Was sind die Nachteile einer papierlosen Prüfung?

Prüfer helfen kleinen Unternehmen, sicherzustellen, dass sie die Beschäftigungs- und Steuergesetze einhalten. Viele Auditoren bieten papierlose Audits an, bei denen der Auditor auf elektronische Unterlagen zugreift und seinen Abschlussbericht per E-Mail oder über eine Website ausgibt. Durch elektronische Audits können Kleinunternehmer Zeit und Geld sparen. Allerdings müssen sowohl der Wirtschaftsprüfer als auch die Mitarbeiter des Unternehmens mit der Technologie vertraut sein.

Benötigt Technologie

Auditoren müssen mit Computersoftware vertraut sein, um Auditberichte zu erstellen. Wenn ein Auditor nicht mit Computern oder mit der von ihm erwarteten Software vertraut ist, hat er möglicherweise eine steile Lernkurve. Auditoren müssen auch mit der Verwendung von E-Mail oder Websites und dem Hochladen von Anhängen vertraut sein, während Unternehmensinhaber in der Lage sein müssen, Audit-Berichte von ihrer E-Mail abzurufen oder eine Website aufzurufen.

Sicherheitsüberlegungen

Wenn ein Prüfer Computer oder andere Technologien zur Vorbereitung einer Prüfung verwendet, muss er Sicherheitsfaktoren berücksichtigen, die Prüfer, die Berichte in Papierform erstellen, nicht berücksichtigen müssen. In Audits wird häufig auf sensible Informationen verwiesen, z. B. auf die Finanzen eines Unternehmens oder auf Steueranforderungen. Auditoren müssen in der Lage sein, diese Informationen sicher zu senden. Nur Mitarbeiter des Unternehmens, die die Informationen im Bericht kennen müssen, sollten online oder per E-Mail auf Prüfberichte zugreifen können.

Unterschiedliche Einreichungsanforderungen

Der Internal Revenue Service und andere Regierungsbehörden haben möglicherweise andere Regeln für die elektronische Aufbewahrung als für die Aufbewahrung in Papierform. Unternehmer sollten herausfinden, wie Prüfberichte gespeichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden müssen, bevor sie einer elektronischen Prüfung zustimmen. Obwohl elektronische Audits oft als "papierlos" bezeichnet werden, müssen möglicherweise einige Unterlagen gedruckt werden, um die gesetzlichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu erfüllen.

Systeme umstellen

Wenn sich ein Unternehmen zuvor auf Papieraudits stützte, muss es auf ein elektronisches System umsteigen, bevor es von papierlosen Audits profitieren kann. Dies kann Wochen oder Monate dauern, je nachdem, wie computergestützt das Unternehmen war, bevor es umgestellt wurde. Darüber hinaus benötigen einige Mitarbeiter möglicherweise Schulungen, um auf das neue System zuzugreifen oder es zu verwenden. Daher kann es ein Jahr oder länger dauern, bis ein Unternehmen auf ein papierloses System umgestellt hat.