Fünf Fragen zur Transaktionsanalyse

Die Genauigkeit Ihrer Abschlüsse hängt von der korrekten Analyse und Abrechnung Ihrer Geschäftsvorgänge ab. Sie können jede Transaktion korrekt in Ihr Buchhaltungssystem eingeben, indem Sie fünf analytische Fragen beantworten. Die Fragen dienen dazu, die Art der Transaktion, die von der Transaktion betroffenen Konten und die Auswirkungen der Transaktion auf den Kontostand zu ermitteln. Dieses Verfahren ist wirksam, unabhängig davon, ob Sie ein Produktions- oder Einzelhandelsgeschäft betreiben oder ein Cash- oder Accrual-Accounting-System verwenden.

Welche Konten sind betroffen?

Der Quellbeleg zeichnet die Aktivität auf, aus der die Transaktion hervorgeht. Durch die Überprüfung des Quelldokuments werden die Konten identifiziert, die an der Transaktion beteiligt sind. Wenn ein Kunde einen Bareinkauf tätigt, sind die betroffenen Konten Umsatz und Bargeld. Wenn Sie Vorräte mit Bargeld erwerben, handelt es sich bei den betroffenen Konten um Vorräte und um Bargeld. Einige Transaktionen betreffen mehr als zwei Konten. Wenn Sie Inventar mit Bargeld erwerben und den Rabatt einnehmen, sind die betroffenen Konten Inventar, Bargeld und Einkaufsrabatt.

Welche Kontokategorie ist betroffen?

Die im Quellbeleg erfasste Transaktion zeigt den betroffenen Buchhaltungstyp an. Die fünf Arten von Rechnungslegungskategorien sind Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen der Eigentümer oder Aktionäre. Beispielsweise wirken sich Transaktionen mit Bargeld, Büroausstattung und Inventar auf Ihre Vermögenskonten aus. Transaktionen mit Ihren ausstehenden Darlehen und offenen Lieferantenrechnungen wirken sich auf die Verbindlichkeiten aus. Ihre Verkaufstransaktionen wirken sich auf die Erlöskonten aus. Die Bezahlung der Geschäftsrechnungen wirkt sich auf Ihre Spesenkonten aus.

Was ist der Kontostand?

Jeder Kontotyp hat eine Belastung oder ein Guthaben. Guthabenkonten wie Bargeld und Ausrüstung haben normalerweise einen Sollsaldo. Passivposten wie Verbindlichkeiten und Schuldverschreibungen haben ein Guthaben. Das Eigenkapital oder das Eigenkapitalkonto der Eigentümer verfügt normalerweise über ein Guthaben. Ertragskonten einschließlich Brutto- und Nettoumsatz haben ein Guthaben. Aufwandskonten wie Dienstprogramme und Mietkosten haben normalerweise einen Sollsaldo.

Erhöht oder verringert sich das Konto?

Die Transaktion bestimmt, ob sich der Kontostand erhöht oder verringert. Wenn Sie beispielsweise einen Vermögenswert erwerben, erhöht sich der Sollsaldo dieses Kontos. Die Aufnahme eines Geschäftskredits erhöht das Guthaben des Passivkontos. Durch den Verkauf von Bargeld oder Krediten wird das Guthaben auf den Ertragskonten erhöht. Die Bezahlung von Angestelltengehältern und geschäftlichen Mobiltelefonrechnungen erhöht den Sollsaldo auf den Aufwandskonten.

Haben die Debit- und Gutschriften einen Ausgleich?

Nach der Analyse und Eingabe der Transaktion muss der Gesamtbetrag der Lastschriften und Gutschriften ausgeglichen sein. Wenn Sie eine Testbilanz ausführen, wird diese Frage beantwortet. Der Probesaldo listet alle Konten mit einem Sollsaldo in einer Spalte und die Konten mit einem Guthaben in einer anderen Spalte auf. Die Gesamtsumme der Debitspalte und die Summe der Kreditspalten sollten gleich sein. Wenn nicht, können Sie die von der Transaktion betroffenen Konten überprüfen, um den Fehler zu finden und zu beheben.