Einreichung & Organisation Ideen

So sehr Sie glauben möchten, dass Sie in einem vollständig digitalen Zeitalter leben, so werden dennoch täglich zahlreiche Dokumente in Papierform verwendet. Für die meisten Verträge sind Originalunterschriften in Tinte erforderlich. Rechnungen und Lieferscheine werden bei jeder Bestellung gedruckt und versandt. Angebotsdokumente werden normalerweise gedruckt und in ein Buch eingebunden. Sie müssen Archivierungs- und Organisationsideen verwenden, um sicherzustellen, dass Sie problemlos auf wichtige Dokumente zugreifen können.

Archivierung

Wenn Sie zulassen, dass Ihre aktiven Dateien mit Ihren archivierten Dateien gemischt werden, kann dies das Auffinden aktueller Dokumente schwieriger machen, als es sein muss. Erstellen Sie zwei Ablagesysteme in Ihrem Ablageschrank. Machen Sie den oberen Teil Ihrer Aktenordner aktiv und den unteren Teil Ihrer archivierten Dateien. Ihre archivierten Dateien benötigen normalerweise mehr Speicherplatz, so dass mehr Platz in Ihrem Aktenschrank für diese Dateien vorhanden ist. Platzieren Sie die aktiven Dateien für einen einfachen Zugriff oben im Schrank und Ihre archivierten Dateien unten.

Farbcodierung

Wenn Sie eine Aktenschrank-Schublade mit Manila-Ordnern betrachten, können sie alle gleich aussehen. Eine Möglichkeit, die Suche nach der richtigen Datei zu erleichtern, besteht in der Verwendung eines Farbkodierungssystems für Ihre Dateiordner. Sie können farbige Aufkleber für Ihre Aktenordner in jedem Bürozubehörgeschäft erwerben. Sie können Farben verwenden, um verschiedene Abteilungen zu bestimmen, Finanzdateien von nichtfinanziellen zu unterscheiden oder die Dateien nach Führungsverantwortung aufzuschlüsseln. Um anderen Benutzern bei der Verwendung des Farbkodierungssystems zu helfen, erstellen Sie eine Anleitung auf einem normalen Blatt Papier von 1/2-Zoll mal 11 Zoll, auf dem sich die Aufkleber zusammen mit dem befinden, was die Aufkleber darstellen sollen.

Unterordner

Wenn Sie Informationen haben, die leicht in Unterkategorien unterteilt werden können, sollten Sie Unterordner verwenden, um diese Informationen zu speichern. Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Dateien für jeden der 50 Status haben, verwenden Sie 50 Unterordner, um die Informationen in Ihrem Ablagesystem getrennt zu halten. Unterordner können Sie dabei unterstützen, aktive Rechnungen von bezahlten Rechnungen zu trennen, die verschiedenen Personaleinträge der Abteilungen aufzuschlüsseln oder alle Informationen für jede Bestellung nach Bestellnummer gruppiert aufzubewahren.

Halten Sie es organisiert

Erstellen Sie eine Office-Regel, nach der nur eine kleine Gruppe von bestimmten Personen Dateien ziehen und in die Schränke zurücklegen darf. Wenn Sie jemandem im Unternehmen Zugriff auf die Dateien gewähren, werden die Dateisysteme eventuell ignoriert und es kommt zu Verwirrung. Erlauben Sie nur bestimmten Personen, die die Systeme kennen, das Abrufen von Dateien für diejenigen, die sie benötigen, und die Dateien zurückzugeben, wenn sie fertig sind.