Formen von Geschäftsbriefen

Klare Kommunikation ist der Grundstein für ein erfolgreiches Geschäft, und das Schreiben von Briefen ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Unabhängig davon, ob Ihre Geschäftsbriefe in Papierform oder auf elektronischem Wege zugestellt werden, beeindrucken die Wörter und die Nachricht beim Empfänger. Geschäftsbriefe enthalten auch Dokumentation. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sie ordnungsgemäß verwenden. Durch das Beherrschen der gängigsten Formen von Geschäftsbriefen an Mitarbeiter, Kunden und Stakeholder wird sichergestellt, dass Ihre Kommunikation effektiv ist.

Verkaufsbriefe

Verkaufsbriefe sind übliche Instrumente, um Ihre Waren oder Dienstleistungen zu bewerben. Diese Briefe sind überzeugend und rufen irgendwann zum Handeln auf. Wenn Sie beispielsweise eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft betreiben, können Sie potenziellen Kunden zur Steuerzeit ein Schreiben senden, in dem Sie sich vorstellen und Ihre Dienstleistungen anbieten. Wie bei den meisten geschäftlichen Mitteilungen sollten Sie den Leser identifizieren, bevor Sie den Brief schreiben. In der Regel möchten Sie einen allgemeinen Brief einrahmen, den Sie auf einer Mailing-Liste an unbekannte potenzielle Kunden senden, z. B. einen persönlichen Brief an einen CEO. Auch wenn Sie Verkaufsbriefe an eine Gruppe senden, die Sie aus einer Mailingliste entnommen haben, sollten Sie sich bemühen, den Brief an eine genannte Person zu richten. Fügen Sie dem Brief Funktionen und Vorteile hinzu und bitten Sie um einen Besuch, einen Anruf oder einen Kauf.

Antwortbriefe

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens werden Sie häufig um Antworten auf Anfragen von Kunden, Investoren und potenziellen Mitarbeitern gebeten. Eine sofortige Antwort kann eine wichtige Rolle beim Empfang Ihres Briefes spielen. Beziehen Sie sich auf die Anfrage bei der Eröffnung des Schreibens und danken Sie für das Interesse an Ihrem Unternehmen. Beantworten Sie die Frage klar und beziehen Sie sich auf alle beigefügten Broschüren, Preisblätter oder Internetadressen, die Sie möglicherweise in dem Schreiben enthalten. Schließlich müssen Sie die in der Anfrage eingegangene Anfrage entweder gewähren oder ablehnen. Seien Sie klar und unklug über Ihre Entscheidung. Bieten Sie eine kurze Erklärung an, wenn Sie eine Anfrage ablehnen müssen, in Verbindung mit Vorschlägen, an die sich die Person wenden kann. Nutzen Sie das Schreiben als Gelegenheit, um einen zusätzlichen Goodwill durch einen kurzen Absatz zu verkaufen, der Ihr Unternehmen bewirbt.

Ansprüche

Unabhängig davon, ob Sie einen Anspruch haben und eine Antwort von einem Lieferanten oder Lieferanten benötigen oder einen Anspruch von einem Kunden beantworten, werden Sie höchstwahrscheinlich mit einem Antrag oder einem Berichtigungsschreiben antworten müssen. Seien Sie in Ihrem Schreiben klar und spezifisch über das Problem, das der Brief anspricht. Behalten Sie einen respektvollen Ton bei, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Die Gefühle unzufriedener Kunden, die eine Anpassung oder Rückerstattung fordern, werden geehrt. Denken Sie daran, dass jede Kommunikation, die Sie schreiben, die Möglichkeit bietet, guten Willen aufzubauen.

Formate

Alle Ihre Geschäftsbriefe sollten einem genauen Format folgen, um einen professionellen Ton zu erhalten. Wenn Sie keinen Briefkopf aus Ihrem Unternehmen verwenden, geben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse oben in den Brief ein, gefolgt von dem Datum, an dem Sie ihn versenden. Schreiben Sie als Nächstes den Namen und die Adresse der Person, an die Sie den Brief senden, gefolgt von der Anrede. Suchen Sie nach einem Namen und einem korrekten Titel der Person, an die Sie schreiben. Ärzte bemerken beispielsweise, wenn Sie sie als "Mr." ansprechen. oder "Frau" statt "Dr." Schreiben Sie nach der Begrüßung Ihren Brief in einem Blockformat, wobei jeder Absatz nach links ausgerichtet ist, und verwenden Sie dabei einen doppelten Abstand zwischen den Absätzen. Klarheit und Kürze sind wertvolle Geschäftsinstrumente und sollten beim Schreiben eines Geschäftsbriefs verwendet werden. Kommen Sie schnell zum Punkt. Sichern Sie Ihre spezielle Anfrage oder Antwort mit unterstützenden Details. Schließen Sie mit einer Reprise der Eröffnung und gegebenenfalls einem Aufruf zum Handeln. Schließen Sie mit "aufrichtig" oder "danke" und lassen Sie dann etwa vier Leerzeichen, um den Brief zu unterschreiben.