Ausarbeitung eines internen Memorandums

Interne Memoranden geben Ihren Mitarbeitern und Managern Informationen zu Projekten, Zielen, Terminen, Problemen und anderen Themen. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Memo gelesen wird, ist es wichtig, so präzise wie möglich zu schreiben und den Zweck des Memos eindeutig zu bestimmen. Eine schnelle Überprüfung der Memo-Formatierung hilft sicherzustellen, dass Ihr Memo klar und präzise ist.

Überschrift

Die Überschrift enthält das Datum, die Namen der Empfänger, Ihren Namen und eine kurze Beschreibung des Themas. Platzieren Sie jedes dieser Elemente in separaten Zeilen. "An:" steht vor der Empfängerliste, "Von:" steht vor Ihrem Namen, "Datum:" steht vor dem Datum und "Betreff:" steht vor der Betreffbeschreibung. Der wichtigste Teil der Überschrift ist das Thema. Die Leser sollten durch Lesen der Betreffzeile schnell verstehen, welche Informationen oder Anweisungen im Memo enthalten sind. Eine gute Betreffzeile beschreibt den Zweck des Memos in möglichst wenigen Wörtern.

Einführung

Die Einführung bietet einige Hintergrundinformationen zu dem Thema, das Sie im Hauptteil der Notiz diskutieren werden. Während das Thema ein Thema ist, das Sie gut kennen, benötigen Ihre Empfänger möglicherweise zusätzliche Informationen, insbesondere wenn sie nicht direkt am Projekt beteiligt sind. Erklären Sie kurz den Grund für das Memo in einem Absatz von zwei oder drei Sätzen. Ziel der Einführung ist es sicherzustellen, dass die Empfänger genau verstehen, was besprochen wird und warum sie das Memo erhalten haben.

Karosserie

Im Hauptteil der Notiz wird das in der Betreffzeile aufgeführte Thema ausführlich erläutert. Wenn das Memo dazu dient, die Empfänger über den Status eines Projekts zu informieren, können Sie kurz den Zweck des Projekts erläutern und alle abgeschlossenen und nicht abgeschlossenen Elemente auflisten. Wenn Sie eine Genehmigung benötigen, um mit einer Aufgabe oder Aufgabe fortfahren zu können, sollte das Gremium Informationen enthalten, die genau beschreiben, was Sie vorhaben, wann Sie es planen und wie Sie es planen. Fügen Sie keine unbedeutenden Details hinzu. Das Memo sollte nur die Informationen enthalten, die der Leser benötigt, um die Situation zu verstehen oder eine Entscheidung zu treffen.

Fazit

In der Schlussfolgerung wird erläutert, welche Maßnahmen die Empfänger nach dem Lesen des Memos ergreifen sollen. Sie können nach Informationen fragen, eine Entscheidung treffen oder Empfänger zu einem Meeting einladen, um das Thema zu besprechen. Die Schlussfolgerung sollte Informationen zur Kontaktaufnahme mit Ihnen enthalten. Geben Sie mehr als eine Kontaktmethode an, wie z. B. Ihre Durchwahlnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Wenn es eine Frist für Antworten auf das Memo gibt, ist es wichtig, auch diese Informationen zu beachten.