Merkmale eines Abrechnungssystems

Da die Personalabrechnung so komplex ist, Stunden in Anspruch nehmen und zu kostspieligen Fehlern führen kann, verlassen sich viele kleine Unternehmer auf ihre Buchhalter, automatisierten Softwaresysteme oder Fremdfirmen, die sich darum kümmern. Egal für welchen Service Sie sich entscheiden, die Funktionen können und sollten an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Die effektivsten Abrechnungssysteme bieten Vorteile hinsichtlich Zeit, Kosten, Genauigkeit und Organisation.

Richtigkeit

Ihr Gehaltsabrechnungssystem muss in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter und ihre verschiedenen Arbeitszeiten unterzubringen. Sobald ein gutes System eingerichtet ist, haben Sie eine genaue Aufzeichnung der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter. Ein automatisiertes System minimiert die Möglichkeit von menschlichen Fehlern, da der einzige wirkliche Faktor darin besteht, ob sich die Mitarbeiter an das Ein- und Ausfahren erinnern. Ein interner Buchhalter oder Buchhalter kann jedoch leicht Korrekturen vornehmen, wenn die Mitarbeiter vergessen haben, Mittagspause zu machen, oder wenn Ihre Zeitschaltuhr ausfällt. Das Abrechnungssystem fungiert als neutraler Dritter, der die Arbeitsstunden genau erfasst, wenn Sie Ihre Abrechnungsfunktionen auslagern.

Abzüge

Lohnbuchhaltungssysteme erfassen nicht einfach Arbeitsstunden und zahlen. Sie müssen für komplexere Vorgänge eingerichtet werden, z. B. für Steuer- und Leistungsabzüge. Zwischen staatlichen und bundesstaatlichen Steuern, Medicare und Sozialversicherung sowie zu jedem Leistungsplan, zu dem jeder Mitarbeiter beiträgt, sind erhebliche Berechnungen erforderlich. Die meisten Lohnabrechnungssysteme können an Ihre Steuer- und Leistungsbedürfnisse angepasst werden und können den besonderen Umständen jedes einzelnen Mitarbeiters angepasst werden. Internes Personal und Fremdfirmen müssen genau wissen, welche Abzüge gesetzlich vorgeschrieben sind. Unabhängig davon, welches Abrechnungssystem Sie verwenden, sind Sie letztendlich für die korrekte Erfassung und Zahlung der Lohnsteuern verantwortlich.

Rekordhaltung

Ein weiteres Merkmal eines Abrechnungssystems ist, dass es verwendet werden kann, um detaillierte und genaue Aufzeichnungen zu führen. Diese Aufzeichnungen können in einer Hauptdatenbank vor Ort, online oder in einer externen Aufbewahrungsanlage gespeichert werden. Mit der Datenaufzeichnung können Sie Trends überwachen, z. B. wie viel Überstunden Sie zahlen und wie viele Mitarbeiter an den Pensionsplänen Ihres Unternehmens teilnehmen. Aufzeichnungen stellen außerdem sicher, dass Sie alle relevanten Gesetze einhalten und Sie auf ein Audit oder eine andere Art von Untersuchung Ihres Unternehmens vorbereiten können, wenn Sie Ihr System zur Überwachung dieser Aktivitäten einrichten. Ein Abrechnungssystem, das Stunden genau speichert, erleichtert die Vorbereitung auf das Jahresende ebenfalls.

Rationalisierung

Mit einem automatisierten Abrechnungssystem kann viel Arbeit vermieden werden, indem der gesamte Prozess der Terminplanung, Protokollierung und Zahlung vereinfacht wird. Mitarbeiter können über ein automatisiertes Abrechnungssystem auf ihre Unterlagen zugreifen, Pay Stubs drucken und in einigen Fällen Zeit für Freistunden einlegen. Effektive Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme aller Art können standardisiert und mit Voranschlägen rationalisiert werden. Sie können Drittadministratoren, automatisierte Systeme und interne Buchhalter anweisen, die Einnahmen direkt auf den Bankkonten der Mitarbeiter zu hinterlegen, sodass Sie keine persönlichen Schecks schreiben müssen. Sie können Systeme automatisieren, um Sie darauf aufmerksam zu machen, wenn Mitarbeiter Überstunden zahlen oder wenn Mitarbeiter eine bestimmte zugewiesene Zeit überschreiten, welcher Prozentsatz von 401 (k) übereinstimmenden Zahlungen Sie genehmigen und wie viel Sie für die Krankenversicherungsprämien abheben.