Warum ein Flussdiagramm verwenden?

Als Unternehmer sollten Sie stets bestrebt sein, die Effizienz Ihres Arbeitsplatzes zu verbessern, und Sie sollten jedes Werkzeug oder jede Ressource begrüßen, die Ihnen bei der Erledigung dieser Aufgabe hilft. Durch die Optimierung der Prozesse in Ihrem Unternehmen können Ihre Mitarbeiter auch ihre Produktivität steigern. Mehr Produktivität bedeutet mehr Umsatz. Ein zu berücksichtigendes Werkzeug ist ein Flussdiagramm, bei dem es sich um eine bildliche oder grafische Darstellung eines Prozesses handelt. Die Verwendung von Flussdiagrammen ist in Branchen wie Unterhaltung, Technik, Physik und Computerprogrammierung zahlreich. Flussdiagramme dienen dazu, zu kommunizieren, wie ein Prozess funktioniert, oder sollten, ohne verwirrenden technischen Jargon. Wenn Sie die Hauptanwendungen von Flussdiagrammen verstehen, können Sie Ihrem Unternehmen dabei helfen, Spitzenwerte zu erreichen.

Definieren Sie einen Arbeitsprozess

Eine der wichtigsten Anwendungen von Flussdiagrammen besteht darin, durch Bilder darzustellen, wie ein Prozess von Anfang bis Ende durchgeführt wird, typischerweise in sequentieller Reihenfolge. In Schulungen wird häufig ein Prozessablaufdiagramm verwendet, um einen vorhandenen Prozess zu dokumentieren oder die Effizienz dieses Prozesses zu bewerten. Wenn Sie sich beispielsweise nicht sicher sind, ob ein bestimmter Prozess Zeit und Mühe wert ist oder nicht, kann ein Prozessablaufdiagramm Engpässe oder Verdopplungen von Aufgaben aufdecken. Sie können Ihrem Prozessflussdiagramm Symbole hinzufügen, in denen jedes Symbol eine Person oder Gruppe darstellt, die für eine Aufgabe, Entscheidung oder Ausgabe verantwortlich ist. Ihr Management-Team kann dann bestimmen, ob ein Team überfordert ist oder ob einige Teams für den Prozess nicht erforderlich sind.

Testen Sie das Timing von Aufgaben

Ein weiterer wichtiger Zweck von Flussdiagrammen besteht darin, zu ermitteln, wie lange es dauert, um jede Aufgabe in einem bestimmten Prozess abzuschließen. Normalerweise sind diese Diagramme linear und werden von links nach rechts gelesen. Sie können dem Zeitablaufdiagramm Spalten hinzufügen, um anzugeben, wie Sie die einzelnen Aufgaben zeitlich festlegen, um die Aufgaben innerhalb des Prozesses in Bezug auf die Zeit zu bewerten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie termin- orientierte Aufgaben und Prozesse analysieren, da das Diagramm Ihnen Bereiche zeigt, in denen Aufgaben mehr Effizienz erfordern, und Bereiche, in denen der Abschluss einer Aufgabe vom Abschluss einer anderen Aufgabe abhängig ist. Ablaufdiagramme, die das Timing analysieren, sind besonders nützlich, wenn für ein Projekt mehrere Teams erforderlich sind und die Kommunikation für den Abschluss dieses Projekts unerlässlich ist. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit jeder Prozess benötigt, können die Teammitglieder verstehen, wie sie ihren Arbeitstag besser nutzen können.

Fehlerbehebung und Probleme beheben

Es ist schwierig, Fehler und Probleme im Arbeitsablauf zu beheben, wenn Sie nicht wissen, was schiefgegangen ist und in welchem ​​Stadium des Prozesses ein Fehler aufgetreten ist. Aus diesem Grund ist die Problembehandlung ein wesentlicher Zweck eines Flussdiagramms. Um ein Flussdiagramm zur Fehlerbehebung zu entwerfen, müssen Sie in der Regel das Problem identifizieren und dieses Problem in ein Feld oben im Flussdiagramm schreiben. Sie würden dann einen Pfeil auf Boxen mit unterschiedlichen möglichen Ursachen für dieses Problem und dann auf Boxen für mögliche Lösungen auf der Grundlage des von Ihnen festgestellten Problems zeichnen. Wenn Sie das Problem beispielsweise als Unzufriedenheit mit Ihrem Kundenservice-Prozess identifiziert haben, würden Sie verschiedene Gründe für diese Unzufriedenheit finden. Dazu gehören lange Wartezeiten bei Anrufen, Unzufriedenheit mit Lieferzeiten, Unzufriedenheit mit dem Wissen über Ihre Kundendienstmitarbeiter oder die Vorstellung, dass Ihre Mitarbeiter unhöflich und wenig hilfreich sind. Unter jeder dieser Boxen würden Sie eine mögliche Lösung entwickeln, die speziell den Grund angibt, aus dem Ihre Kunden unglücklich sind. Dies ist nur ein Beispiel, wie Sie ein Flussdiagramm zur Fehlerbehebung erstellen. Einige Geschäftsinhaber verwenden gern ein wahres oder falsches Modell, in dem Probleme auf der Grundlage einfacher wahrer oder falscher Anweisungen angesprochen werden, die in Kästchen des Diagramms geschrieben werden.