Möglichkeiten, Mitarbeiter zu überwachen, die Zeitkarten verfälschen

Ein Mitarbeiter, der Timecards fälscht, stiehlt den Arbeitgeber. Diese Art von Betrug kann ein Unternehmen beträchtliche Kosten kosten, wenn es lange Zeit unentdeckt bleibt. Timecard-Betrug kann durch sofortige Kündigung geahndet werden und liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Arbeitgeber können verschiedene Techniken einsetzen, um die Mitarbeiter zu überwachen und weitere Probleme zu vermeiden. Die Techniken sind auch effektiv, wenn der Arbeitgeber vor dem Ergreifen von Maßnahmen einen eindeutigen Beweis für Betrug erhalten möchte.

Genehmigung durch den Manager

Viele Arbeitgeber verlangen, dass Manager Zeitkarten genehmigen, bevor sie zur Zahlung eingereicht werden können. Der Manager prüft die aufgezeichnete Zeit für jeden Arbeitstag, um sicherzustellen, dass keine Unterschiede bestehen. Mitarbeiter müssen alle Fehler korrigieren, bevor der Manager die Zeitkarte genehmigen kann. Wenn die Informationen korrekt sind, genehmigt der Manager die Karte und übermittelt sie der Abrechnungsabteilung. Mitarbeiter sollten nach der Genehmigung keinen Zugriff auf ihre Zeitkarten haben.

Zeithaltende Systeme

Zeitmessgeräte wie Zeituhren und Kartenscanner erfassen die Ankunfts- und Abfahrtszeiten eines Mitarbeiters. Einige Zeituhren geben die Informationen in das Abrechnungssystem ein. Ein Supervisor sollte sich zu Beginn und am Ende einer Schicht oder eines Arbeitstages in der Nähe des Zeitmessgeräts aufhalten, um die Verwendung des Geräts zu überwachen. Dies verhindert, dass unehrliche Mitarbeiter ihre Zeit verfälschen oder versuchen, Zeitkarten für andere Mitarbeiter zu stempeln.

Timecards vergleichen

Timecard-Datensätze sind nützlich für die Überwachung unehrlicher Mitarbeiter. Supervisoren können Kopien der bei der Personalabteilung eingereichten Karten aufbewahren und prüfen, um regelmäßige Arbeitsabläufe zu ermitteln. In jeder Zahlungsperiode kann der Supervisor die auf neuen Zeitkarten aufgelisteten Stunden mit den in der Vergangenheit angegebenen Stunden vergleichen. Abweichungen können auf Betrug hindeuten. Der Vorgesetzte sollte auch seine Kopien mit den in der Personalabrechnung hinterlegten Exemplaren vergleichen.

Computerüberwachung

Arbeitgeber können die Ankunfts- und Abfahrtszeiten der Mitarbeiter mit Computerprogrammen überwachen. Wenn ein solches Programm installiert ist, müssen sich die Mitarbeiter anmelden, um ihre Workstations zu verwenden, und sich am Ende jedes Arbeitstages abmelden. Das Programm zeichnet diese Ereignisse auf, und der Manager kann das Protokoll verwenden, um die Ankunfts- und Abfahrtszeiten jedes Mitarbeiters für den Bezahlzeitraum zu bestimmen. Einige Programme verfolgen auch die Aktivitäten der einzelnen Mitarbeiter auf der Workstation, sodass der Arbeitgeber die tatsächlich geleistete Arbeit ermitteln kann.

Kameraüberwachung

Arbeitgeber können die Aktivitäten der Mitarbeiter mit Überwachungskameras in strategischen Bereichen des Gebäudes verfolgen. Manager können beispielsweise die Ankunfts- und Abfahrtszeiten eines jeden Mitarbeiters mit Video von einer Kamera überprüfen, die auf den Eingang des Gebäudes gerichtet ist. Mitarbeiter, die sich der Beobachtung bewusst sind, verfälschen seltener die Stunden, die sie auf ihren Timecards melden. Sie sind auch häufiger zu genehmigten Zeiten an- und abreisen.