Anzeigen einer globalen Adressliste in einem Outlook-Kontaktordner

Wenn Ihr Unternehmen das E-Mail-System mit Microsoft Exchange hostet, steht Ihnen ein zentral verwaltetes Adressbuch zur Verfügung, das als globale Adressliste (GAL) bezeichnet wird. Die von Ihrer IT-Abteilung verwaltete und auf dem Exchange-Server gespeicherte GAL enthält normalerweise Namen, Adressen und E-Mail-Informationen für alle Personen in Ihrer Organisation, die über eine E-Mail-Adresse des Unternehmens verfügen. Wenn Ihr Unternehmen von Exchange zu einem anderen E-Mail-System wechselt oder wenn Sie beim Adressieren von E-Mails eine schnellere Antwortzeit wünschen, können Sie auch Elemente aus der GAL zu Ihrem lokal gespeicherten Kontaktordner in Outlook hinzufügen.

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Starten Sie Outlook und klicken Sie auf "Neu", um ein neues E-Mail-Fenster zu öffnen.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Adressbuch" und wählen Sie dann "Globales Adressbuch" aus dem Pulldown-Menü "Adressbuch" aus.

3.

Markieren Sie alle Einträge, die Sie in Ihren lokalen Kontaktordner exportieren möchten. Um die gesamte GAL zu exportieren, drücken Sie „Strg-A“, um alles auszuwählen, einschließlich der Verteilergruppen. Um einen Bereich auszuwählen, klicken Sie auf das erste Element im Bereich, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie dann auf das letzte Element.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die hervorgehobenen Elemente und wählen Sie "Zu Kontakten hinzufügen". Je nach Anzahl der ausgewählten Einträge und der Verbindungsgeschwindigkeit Ihres Netzwerks kann der Vorgang einige Minuten dauern.

Dinge benötigt

• Microsoft Exchange-E-Mail-Konto

Spitze

• Bei Ausführung im Exchange-Cache-Modus lädt Outlook eine Kopie Ihres Postfachs und der GAL für die Offline-Verwendung vom Exchange-Server herunter. Normalerweise wird der Server so eingerichtet, dass automatisch alle 24 Stunden Aktualisierungen an die GAL gesendet werden. Wenn Sie im Exchange-Cache-Modus aktivieren, wird keine Kopie Ihrer GAL-Einträge in Ihrem lokalen Kontaktordner gespeichert, Sie haben jedoch Offline-Zugriff auf die GAL. Wenn Ihr Exchange-Administrator den Exchange-Cache-Modus auf dem Server aktiviert hat, können Sie die Funktion nutzen, indem Sie auf "Datei |" klicken Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen ... | Registerkarte "E-Mail". Wählen Sie Ihr Konto aus, klicken Sie auf "Ändern" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Exchange-Cache-Modus verwenden". Starten Sie Outlook neu, damit die Änderungen wirksam werden.

Warnungen

• Ergänzungen oder Updates, die Ihr Exchange-Administrator an die GAL sendet, wirken sich nicht auf die Liste der lokalen Kontakte aus. Wenn Sie Ihre lokale Kontaktliste anstelle der GAL verwenden möchten, sollten Sie diesen Vorgang daher regelmäßig wiederholen, um sicherzustellen, dass Ihre Kontaktliste auf dem neuesten Stand ist.
• Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf Microsoft Outlook 2010 und Microsoft Exchange Server 2010. Die Verfahren können bei anderen Versionen geringfügig oder erheblich abweichen.