheck die Bank abrechnet. Dies hilft bei monatlichen Abstimmungen.

Andere Verwendungen

Einkommen kommt nicht immer in Form von einfachen Schecks von Kunden. Im Hauptbuch können Sie das Anlageergebnis, wie z. B. die Zinsen, nachverfolgen. Sie können damit auch den Kapitalverkauf verfolgen, beispielsweise wenn Sie Ihren Lieferwagen verkaufen, um einen neuen zu kaufen. Neben den erwarteten monatlichen Rechnungen und Ausgaben erfassen Sie auch einmalige Einkäufe - beispielsweise den neuen Lieferwagen - im Hauptbuch. Wenn Sie über mehrere Bankkonten verfügen, z. B. ein Sparkonto und ein Girokonto, sollten alle Überweisungen zwischen Konten im Hauptbuch protokolliert werden.

Abstimmungen

Jedem Hauptbucheintrag sollte basierend auf seinem Typ ein Kontocode zugewiesen werden. Zahlungen an Versorgungsunternehmen sollten beispielsweise dieselbe Kontonummer haben. Sie können jedoch auch Unterkonten verwenden, um sie weiter voneinander zu trennen. Mieteinnahmen sollten anders klassifiziert werden als Einkäufe von Kunden. Dies hilft Ihnen, die monatlichen Abstimmungen abzuschließen. Ihr leitender Angestellter im Rechnungswesen sollte das Hauptbuch am Ende jedes Monats abstimmen, um sicherzustellen, dass die Salden denen Ihrer Bankkonten entsprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte er das Problem so lange untersuchen, bis das Hauptbuch übereinstimmt. Die Durchführung monatlicher Abstimmungen macht Ihre jährliche Abstimmung wesentlich einfacher und gewährleistet, dass Ihre Bilanz- und Gewinn- und Verlustberichte das ganze Jahr über korrekt sind.